淺談如何提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平

李敏

社會經(jīng)濟迅速發(fā)展的同時，各個行業(yè)對檔案管理工作的重視程度也日益提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新經(jīng)濟形勢下各行各業(yè)檔案管理工作的需求。所以，各個行業(yè)必須在進(jìn)一步強化檔案管理控制思想和理念的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮新型檔案管理思路的優(yōu)勢開展檔案管理工作，同時制定科學(xué)合理的檔案管理制度和機制，才能確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的有序開展。

1、加大宣傳，提高意識

人是推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵因素，只有形成了人人都是檔案形成者、收集者、管理者的良好檔案管理工作氛圍，才能發(fā)揮出檔案管理工作在社會經(jīng)濟長期穩(wěn)定發(fā)展過程中的積極作用。作為現(xiàn)代企業(yè)而言，必須在開展檔案管理工作前，制定明確的檔案管理項目負(fù)責(zé)人管理職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范檔案管理工作人員收集、積累、整理以及歸檔檔案文件材料的職責(zé)，切實的將檔案管理工作落實到實處，才能發(fā)揮出檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中的積極作用。此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須在充分重視企業(yè)內(nèi)部人員檔案宣傳工作的同時，組織企業(yè)員工學(xué)習(xí)檔案資料的收集、整理等檔案管理知識，避免因為外部因素導(dǎo)致檔案資源不完整、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象的出現(xiàn)，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行。

2、加快基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作水平的高低與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平的高低有著密不可分的聯(lián)系，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展的要求。因此，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過程中，必須緊跟新經(jīng)濟形勢發(fā)展的要求，加快檔案管理信息化、現(xiàn)代化管理體系建設(shè)的步伐，為企業(yè)的發(fā)展提供充足的動力。同時，根據(jù)社會經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，及時的進(jìn)行檔案管理機制的優(yōu)化和完善，根據(jù)我國的基本國情積極借鑒國外先進(jìn)檔案管理的經(jīng)驗，加大先進(jìn)檔案管理技術(shù)引進(jìn)的力度，才能在確保檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，發(fā)揮出檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的積極作用。另外，現(xiàn)代企業(yè)在加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的同時，還應(yīng)采取積極有效的措施促進(jìn)檔案管理部門服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提升，才能從根本上防止因為人為因素造成的檔案管理信息遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)，確保檔案管理工作的高效、安全進(jìn)行。

3、健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)代化檔案管理制度

不管是哪一個行業(yè)或者領(lǐng)域，只要制定了規(guī)章制度，那么其工作人員都必須按照相應(yīng)的規(guī)章制定開展工作。所以，現(xiàn)代企業(yè)在開展檔案管理工作時，也必須建立完善的企業(yè)檔案信息資源管理制度，完善檔案管理體系，為檔案管理工作的有序開展做好充分的準(zhǔn)備。這就要求企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，應(yīng)該加強與基層員工之間交流溝通的力度，調(diào)查了解基層員工在工作過程中存在的問題以及訴求。針對大多數(shù)基層員工的訴求，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格的按照企業(yè)管理制度的要求予以合理解決，而針對制度上存在的問題，則要求檔案管理人員必須以基層員工的實際情況和個人意愿為依據(jù)，及時的進(jìn)行相關(guān)制度的修改和完善，才能制定出切實可行的解決對策。另外，企業(yè)還應(yīng)在建立完善的檔案管理監(jiān)督機制的基礎(chǔ)上，成立專門的檔案管理監(jiān)督部門，將企業(yè)員工的日常工作業(yè)績與績效結(jié)合在一起，才能將基層員工的工作積極性充分的調(diào)動起來。

4、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔檔案的管理工作

接收歸檔檔案作為檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，而檔案管理工作水平的高低則是衡量企業(yè)檔案管理工作和服務(wù)質(zhì)量高低的關(guān)鍵指標(biāo)。因此，為了促進(jìn)日常檔案管理工作中接收歸納檔案管理工作質(zhì)量和效率的穩(wěn)步提升，企業(yè)必須將接收、收集、整理、歸納、編號等作為企業(yè)檔案管理工作改革的重點，并以此為基礎(chǔ)制定統(tǒng)一的檔案管理工作制度，要求檔案管理部門嚴(yán)格的按照檔案管理制度的要求，進(jìn)行檔案的分類、排列、編號和歸納，確保檔案管理工作的科學(xué)性與合理性。此外，為了便于后期的查閱，管理人員在開展紙質(zhì)檔案的接收歸納管理工作時，必須仔細(xì)的核對紙質(zhì)檔案材料是否存在缺頁或者丟失的情況，然后再根據(jù)檔案管理工作的要求，進(jìn)行檔案資料的歸納整理，在檔案歸納整理完成后，通過開展當(dāng)前檢查檔案管理工作的方式，切實的做好防火、防蟲以及防風(fēng)等檔案保護(hù)安全措施，避免因為某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏忽而導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)丟失或者破損的情況。

5、加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟年度競爭已經(jīng)由傳統(tǒng)的技術(shù)競爭逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬诺母偁帲F(xiàn)代企業(yè)為了促進(jìn)自身市場競爭力難度提升，必須在加強企業(yè)人才培養(yǎng)力度的同時，采取積極有效的措施優(yōu)化企業(yè)的人才結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的穩(wěn)步提升。這就要求你先打企業(yè)必須在定期開展人才培養(yǎng)的同時，通過引進(jìn)外部專業(yè)人才的方式，為企業(yè)檔案管理工作的開展提供強有力的人才支持。此外，企業(yè)在不斷發(fā)展的剛才洗澡，必須將提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)作為檔案管理工作開展的首要工作。隨著全球經(jīng)濟一體化的迅速來臨，假如企業(yè)無法做到與時代接軌的話，那么必然會被時代淘汰。所以，企業(yè)在開展信息化檔案管理工作時，必須在充分重視檔案信息化管理技術(shù)的同時，加強管理人員信息化素養(yǎng)培養(yǎng)的力度，促進(jìn)檔案管理工作效率的穩(wěn)步提升，降低檔案管理工作錯誤率出現(xiàn)的幾率，發(fā)揮出檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的積極作用。

（作者單位：155600黑龍江省寶清鎮(zhèn)公共服務(wù)中心）