終身教育體系下繼續(xù)教育學(xué)院辦公室服務(wù)管理職能初探

沈浚 董寧 陳德慶

【摘 要】辦公室是單位的行政事務(wù)職能部門，也是各部門的后勤服務(wù)和管理部門，論文結(jié)合實際工作，對繼續(xù)教育辦公室日常管理和服務(wù)工作，從管理角色定位到服務(wù)對象人群進行分析，并對服務(wù)管理的要點和改進方向進行嘗試性的探討和分析，以期提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

【Abstract】The office is the administrative functions department of unit， and the logistics service and management department of each department. Combined with the actual work， the paper analyzes the daily management and service work of the continuing education office， from the position of the management role to the target population， and tries to discuss and analyze the key points and improvement directions of service management， so as to improve the management efficiency and service quality.

【關(guān)鍵詞】辦公室;服務(wù)管理;繼續(xù)教育

【Keywords】 office; service management; continuing education

【中圖分類號】G472? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）05-0135-02

1 引言

終身教育是指人們在一生各階段當中所受各種教育的總和，是人所受不同類型教育的統(tǒng)一綜合。包括教育體系的各個階段和各種方式，終身教育體系指教育系統(tǒng)和社會機構(gòu)為社會成員提供終身參與有組織學(xué)習(xí)機會的教育制度安排和網(wǎng)絡(luò)。終身教育體系的建立，是教育發(fā)展的必然選擇。高校繼續(xù)教育作為終身學(xué)習(xí)體系的重要組成部分，在完善終身學(xué)習(xí)體系、構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會中具有不可替代的重要作用。

2 管理角色定位

在行政機關(guān)，工作核心是“行政”，辦公室承擔(dān)著承上啟下、溝通聯(lián)系的作用，是推動和執(zhí)行各項“行政”日常事務(wù)的職能部門，承擔(dān)著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)管理、服務(wù)各部門的職能。在繼續(xù)教育學(xué)院，日常工作的主要內(nèi)容是各類教學(xué)管理，也包括各類考試組織以及培訓(xùn)開拓，辦公室工作內(nèi)容主要是圍繞學(xué)院多樣的教學(xué)工作展開的，每項工作都與教學(xué)服務(wù)工作密切相關(guān)，由此可見，樹立服務(wù)理念，全心全意為各類教學(xué)服務(wù)，從安全管理、物資調(diào)配等各方面為各類教學(xué)工作順利開展保駕護航。

3 服務(wù)對象人群

由于學(xué)院教學(xué)管理人員與一線占絕大多數(shù)，很多教學(xué)管理工作存在多樣性，教學(xué)管理老師的需求也比較市場化和多樣性，對于辦公室工作的訴求有時候表達得也比較直接和應(yīng)激。對于這一點，辦公室管理人員需要積極應(yīng)對和協(xié)調(diào)配合。同時，繼續(xù)教育學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)大都“雙肩挑“，除了繼續(xù)教育日常行政管理外，同時也承擔(dān)著其他工作業(yè)務(wù)，提前把該做的準備工作做好，把該報批的事項報批好，同時要善于結(jié)合現(xiàn)代的信息化手段做好行政流程，切實提高行政效率。

4 服務(wù)管理改進要點與方向

繼續(xù)教育學(xué)院辦公室應(yīng)承襲傳統(tǒng)的工作職能，是整個學(xué)院的行政管理事務(wù)部門，需要有規(guī)范的制度化管理和完備的各類行政文書檔案管理，另一方面也要兼顧終身教育市場化服務(wù)的特殊性，繼續(xù)教育辦公室要更好地為市場化教學(xué)管理工作服務(wù)，需要肩負后勤配給和資源協(xié)調(diào)的工作職能。因此必須從規(guī)范性管理、做好服務(wù)管理建設(shè)以及提高工作效率幾方面展開。

4.1 日常工作中的規(guī)范管理與大局意識

繼續(xù)教育學(xué)院管理部門的設(shè)置比較精簡，一個部門對應(yīng)著行政機關(guān)的多個部門。在這種情況下，辦公室作為綜合性最強的部門，行政事務(wù)繁雜，要保證學(xué)院各項事務(wù)平穩(wěn)有序開展，各項工作有章可循，建立規(guī)范的行政管理制度是基本前提。此外，行使職能過程中辦公室工作人員，都應(yīng)該有大局意識，所有日常工作應(yīng)全力以赴完成。此外，對于那些不易分派或派不下去的工作，還有暫時無法確定分管部門或需要多個部門協(xié)調(diào)辦理的事項，辦公室都要理所當然、義無反顧地承擔(dān)抓緊落實處理，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，按照規(guī)范要求完成工作任務(wù)。此外，辦公室直接服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)班子和教學(xué)管理人員，承擔(dān)著溝通聯(lián)系的工作職責(zé)，工作涉及面廣，各方聯(lián)系比其他部門更多，理應(yīng)進一步發(fā)揮其橋梁樞紐作用，實行高水平的管理服務(wù)工作。

4.2 做好后勤服務(wù)管理工作

學(xué)院辦公室應(yīng)充分發(fā)揮積極能動性調(diào)動多方面資源，為各項教學(xué)工作提供更好的物質(zhì)和條件保障，是辦公室工作的重要內(nèi)容。作為教學(xué)管理工作的“大后方”，辦公室要與教學(xué)管理人員和培訓(xùn)開發(fā)人員保持溝通，急人之所急，想方設(shè)法為教學(xué)工作創(chuàng)造更好的條件。發(fā)揮后勤支持作用，積極整合教育管理和培訓(xùn)中需要的可利用資源，為終身教育提供服務(wù)。

4.3 開發(fā)數(shù)字化信息化平臺

要通過規(guī)范信息化的行政管理平臺建設(shè)、共享和整合學(xué)院各項管理資源，更好地利用信息化為終身教育服務(wù)，做好各類教學(xué)管理平臺建設(shè)和規(guī)范行政服務(wù)管理途徑的互通互動工作。

4.4 發(fā)揮辦公室應(yīng)對緊急事務(wù)的作用

辦公室作為學(xué)院對外聯(lián)系的直接窗口，其經(jīng)常要面對緊急突發(fā)事件，接收到緊急文件、緊急接待、緊急會務(wù)的情況很多，有時也會面臨比較急的后勤服務(wù)工作，面對這些緊急突發(fā)事項，辦公室要主動發(fā)揮應(yīng)急作用，做出迅速準確的反應(yīng)，組織相關(guān)部門要求，盡快提出解決方案，協(xié)調(diào)解決存在的問題，做好跟蹤落實及執(zhí)行的相關(guān)工作，確保各項緊急事務(wù)得到有效應(yīng)對和處置。

4.5 加強規(guī)范化管理

保證日常行政管理工作有條不紊地開展，規(guī)范化管理是首要條件和基本保障，學(xué)院辦公室要有規(guī)范性的辦事流程和管理制度，并對各類政策性文件，分門別類做好匯編工作，及時下發(fā)給各部門教學(xué)管理人員，盡可能讓各類規(guī)章制度深入到各教學(xué)管理部門中。

5 結(jié)語

綜上所述，繼續(xù)教育學(xué)院辦公室既承擔(dān)著傳統(tǒng)的行政職能，同時也要兼顧市場化的終身教育發(fā)展的服務(wù)管理，我們對自身管理工作有更明確的認識，才能為繼續(xù)教育事業(yè)的發(fā)展提供全方位的支持和服務(wù)。