信息技術在檔案管理方面的作用研究

李恒

摘 要：我國大力提倡實現信息化檔案管理，利用信息化技術，完善檔案的電子存儲，提升檔案文件資料的安全性，降低檔案管理相對繁瑣的工作流程。本文就信息技術在檔案管理方面發揮的總要作用于意義進行了分析，同時就如何開展信息化檔案管理進行了詳細介紹。

關鍵詞：信息技術 數據庫 檔案管理 網站平臺

一、傳統檔案管理存在的問題

傳統的檔案管理方式，主要是通過人工管理模式，對一些珍貴的文件資料進行物理形式的保存。這種傳統的保存方法尤其自身的特點，在一定時期內，滿足了檔案管理的需求，但是這種傳統的檔案管理方式，并不能完全的滿足現在檔案信息的管理。首先，現在處于信息時代，信息的共享和社會的發展，形成海量重要文件資料，文件資料的增多，也會造成存儲文件的空間的大量增多，對檔案管理人員的需求量也大幅增多，這些采用傳統方式，難以滿足。其次，物理形式的保存方式容易受到天氣、自然災害等多種情況的影響，紙質文件容易出現氧化、損毀、丟失等現象。丟失的文件無法復原，損失慘重。最后，對于這些文件的查找和整理，都需要耗費大量的時間，文件中的數據難以高效率的得到應用。這些都制約著檔案管理的發展。

二、信息化檔案管理的作用與意義

（一）檔案文件資料的安全性和完整性更高：

通過信息技術進行檔案文件資料的保存，是以數據的形式來實現的，如何把珍貴的紙質文件變成數據文件呢？可以通過多種方式，首先，對于以前的圖片和老影片，都可以通過掃描和刻錄的方式，進行珍貴文件的保存，將信息轉換成計算機能夠識別的圖片格式和視頻格式。這樣這些資料數據就可以通過計算機硬盤以及一些移動設備例如U盤、移動硬盤、光盤等多種方式進行保存。相比較而言，這是介質對數據保存的時間長，不會受到空氣氧化的影響，同時資料查詢并不會對文件本身產生損壞，所以數據保存的周期更長，數據完整性更高。其次，信息化技術保存的數據，可以不斷的進行備份，數據內容不會因為備份操作而產生變化，這與紙質文件的拓印是不同的，文件資料的保存性相對也更高。最后，能夠實現海量數據存儲，這本就是信息技術的重要特點，能夠用很小的數據空間存儲海量的數據，大大拓展了數據保存的空間。

（二）簡化了檔案管理工作流程，提高了檔案管理效率：

使用信息化技術進行檔案管理，可以通過系統應用軟件，進行數據的增刪改查等多種操作，操作的實現是以秒為單位，和傳統檔案管理模式對比，只需要很少的管理人員，對檔案管理信息軟件進行操作，就可以實現檔案數據的各種操作。這就是對檔案管理工作流程的簡化。檔案人員可利用已數字化的檔案信息，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作，進一步開發檔案資源，快捷地進行文獻匯編、數據匯編、專題匯編等各項工作。而數據的檢索，是通過在數據庫內存儲的檔案資料進行查詢，傳統方式需要根據編號，去保存文件的位置，尋找相應文件，找到相關文件信息，這也大幅提升了工作的效率。同時利用網絡信息技術，還可以實現多部門檔案信息的聯動工作，更好的發揮檔案信息管理的價值。

三、信息化檔案管理建設手段

（一）加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，一般只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在要求實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案機構。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案機構建立數據庫的工作量。

（二）做好信息化檔案管理要打造良好硬件環境：

真正實現信息化檔案管理，不僅僅要進行電子數據的存儲與管理，還要有過硬的硬件環境來支持。本單位的各個部門要實現檔案信息的信息化管理，信息的連鎖聯動，首先要具備基本的局域網絡，不僅僅是溝通外部的網絡，不同單位自身應該具有內部局域網絡，從而實現信息的聯動，也對于一些保密文件進行合理保護。同時，如果要進行定期的管理與總結，要實現網絡內部硬件的協同管理，例如共享打印機的管理，內部網絡子網劃分的權限分配等等，這樣才能保證檔案信息軟件的正常管理使用。

（三）實現信息化檔案管理，要打造相應的網站，進行網站管理：

檔案信息的管理要創建網站，網站可以作為公益性對外服務窗口，實現一些公開的信息的檔案數據信息查詢，也便于自身信息的檔案管理。綜合來說，創建網站，能夠使得信息化檔案管理更加便捷，信息的聯動性更強。一些公益性的事業單位可以通過網站，對管理的信息進行驗證，不需要共同在同一個位置辦公，也能實現聯動服務，為人們高效率辦事服務。

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