加強高速公路工程檔案管理工作探析

曾艷

摘 要：工程檔案是一種重要的信息資源，是公路工程在施工各個階段的真實記錄，能夠為公路建設和發展提供有效的數據參考資料。所以加強檔案管理工作是十分必要的。本文主要對高速公路工程檔案管理工作進行研究，然后，從高速公路工程檔案管理的特點、檔案管理工作中的主要問題等方面進行分析，最后提出做好高速公路工程檔案管理的策略。為高速公路工程檔案管理工作提供一定參考。

關鍵詞：高速公路工程；檔案管理工作；問題；對策

隨著高速公路建設事業的迅速發展，形成了大量的工程檔案。由于高速公路建設時間長、項目多等特點，檔案資料經常發生丟失的情況，導致檔案資料殘缺不全。同時由于檔案管理人員的專業能力和綜合素質欠缺，造成很多資料出現不規范的現象。這給檔案管理工作帶來了很多的問題。因此，加強高速公路工程檔案管理工作勢在必行。本文針對高速公路檔案管理的相關問題展開論述，提出了相應的解決策略，為高速公路檔案管理工作的順利開展提供參考。

1 高速公路工程檔案管理特點

首先，檔案資料形成的周期較長。高速公路工程的施工量大，建造的時間較長，而且施工中會遇到各種問題對工期造成一定的影響。而高速公路工程涉及的檔案資料貫穿于整個施工工程中，包括施工前期的組織設計方案、開工報告等文件，施工期間的變更文件、各單位往來文件、工程評定文件、檢測匯總和統計表、施工記錄等文件，以及竣工階段的審計文件、決算文件、竣工圖等[1]。其次，高速公路工程檔案數量多。我國對于每一條高速公路工程都有詳細的資料記載。方便工作人員進行檔案的管理和調閱借鑒。隨著經濟的發展，我國高速公路建設工程也越來越多，這也使得相關的檔案資料的數量也越來越龐大，為檔案管理工作帶來了很大的壓力。第三，檔案管理涉及的部門和單位眾多。高速公路工程檔案管理工作涉及原材料供應商、建設單位、監理單位等。其中建設單位有時還分為總承包單位和分包單位。高速公路建設涉及的合作單位眾多，在施工過程中需要多部門進行溝通協調。產生的往來文件等也就相對較多。

2 高速公路工程檔案管理工作中的主要問題

首先，項目資料員沒有經過正規培訓，業務能力參差不齊。目前負責檔案管理的相關人員專業水平高低不同，很多人員都是新參加工作崗位，對于檔案管理相關的工作流程并不熟悉。對于檔案管理的重要性和相關要求都不太了解，尤其對于高速公路工程相關文件難以進行有效的鑒定。在日常工作中普遍存在檔案編號、標題等不規范的情況。其次，項目人員流動性大。在檔案管理工作中，人才流動日益頻繁，人才流動造成人檔分離，使檔案收集管理工作越發的困難。此外，領導對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作就是簡單的保管方面的事物性工作，不是企業的重要工作，不能為企業創造經濟價值等。檔案的管理效率不高等也是當前高速公路文書檔案管理工作中容易發生的問題，需要給予高度的重視并找到有效的解決辦法。

3 高速公路工程檔案管理工作的提升策略

3.1 提高檔案管理人員的綜合素質

提高檔案管理人員的綜合素質，一是要建立健全的用人制度。檔案管理工作需要管理人員具備相關的專業知識和理論基礎，才能對檔案進行有效的管理。因此，要提高檔案管理人員的綜合素質。首先要改變原有的用人制度，實行競爭上崗。消除工作人員的惰性意識，增加工作人員的危機感。在用人方面要堅持以能力為主，學歷為輔的用人原則，公平、公開進行人員的聘用工作。聘用的人員要持有相應的職業資格證書，構建專業化的檔案管理工作人員隊伍。二是要培養新型檔案管理人才。國家要大力培養專業的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的教育培訓工作。根據市場和相關崗位的實際需求對人才進行培養，做到理論基礎與實踐操作緊密結合。高速公路單位也需要定期對檔案管理人員進行教育培訓，針對檔案管理工作的內容來安排培訓的重點。

3.2 建立健全的檔案管理工作制度

為了保證檔案管理工作的完整性、真實性、準確性，在工程項目開展過程中，相關單位應結合工程項目的實際情況和特點以及相關的法律法規，編制詳細的檔案資料管理規定和檔案資料分類編號規則，使檔案管理工作循序進行。在工程施工階段，應組織人員編制竣工文件編制辦法，使施工過程中各種文件收集整理工作得以明確實施。同時將檔案資料的編制、裝訂、保管、組卷等方面的方式方法進行詳細的說明，以便更好的對檔案資料管理工作進行控制[2]。這樣就能有效的保證施工技術材料齊全、完善，資料真實可靠，保證歸檔文件及圖紙內容規范、準確。

3.3 增強檔案資料建設工作的真實性

檔案資料的真實性是高速公路工程驗收的重要依據，也是檢驗工程質量的基礎。檔案資料包含很多的內容，是高速公路施工各個階段的完整體現。包括施工設計、工程記錄、質量檢測、驗收記錄各種報表數據、申請、批準文件、圖片等。在高速公路工程施工過程中，要實行統一規范的管理，在施工前夕就要提出明確的檔案管理要求。并且要重視各階段、各環節的文件收集整理工作，加強基礎性資料的管理。在基礎資料的形成階段，要根據不同階段的檔案管理要求對資料進行真實性的核查工作。做到檔案資料真實、齊全。

3.4 堅持建檔工作與工程建設同步進行

在高速公路工程建設的過程中，整個工程需要耗費大量的人力、物力、財力以及時間，這些都會以文件資料的形式體現在檔案資料中，因此會產生大量的文件資料。為后期的檔案收集整理工作帶來很大的困擾。因此，檔案管理人員要建筑項目建設和檔案管理工作同步進行，建立健全的管理體系進行檔案管理。將檔案管理工作在施工的全過程中展開。檔案管理人員要保證資料收集的及時性和完整性。避免人員崗位變更、調動發生檔案缺失的情況。并對施工過程中變化的數據及時進行更新，確保數據的真實準確性。

3.5 建立數字化的檔案管理信息庫

檔案管理人員要提高內部的管理水平，建立數字化的檔案管理信息庫。使高速公路檔案管理工作能夠適應時代的發展需求。同時也可以實現資源共享，為建設企業施工管理提供參考數據[3]。相關的檔案管理人員要及時對信息庫中的數據進行補充和更新，對數據進行審核，減少重復錄入的情況，確保檔案資料管理工作的及時性和有效性。另外，在信息錄入的過程中要對內容和數據進行仔細檢查，確保沒有遺漏和錯誤。對于施工中的各項基本情況要進行完整的記錄，確保檔案管理信息庫的實用性和完整性。最后，要加強檔案管理信息庫的安全防護工作。對于重要文件要進行多方面的備份，以免因工作人員的誤操作使檔案資料遺失難以恢復。

4 結語

總而言之，高速公路工程檔案管理工作對于工程建設有著重要的作用。要想提高高速公路工程檔案管理工作，就要加強檔案管理人員的管理和選拔制度的建設，開展相關人員的培訓工作，提高工作人員的綜合素質。同時要堅持建檔工作與工程建設同步進行，保證檔案資料管理的及時有效性和真實性。此外，還要建立數字化的檔案管理信息庫，以適應時代的發展需求。同時方便相關施工單位對工程管理進行參考借鑒。

參考文獻

[1]龐然.加強高速公路工程檔案管理工作探析[J].技術與市場，2008（03）：67.

[2]吳孟生.強化高速公路工程檔案管理的策略[J].科協論壇（下半月），2012（03）：154.

[3]薛志超，楊秀生，馮凝.公路工程檔案質量與管理控制探析[J].公路交通科技（應用技術版），2012，8（08）：11.