機關事業單位檔案規范化管理探討

文/山西陽泉市城區政府 蘇俠

機關事業單位檔案規范化管理探討

文/山西陽泉市城區政府 蘇俠

機關事業單位作為國家的重要單位，檔案管理在機關事業單位中占據著十分重要的地位，在單位的內部管理中有著很重要的意義，是事業單位規范化管理的重要部分。當前我國的經濟發展、社會發展都促進了我國的機關事業單位的進一步發展，要求工作規范化，所以在現階段，機關事業單位加強檔案管理的規范化是極為重要的。所以本文就針對機關事業單位的檔案管理規范化進行討論。

機關事業單位；檔案管理；規范化

我國的國土面積廣闊、人口眾多，行政區域也很多，所以我國的機關事業單位也眾多，承擔著很大的責任，并在我國的社會發展中作出了重要的貢獻。隨著時代的發展，我國的機關事業單位也逐漸地完善和發展，事業單位的工作和職能劃分也更加清晰和規范化，但是檔案管理問題仍然是事業單位發展的重要問題，很多事業單位檔案管理比較混亂，對單位的發展有著很大的掣肘，影響了事業單位工作效率的提升，所以在新時期加強事業單位檔案管理工作的規范化是極為重要的工作。

一、機關事業單位檔案管理規范化的重要性

機關事業單位的檔案不僅包括員工的個人信息，還包括單位在發展中取得的各項成績以及單位發展的過程，是單位集中管理的體現。在機關事業單位的工作中，檔案管理工作是極為重要的工作，檔案中包括單位內部員工的相關信息資料，是事業單位發展的基礎。檔案管理工作的規范化是衡量事業單位管理能力的重要標準，事業單位的檔案管理工作將會影響到事業單位的領導對本單位的了解和管理，對領導的決策也有著重要的影響。機關事業單位的檔案中有著員工的基本資料、工作經歷、履歷和相關的其他信息。這些檔案信息在事業單位的后期管理中有著重要的作用，能夠為后期的管理提供參考依據，同時，檔案資料也是事業單位發展的重要記錄資料，是機關單位發展信息的匯總，對其進行規范化的管理能夠促進機關事業單位的健康發展，這對于單位領導的用人決策和單位員工的升職、調職都有著重要的意義。加強檔案管理的規范化，探索新形勢下機關事業單位的檔案管理途徑，能夠提高事業單位的市場競爭力，促進機關事業單位的健康發展。

二、機關事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式落后。機關事業單位的檔案資料仍然沿用著以往比較老舊的紙質資料的方式，將其存放于特定的場所，在需要使用時去進行查閱，這種方式在以往的工作中能夠發揮一定的作用，但是現在隨著經濟和社會的發展，機關事業單位的工作細化，檔案的數量會越來越多，在這種情況下，傳統的紙質檔案保存和查閱的方式就難以滿足社會發展和機關事業發展的需要，會嚴重降低檔案管理的效率，從而降低整個單位的工作效率。

（二）檔案管理認識水平有待提高。當前經濟和社會的發展給機關事業單位的發展也帶來一定的壓力，所以現在的機關事業單位大都是將實際的工作當作單位發展的主要任務，對其他的工作并不重視，而檔案資料管理工作也被認為是不重要的后勤工作，所以在實際的工作中就會存在松懈，這主要是因為單位的領導對檔案管理工作的認識不夠明確，重視程度不夠，認為這不會對單位的發展帶來助益。在這種情況下，很多機關單位的檔案管理人員都是退休人員或者其他的不專業人員，工作只為消磨時間，工作效率極低。

三、機關事業單位檔案管理規范化的措施

（一）健全檔案管理制度。想要實現檔案管理的規范化，就要根據自身的發展情況建立一套完整、健全的檔案管理制度，對檔案管理的相關工作進行明確規定，合理劃分崗位人員的管理職責，根據制定的制度進行檔案管理工作，對檔案管理工作中的相關行為進行規范，杜絕違法違紀的行為發生。在單位內部，對于檔案管理工作要進行分級管理，按照制度的要求進行分類管理，制定詳細的管理計劃，提高檔案管理工作的規范化。

（二）加強人員培訓。想要促進檔案管理工作的規范化，加強管理人員的素質是極為重要的，我國機關事業單位的檔案管理人員大都是一些退休或者臨近退休的人員，將其視為養老工作，對待工作不認真、不專業，這種情況下機關事業單位的檔案管理工作難以得到發展。所以機關事業單位的領導首先要做的就是重視檔案管理工作，將檔案管理工作當作單位日常工作中的重要項目，要尋找專業的檔案管理相關人才進行檔案管理工作，或者對現有的檔案管理工作人員進行培訓，提高其對檔案管理工作的重視程度，學習更多的專業檔案管理知識，提高其工作能力。在單位內部也要提高檔案管理工作的地位，提高檔案管理人員的工作積極性，促進機關事業單位檔案管理工作的開展。

（三）充分利用現代化的設備。隨著經濟和科技的發展，計算機技術逐漸普及，我國機關事業單位的辦公設備越來越先進，更新越來越快，辦公越來越便利，工作的效率顯著提高，所以為了促進機關事業單位的檔案管理效率，使用新進的設備是極為重要的措施，也是提高工作效率的重要舉措。機關事業單位可以使用計算機進行檔案管理，對檔案資料進行分類，建立單獨的數據庫，對資料進行整理，不但能夠提高檔案整理的效率，還方便后期檔案資料的查閱。除此之外，還可以通過計算機加強對檔案信息的查詢力度，用圖像、文字、影音等形式加強檔案信息的全面性，并加強對檔案信息管理人員的專業素質的培養，強化他們的專業技能和素質，訓練他們使用現代化的設備進行檔案管理，這樣能夠最大限度地提高檔案管理工作的效率。

四、結束語

我國經濟社會的發展促進了我國的機關事業單位的發展，在這種時期，機關事業單位的工作規范化是極為重要的，所以，加強機關事業單位的檔案管理規范化是提高機關事業單位工作效率和管理的重要舉措。