大數據背景下檔案管理技術的維護策略

徐海龍

【摘要】大數據背景下信息化和人工智能化不斷發展，檔案管理也由原來的紙質檔案逐漸轉化成電子檔案管理。隨著當電子檔案的廣泛應用和檔案管理的系統開發升級和更新等不斷開展，對檔案管理的要求越來越高。因此，在大數據背景下，檔案管理技術維護就顯得十分必要了。

【關鍵詞】大數據 檔案管理 技術 維護

大數據時代的到來為各行各業帶來機遇和挑戰，在檔案管理方面，檔案管理人員可借助大數據的強大的數據分析和處理能力對電子郵件、管理程序和存貯規范等方式對檔案進行有效整合，既提高了工作效率又提高了檔案管理工作的質量。另外，利用大數據可專門制定特定的檔案管理系統，優化工作效率，減少工作環節。使檔案管理人員直接參與到檔案資料的整理、分析，有利于促進檔案管理技術的維護和檔案的管理，同時為檔案管理開辟新的發展路徑。

一、大數據背景下檔案管理的現狀

大數據時代給檔案管理帶來便捷的同時也來帶來了一些挑戰。首先，大數據時代給信息安全的帶來挑戰。網絡時代人們在享受信息的開放共享的同時，信息安全也存在著不安全。數據時代的檔案管理不止是單純的存儲保存和查閱，還具有共享和下載等服務，這樣使檔案管理的不安全因素增加。

其次，挑戰傳統的檔案管理模式。傳統的檔案管理模式是基于紙質文檔或紙質與信息檢索為主要形式的檔案管理模式，在網絡信息之前的很長一段時間里主要的檔案管理模式，在大數據背景下網絡信息更新不斷加快，傳統的檔案管理模式已經無法適應大量數據的整理。所以傳統的檔案管理在受到挑戰的同時也是一次變革。

其次，技術人員的技術水平和思想意識有待提高。大數據時代要求檔案管理人員具有相關的專業知識外必須具有信息安全意識。檔案管理更加注重科學技術在檔案管理和技術開發和保護中的應用，而受傳統檔案管理的影響，有些工作人員既沒有專業的信息技術支撐，也沒有數據和信息安全經驗，已經不適合在大數據環境下的從事檔案保護工作。另外，還有一部分工作人員堅持傳統的紙質檔案優于電子檔案管理等思想，造成檔案管理工作人員的技術水平和思想意識停留在傳統檔案管理階段。

二、檔案技術管理維護策略

1.引進云存儲和云處理等技術

云存儲和云服務是數據時代的技術手段之一，在檔案管理中必須引入云存儲和云處理技術。一方面，吸收和運用云存儲和云服務的技術，建立檔案云平臺，通過云平臺的建立是答案工作管理者隨時可閱讀、調看和查找相應的資料。同時強化云管理，并積極設置和開發出適合檔案管理的云存儲服務系統，提高數據處理、數據整合等能力。另一方面，加強多元交互的服務體系。建立完整的錄入和輸入程序，使檔案管理在源頭上規范和統一，便于后期閱讀和檢索;建立完善備份系統。數據時代的檔案管理安全問題的不是存在物理環境的安全而在于網絡環境的安全，主要表現在病毒的入侵和硬件系統的損壞。為防止檔案數據的缺失和損壞要建立完善的災備系統，和隨時做好檔案的備份管理。必要時可設置專門的檔案安全管理員。

2.完善和加強檔案修補技術

檔案修復技術包括電子檔案修復技術和紙質檔案修復，電子檔案修復是指電子檔案管理中的操作系統的修復和電子檔案本身修復兩個方面。操作系統的修復是指產品的升級和更新，而電子檔案的修復是只在電子檔案編輯和輸入的過程中存在的錯誤和軟件的bug的修補。大數據時代隨著高科技的發展檔案的修補技術由傳統的手工修補術向電子修復轉變，與傳統的修補技術相比電子修補技術具有高效率和可操作性強等特點。紙質電子檔案的修補可采用電子技術研發適合檔案修補和裝訂等功能為一體的檔案裱糊機等。電子檔案的修補

3.提高工作人員的檔案信息化和數字化意識

在大數據時代背景下，檔案管理工作中要適應和更新檔案管理技術關鍵在工作人員的思想意識和信息化數字化的思維。思想是行動的先導，因此，一要提高檔案管理工作人員的思想意識和安全意識。提高思想意識要從加強學習培訓人手，從認識上提高思想認識。二要與數字化比較好的同行交流學習，取其精華，為己所用。三要加強檔案管理工作人員的數字化意識。數據的整理檢索是大數據背景下檔案管理工作不可缺少的工作環節，因此加強檔案管理工作人員的信息化和數字化意識，必須加強工作人員數據的整理和檢索的能力，并建立數值化的工作意識，在招聘和培訓工作時也重點加強培養，懂技術、有安全和數字化意識的工作人員。