檔案管理科學化發展路徑探析

延邊朝鮮族自治州住房公積金管理中心 吉林 延吉 133001

引言

檔案管理工作是對企業內的所有員工的個人經歷、工作情況、日常行為以及企業內各項活動進行全方位記錄。檔案能夠清晰地記錄企業整體和個人發展的不同階段,對于企業來說,做好檔案管理工作,有助于全面推動企業發展,因此在新時期,科學發展檔案管理工作是非常重要的。

1 檔案管理工作存在的問題

當前,不少企業的檔案管理工作存在很多問題：

第一,檔案管理工作被視為后勤工作,由于此類工作不能為企業帶來直接的收益,因此很多企業都不重視檔案管理工作,普遍將行政、后勤、財務、檔案等工作粗略的歸納為文職工作,由少數幾個人全面負責,經常造成重要的檔案損壞、丟失。

第二,在企業工作中需要提取檔案時,因為沒有規劃,經常出現多個部門同時需要同一份檔案的情況,不僅造成整體工作效率低下,還使大量工作壓力壓到少數幾名文職員工頭上,導致很多企業的文職部門離職率偏高。

第三,隨著信息時代的來臨,很多舊有紙質檔案已經完全不能滿足當今的工作需求。紙質檔案因為載體為紙張,易損程度很大,年代久遠的紙質檔案,紙張泛黃,字跡模糊,容易造成查閱人獲取錯誤信息最終耽誤工作,因此,將信息技術引入檔案管理工作是必要的。

2 檔案管理工作科學化發展的路徑

在社會飛速發展的今天,檔案管理工作也應該與時俱進,規劃出科學發展的路徑,使檔案管理工作作為一項不可或缺的重要工作為企業的發展保駕護航。

2.1 提升對檔案管理工作的認知 科學發展檔案管理工作,要全面提升對檔案管理工作的認知。檔案是記錄企業和個人成長的見證者,每一次的成功和失敗都是寶貴的財富,如果忘卻了曾經,那么如何結合現在的情況對未來作出規劃?只有企業所有人員對檔案的作用有著清晰地認知,才會明白檔案管理工作的重要性,從上到下才會重視檔案管理工作。習近平總書記在紀念中國共產黨成立95周年大會上向全黨發出“不忘初心,繼續前行”的偉大號召,黨的十九大將“不忘初心,牢記使命”定為加強黨的建設思想精髓和實踐要義,就是為了提醒全黨全軍不要忘了自己是誰,中國共產黨風風雨雨走過的95年,就是一部完整的并且將不斷記錄下去的偉大檔案。

2.2 建立完善的檔案管理制度 提升認知程度,只是檔案管理科學化的基礎,重點在于建立完善的檔案管理制度。首先,設立專門的檔案管理部門,企業上下的所有檔案都由該部門負責保管梳理,其他人員非工作需要不得接觸；其次,該部門定期對檔案進行檢查,發現檔案缺失或者損毀應立即上報并備案；最后,相關部門需要查閱檔案時,做好檔案出庫入庫記錄,并對檔案進行嚴格檢查,防止信息被篡改。檔案管理工作看似簡單,長期做下來卻是枯燥無味,但是每個行業都擁有自己的標桿,中國檔案界的傳奇人物劉義權終其一生,歸納整理了無數份革命烈士的檔案資料,不僅查證了數以萬計的革命烈士和犧牲人員的下落,還系統性的建立了軍隊檔案管理條例。以他為代表的新中國第一批軍籍檔案管理人員,為建設我軍檔案資源體系做出了卓越的貢獻。在新的時代,檔案管理人員要追尋先輩的腳步,在各行各業的檔案管理工作中努力奮斗,再創輝煌[1]。

2.3 檔案管理引入信息化技術 紙張出現之前,我國的史學家們將歷史檔案記錄在龜甲、竹簡、羊皮等物質之上,直到東漢時期,蔡倫發明了造紙術,紙張作為最合適的檔案載體延續了兩千多年。如今,紙質檔案越發不能滿足時代的需要,受其使用壽命所限,盡管可以獲得良好的維護,但終究有退出歷史舞臺的一天。因此引入信息化技術進行檔案管理是良好的選擇。通過電子技術,可以將各類信息精確記錄到芯片之上。紙質檔案記載的內容再多、堆疊的再厚,在計算機虛擬數據庫內,只會占用一組很小的數據空間,而且不會隨著時間的推移而損壞。當然,為了防止芯片損毀造成數據丟失和錯亂,通過簡單的操作就可以復制多份檔案內容存儲進不同的U盤、硬盤等載體之內,以備不時之需。電子檔案建立后,不但管理方便,查閱時也可以節省時間。并不需要來到檔案室,在遠程登錄電子檔案平臺,獲得授權之后直接在線查閱,能夠有效提升工作效率[2]。

2.4 加強檔案管理部門與其他部門的聯系 隨著企業的發展,檔案的種類會越來越多,企業的各個部門都會頻繁接觸檔案管理部門。因此加強部門之間的聯系可以推動企業良好發展：第一,相關部門在查閱檔案時,檔案管理部門應當給予指導并提供熱情幫助,使相關部門快速獲得所需信息；第二,相關部門在查閱檔案之前取得授權,依照流程讓檔案管理人員備案,避免誤會,耽誤時間；第三,檔案收集整理工作需要相關部門整理規劃之后,送入檔案管理處進行歸檔處置,如果發現問題及時改正并互相通報。部門之間增加交流,其他部門才會在實際工作中充分認識到檔案管理工作的重要性,從而自發的配合檔案管理工作。

結語

檔案管理工作全面朝向科學化發展對企業具有重要意義。在新時代,將信息技術引入檔案管理工作,讓檔案管理工作智能化,有助于提高企業的整體工作效率,降低成本,使企業能夠蓬勃向上的發展,為建設富強的中國貢獻最大的力量。