省檔案館檔案封存工作取得新進展

■ 楊慶樹

近年來，云南省檔案館在數字化的基礎上，為最大限度地延長實體檔案的壽命，采用了檔案保管的新方式——封存檔案。封存檔案是建立在以檔案安全為基礎，以檔案數字化為前提，以檔案消毒為保障，以全新密集架保管裝具和標準化的恒溫恒濕檔案庫房支持下的檔案保管方式。

省檔案館檔案封存工作始于2011年。截至2018年年底，封存檔案總數已達到209 個全宗，32 萬余卷。為做好這項工作，省檔案館對檔案封存方法、檔案封存先后順序等進行了研究，設計了封存檔案盒。

省檔案館的檔案封存以數字化后的全宗檔案為單位，對需封存檔案逐卷進行清點，清點后形成清單，然后對照館藏檔案目錄再一次對檔案數量進行確認，確保檔號唯一性，不重號。經過多年的實踐和研究，我館已探索出一套較為科學高效的封存程序：一是做好檔案封存前準備工作，包括確定封存全宗、定制購買卷盒；二是對擬封存檔案進行消毒處理；三是工作人員流水作業協同合作清點檔案裝盒并將檔號等信息錄入計算機；四是檢查核對錄入信息是否準確完整，打印封存盒標識信息，包括全宗號、機構名稱、案卷號、盒號4 個內容；五是封存裝盒檔案入庫上架。

省檔案館為檔案封存特別定制了新型封裝盒，該封裝盒具有保護檔案、檢索信息完整、尺寸統一、美觀耐用等特點。2019年，我館還采用具有噴墨打印技術的噴碼機，用于檔案封存盒的打印，噴碼機打印取代了原來的手工蓋章工序，大大提高了工作效率并且字跡清淅美觀易讀。

通過封存檔案，省檔案館檔案保管水平邁上了一個新的臺階：一是減少了檔案原件利用，更好地保護了檔案；二是封存前的檔案消毒處理對檔案病蟲害起到了很好的防治作用；三是通過不斷配置新型檔案管理裝具，提高了檔案的安全性和檔案存放信息查找的準確性；四是提高了庫房檔案存放的美觀和整潔度，有效解決了檔案存放大小不一、不規范，在庫架上難查難找的困難；五是大幅降低了工作人員進出檔案庫房的頻次，確保了庫房的恒溫恒濕，更加有效地保護了檔案的安全。