高校設備管理服務一站式大廳的建設探索

彭晶

【摘要】各高校針對固定資產的主要組成部分“設備類”資產，一般設有專門的設備管理部門。近年來，高校設備管理部門不斷強化信息化建設，簡化辦事流程，逐步實現“讓師生少跑腿，讓數據多跑路”的目標。為更順暢地與信息平臺對接，地域空間上的服務大廳建設也應運而生。

【關鍵詞】一站式 設備管理信息系統 服務大廳

一、大廳建設背景

1、服務理念的貫徹

一站式服務的理念最早產生于西方國家，源自商務活動，是指企業一次性為客戶提供完整的“一條龍”服務。而針對高校設備管理服務，一站式服務指的是對設備的全生命周期的全流程服務，包含有：設備采購申請、合同簽訂、驗收入庫、使用管理、報廢等。

2、信息系統的催化

近年來，各高校著力推進資產管理信息系統建設，依托信息化手段優化設備管理全流程。系統通過“線上+線下”受理、辦理模式，更便捷地服務師生。但值得注意的是，“線上”雖實現了一個平臺集成多個業務，但“線下”辦理時，教職工仍需根據不同業務前往不同科室。所以信息系統的發展，催化著一站式大廳的建設。

二、大廳建設模式——以中國地質大學（武漢）為例

1、科學設置窗口

中國地質大學（武漢）設實驗室與設備管理處，針對設備管理服務的崗位職責，在一站式大廳內設“設備采購崗”、“設備入庫崗”、“裝備管理崗”、“材料入庫崗”及“咨詢服務崗”，每個崗位設置醒目標識，目前各崗位服務范圍如下。

“設備采購崗”：設備采購申報表審批、非招標國內供貨合同審核簽章、協議供貨合同審核簽章。

“設備入庫崗”：設備入庫審核簽章、設備二級單位間變動審核簽章、設備處置審核簽章。

“裝備管理崗”：實習裝備借用、實習用品領用、實驗材料費執行。

“材料入庫崗”：低值易耗（耐用）品入庫審核、蓋章。

“咨詢服務崗”：答疑解惑、引導分流、機動應急。

2、規范服務標準

一站式大廳每周設一名值班處領導，負責監督大廳工作人員的在崗情況、工作狀態及服務質量，如遇突發問題能及時協調、解決。大廳內醒目位置張貼“服務規范”，明確大廳人員紀律、儀表形象、服務態度及服務行為規范，為每位大廳人員定制工作牌，必需佩戴上崗。制定大廳人員考核辦法，建立合理激勵機制。

3、梳理優化流程

在實行一站式大廳前，該校實驗室與設備管理處下設資產管理科和設備科，各項服務相對獨立，老9幣辦公地點分散。實行一站式大廳后，打破傳統模式、整合梳理流程，辦公地點全部歸為一個辦事大廳內，目前各崗位辦事指南如下。

“設備采購崗”：（1）設備采購申報表審批：辦理設備采購前，須統一填寫《科研儀器設備采購申報表》。其中“歸口管理部門（單位）意見”，須至該崗簽署采購意見，采購意見共四類：自行采購、合同采購、協議供貨及同意采購;（2）非招標國內供貨合同審核、蓋章：經辦人攜帶乙方簽章且甲方收貨人簽字確認后的供貨合同至該崗登記后辦理;（3）協議供貨合同審核、蓋章：由協議供貨商出具協議供貨合同并簽章，甲方收貨人簽字確認后，經辦人攜帶協議供貨合同至該崗登記后辦理。

“設備入庫崗”：辦理設備入庫、變動、處置業務時，須登錄“學校資產管理系統”辦理。（1）入庫：填寫相應內容并上傳支撐材料照片，經采購單位資產管理員及歸口部門在線審核通過后，經辦人打印《固定資產入庫驗收單》并加蓋采購單位公章，至該崗辦理入庫并打印資產標簽;（2）二級單位間變動：經雙方單位使用人、資產管理員在線審核后打印變動單，并經雙方領導審核簽字后，經辦人攜加蓋雙方單位公章的《變動審批表》至該崗辦理設備變動;（3）處置：使用人提交處置申請，資產管理員在線審核、匯總、提交，經歸口部門審核通過后，資產管理員打印并持經單位負責人審核簽章后的《資產處置表》至該崗辦理，并按約定時間送交實物到待報廢實物倉庫。

“裝備管理崗”：（1）實習裝備借用：申請人填寫《實習用品借用申請》，簽字并加蓋所屬二級單位公章后，至該崗辦理借用手續;（2）實習用品領用：實習用品的發放嚴格按照學校教務處下發的年度實習計劃、以學院為單位執行。學院委派一名負責老9幣按預約時間至該崗領取;（3）實驗材料費執行：經辦人攜實驗中心主任確認簽字確認的發票至該崗辦理。

“材料入庫崗”：辦理低值易耗（耐用）品入庫業務時，須登錄“學校材料管理系統”辦理。填寫材料入庫信息，上傳支撐材料照片，提交后等待該崗在線審核，若審核未通過，根據審核意見修改完成后再次提交，若審核通過，則可在線打印紙質《低值易耗品入庫驗收單》并簽字，攜紙質單據至該崗蓋章。

三、大廳的便民實例——以中國地質大學（武漢）為例

以該校某教9幣購買一臺5000元電腦的和一個900元的移動硬盤為例。實行一站式服務之前，該業務涉及的流程須至以下科室：1、《中國地質大學（武漢）科研儀器設備采購申報表》到設備科A辦公室確認采購方式并簽章;2、銷售合同、電子驗收單到設備科B辦公室蓋合同章;3、電腦入庫到資產管理科c辦公室蓋歸口章并領取資產標簽;4、移動硬盤材料登記到設備科D辦公室蓋歸口章。而實行一站式服務后，以上在多個辦公室分別辦理的業務，全部歸到一站式大廳內完成。

一站式大廳讓工作人員更便于現場解釋各項工作規程，同時也便于指導經辦人在辦理業務中的某一流程后，及時銜接至下一流程。借助資產管理信息系統不斷優化一站式服務流程，提高部門辦事效率，提升服務質量，逐步將管理模式提升為服務模式，為高校教職工提供更便捷、更滿意的設備管理服務。