基于文獻管理軟件的參考咨詢工作流優化

翟中會 李凌 蔡勤

摘 要 為了提高參考咨詢人員工作效率，本文通過制作4個NoteExpress過濾器用于導入用戶提供的文獻目錄，9個輸出樣式滿足不同用戶的個性化需求。同時，介紹了通過標簽云、優先級進行分類和排序，采用NE去重、排除自引等內容優化參考咨詢工作流程。

關鍵詞 NoteExpress 參考咨詢 工作流

分類號 G250.7

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2019.05.007

Abstract In order to improve the efficiency of reference consultants， this paper makes 4 NoteExpress filters to import users bibliographies， and 9 output styles meet the individual needs of different users. It also introduces how to classify and sort through tag cloud and priority， and use NE to duplicate and exclude self citation.

Keywords NoteExpress. Reference service. Workflow.

隨著國家對科研投入地增加，科研項目申報、成果鑒定、項目評價和科研產出的數量在快速增長，圖書館參考咨詢部的科技查新和查收查引工作量也在逐年遞增。但是，參考咨詢部當前又增加了學科服務、數據服務、信息素養教育、競爭情報分析、知識產權服務等新的工作內容，而參考咨詢工作人員數量并沒有增多。如何提高傳統工作效率，將更多的人力和物力用于開展新業務，是擺在每個參考咨詢部工作人員面前必須思考的問題。筆者經過實踐，在工作中通過利用參考文獻管理軟件NoteExpress（以下簡稱NE） 提升了科技查新和查收工作效率。在工作過程中，筆者首先制作了4個過濾器用于導入用戶的文獻目錄，其次通過9個輸出樣式滿足不同用戶的個性化需求，同時通過標簽云、優先級分類和排序，采用NE去重、排除自引等內容優化了參考咨詢工作流程，提高了參考咨詢效率。本文擬對該方法進行介紹，以供廣大同仁參考借鑒。

1 NE在科技查新中的應用

2015年我國頒布了科技查新規范標準（GB/T32003-2015）[1]，從2016年4月1日起需要依據該標準撰寫查新報告。查新報告第七部分內容為檢索結果，要求依據項目查新點對檢出文獻進行篩選，并對篩選出的中外文密切相關文獻和一般相關文獻按其與查新點的相關程度及先國內、后國外的順序分別列出題錄，并依據相關文獻摘要逐篇進行簡要描述，如果查新項目有多個查新點，可逐點分別列出。本部分內容需要查新人員進行文獻去重、篩選、排序和內容描述，采用NE軟件將大大縮短查新時間，降低人員精力。

1.1 采用NE撰寫查新結果部分

NE提供了整個流程的半自動化處理方式，通過5個步驟完成檢索結果。

（1）將不同來源數據庫條目導入NE。目前，NE支持90%以上的數據庫導入功能，用戶只需選擇合適過濾器即可導入不同格式數據庫題錄。

（2） 采用標題和頁碼去重。為了保證查全率，查新人員必須盡可能全面檢索相關領域數據庫，對于不同數據庫帶來的大量重復記錄（如中國知網和萬方），篩選文獻前必須對檢索結果去重以減輕文獻篩選工作量[2]。對此，通過NE軟件可靈活應用文獻查重功能，按照不同的字段組合設置查重條件。筆者建議在查重時選擇標題和頁碼組合作為查重條件，這種方式去重最為準確。

（3）根據查新輸出樣式篩選文獻。NE提供的綜述格式中沒有包括作者地址，這種格式不適合判斷查新結論區域創新性，所以筆者設計了一個帶有作者地址的輸出樣式，以方便查新人員做出區域創新性判斷。

（4） 利用NE筆記功能進行內容描述。在檢索結果部分要求對相關文獻的核心內容進行簡單描述（主要是和查新點比較的相關內容），可根據該功能對每條記錄的描述內容，將筆記直接插入對應文獻題錄的下面。

（5） 采用標簽和標記功能分類和排序。對于查新報告中的多個查新點，要求在撰寫查新報告時按照不同查新點順序逐條對比分析。首先，利用NE的標簽云功能，對不同查新點的相關文獻進行分類。通過工具欄的“標簽標記”為每篇相關文獻添加標簽，如查新點1、查新點2等。NE同一個標簽只需添加一次，后續直接選擇前面定義的標簽即可，也可以通過多選文獻題錄信息批量添加標簽云。其次，利用NE的“星標與標記”功能，對同一查新點不同方面進行排序。在每條題錄信息上點擊鼠標右鍵就會出現該功能，默認NE提供了5個優先級，也可以按照相關文獻順序從低到高標注優先級或自定義更多的等級優先級。NE在題錄信息窗口的表頭不顯示優先級，需要在文件夾菜單欄選擇自定義表頭，將“優先級”添加到顯示字段，然后點擊表頭的優先級列對文獻進行排序。

上述的檢索結果要和參考文獻格式保持一致，包括作者姓名、題名、年卷期和刊名，但不同數據庫導出的題錄信息格式不同，有的數據庫作者為全名、有的為縮寫，期刊名稱也有全稱和縮寫之分，大部分數據庫使用長格式（1008-1012），也有一些數據庫使用短格式（1008-12）。為了使所有題錄信息格式統一，筆者編寫了一個查新樣式表NoveltyResult.nes，該樣式符合查新規范要求的GB/T7714參考文獻著錄規則，將題錄信息按照該演示表顯示后，點擊右鍵格式化復制并粘貼到查新報告結果部分。最后將每篇題錄的筆記插入對應的題錄信息后，就完成了整個查新結果部分內容的撰寫。

1.2 采用NE撰寫查新結論部分

GB/T32003-2015要求查新結論必須客觀、公正、準確、清晰地反映查新項目的真實情況，應包含查新點歸納、項目查新點與相關文獻的逐條對比，對查新項目有無新穎性的判斷結論等基本內容。撰寫本部分內容時，先將查新結果中每條題錄后的相關內容拷貝到查新結論部分，并根據查新點設計的標簽進行分段。在每條相關內容后利用NE插入參考文獻的方式插入引用腳注。這里只需要每條引文的編號，而不需要查新報告末尾的參考文獻題錄部分，因此在插入參考文獻后，應該刪除末尾的引文題錄信息。查新結論基本框架搭建好后，即可逐段和查新點進行對比分析。采用該方法撰寫的查新結論結構合理、邏輯清晰。

1.3 采用NE撰寫附件清單

GB/T32003-2015要求列出包括查新檢索過程檢出的相關文獻和文摘。對于本部分撰寫的難度主要是格式問題。為了解決不同數據庫中作者名、期刊名、頁碼等格式不一致的問題，作者編寫了一個附件樣式NoveltyAttachment.nes，通過該樣式可以將不同數據庫來源的題錄信息可以轉化為符合GB/T7714參考文獻著錄規則。另外，使用該樣式后，每篇文章都帶有作者的地址，方便查新人員做出區域性新穎性對比分析。

2 NE在查收查引中的應用

科研人員在項目申報、成果獎勵、職稱評定等活動中都需要出具科研成果的收錄、引用情況，以此作為科研人員成果及其水平的量化指標[3-4]。隨著國家對科研支持力度的不斷加大，科研人員能夠申報的項目和獎勵越來越多，這就使得查收查引工作不僅數量近年來大幅提高，而且用戶需求更加個性化多樣化，不同項目、不同獎勵的要求不盡相同。對于查收查引工作來說，參考咨詢人員就必須盡最大限度地提高工作效率。雖然目前一些高校或公司開發了查收查引自動化處理系統，如西安知先公司開發的查收查引系統，該系統功能完備，基本能夠滿足用戶的個性化需求，但該系統在西安交通大學圖書館2018年初試用期間存在諸如引用數據不準確、不能顯示當年影響因子、無單篇收錄模版等許多問題，所以目前查收查引系統還不能完全代替人工操作。對此，本節介紹如何通過NE提高查收查引工作效率。

西安交通大學查收查引報告主要有單篇報告和大報告兩種形式。單篇報告主要應用于獎學金評定、職稱晉升和博士論文畢業條件證明，其必須包括一些證明的核心要素，如DOI、數據庫收錄號、論文類型、地址等。大報告主要適用于課題申報、評獎、人才評價等多篇論文的情況，主要包括文獻的影響因子、被引或他引次數、引證文獻列表、累計引用次數、累計影響因子等。

2.1 設計Word＼Excel導入NE過濾器

在平時工作中，用戶如果需要出具檢索報告，一般要求檢索人員提供一個論文目錄，有Word形式或Excel形式，其中Word形式要求有“1.標號形式”“（1） 標號形式”和“[1]標號形式”。由于NE中沒有這些形式的過濾器，所以這些格式無法直接導入NE。針對這種問題，筆者制作了Word.1.nes、Word（1）.nes、Word.nes和Excel.nes四種導入過濾器。

首先將用戶的文檔目錄按照上述對應的過濾器導入NE，再利用NE提供的在線更新題錄功能（菜單欄的檢索→在線更新題錄→選擇更新數據庫web of science），更新完成后，所有題錄信息缺少的字段、檢索號、影響因子、被引次數都會自動補全。檢索人員再也不需要登錄到數據庫檢索頁面逐條檢索，大大縮短了檢索時間。

2.2 設計符合用戶需求的樣式文件

針對不同的需求格式，筆者編寫了符合查收查引需求的樣式表，包括單篇收錄（Scollection.nes）、單篇帶影響因子（SIcollection.nes）、單篇帶影響因子帶引用（SICcollection.nes）、不帶影響因子和引用收錄大報告（NICreport.nes）、帶影響因子大報告（Ireport.nes）、帶影響因子和引用大報告（ICreport.nes）、引證文獻列表（CitationList.nes）。通過使用這些樣式，可以實現不同需求報告框架搭建、自動獲取影響因子和引用次數。

單篇查收查引樣式包括作者地址、WOS號、IDS號等關鍵信息（如圖1），單篇查收查引帶影響因子樣式除了基本信息外還包括了期刊影響因子，該樣式主要適用于博士論文答辯和職稱評定（如圖2），帶影響因子大報告包括了文獻題錄基本信息和期刊影響因子（如圖3），帶影響因子和引用大報告包括影響因子和文獻引用次數（如圖4）。引證文獻列表樣式提供了類似于文獻參考文獻格式[5]，和參考文獻格式不同的是該樣式包括所有作者列表且作者名為全名、期刊名為全稱、頁碼為長頁碼格式（如圖5）。這樣設置的主要目的是為了后續利用NE區分自引和他引。

2.3 搭建報告框架

有了上面的樣式文件后，搭建框架就變得非常簡單。工作人員首先將檢索到的文獻導入NE，然后根據用戶需求選擇不同樣式通過NE的導出功能導出題錄信息，也可以格式化NE信息復制粘貼到word文檔中。這時的檢索報告還缺少引證文獻和一些累計引用次數和累計影響因子等內容。利用引證文獻樣式將每篇文獻對應的引證文獻格式化復制粘貼到相應的文獻下面。有些用戶需要對影響因子按照從高到低排序，在導出引證文獻列表時首先點擊題錄表頭的影響因子列，使引證文獻按照影響因子從高到低排序后再導出。在申報杰出青年時，需要列出每篇文獻近5年引用次數，和影響因子排序方法相同，按照題錄表頭的年份降序排列后刪除5年前的引用文獻。對于簡單的數據次數統計，在題錄窗口右上方會直接顯示出來（如圖6）。

由于NE無法統計復雜引用次數累計、他引次數累計、影響因子累計問題，這時可以借助Excel的計算功能，先將檢索報告全部拷貝到一個Excel文件，然后多次利用Excel的分列功能將他引次數、引用次數、影響因子分成獨立的三列，也可以利用Excel2016的自動填充功能將上述三類數字分成不同的三列，最后通過Excel求和進行計算。通過這種方法可以大大減輕工作人員的負擔和出錯概率。

2.4 利用NE區分自引、他引

檢索報告中區分自引、他引的標準主要有三種方式：排除作者本人；排除課題組成員；排除文獻的所有共同作者。在Web of Science數據庫中可以通過三種方式進行排除。一是按照數據庫界面提供的作者進行精確排除，作者數量不能超過100個；二是通過web of science提供的分析檢索結果對自引進行排除，作者數量不能超過500個；三是通過數據庫高級檢索功能編輯NOT和OR組配式進行排除。但是，由于作者姓名的變體形式，如縮寫、全名、姓名中間帶短橫杠、lv拼寫為lu、重疊名字不重復顯示等。上述三種方法可能導致排除自引不全面。

而利用NE則不存在此問題。在搭建檢索報告框架前，我們已經將每篇文獻的引證文獻導入NE，采用本文編制的引證文獻列表樣式后，文獻題錄格式中作者名為全名、期刊名為全稱、頁碼為長頁碼格式，這時就可以利用NE提供的本地數據庫檢索功能排除自引（菜單欄選擇檢索→在個人數據庫中檢索）。由于被引文獻和引證文獻都采用了作者全名，這種排除方式比利用數據庫自引排除更加準確。檢索方法和普通數據庫面板式檢索方法相同，檢索完成后會在NE左邊的導航欄中顯示出對應的檢索文件夾，這個文件夾中的題錄數據即為自引。同時，在文件夾中的題錄也會以淺綠色顯示，并且為選擇狀態，檢索人員可以將這些檢索到的自引記錄一次從所在文件夾中刪除。

參考文獻：

GB/T 32003-2015.科技查新技術規范[S].北京：中國標準出版社，2015.

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侯瑞芳，陳嘉勇，周婕.查收查引服務優化體系的構建與思考[J].圖書館建設.2015（4）：75-79.

王學勤，郝丹，鄭菲，等. “查收查引報告自動生成系統”應用實踐研究[J].圖書情報工作.2014（16）：131-137.

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