全面預算管理信息系統的研發

何嘉樂

一、項目概述

自集團公司實施全面預算管理以來，公司一直沒有一個完善的管理平臺去支撐全面預算管理工作，手工搜集、整理、統計數據以編制預算是一項極為繁瑣和困難的工作，而且極為容易出錯，從而對公司整體的財務計劃甚至年度規劃造成不良的影響，經了解當前財務預算工作所面臨的問題和狀況之后，我們提出了研發全面預算管理信息系統的想法。

想法提出以后，我們充分與主管部室進行了溝通，一方面了解業務狀況，另一方面充分調研開發系統的可行性。確定想法可行后，我們具體布置了開發和運行工作，目的是研究一套完備的、高效的、便于使用的全面預算管理平臺，幫助公司財務主管部門科學地、方便地完成公司全面預算管理工作。

二、項目立項背景及必要性

全面預算管理出現于十八世紀，當時為了應對政府部門控制開支的需要，英國和美國先后出現了預算管理方式。

20世紀初，標準成本會計的出現，為企業內部推行預算管理奠定了基礎。

1921年，美國頒布《預算與會計法案》，進一步擴大了預算控制的思想。

1922年美國學者麥金西出版了《預算控制》著作，第一次系統地闡述了實行科學的預算控制方面的問題。

今天，美國的幾乎所有大型公司都運用了這一方法。

預算管理方法在我國是從中外合資企業開始的，我國在以往相當長的一段時間采用計劃經濟模式，預算管理沒有得到較好的發展，但隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，越來越多的企業開始學習和借鑒西方的預算管理模式。

2001年財政部發布了《企業國有資本與財務管理暫行辦法》，規定企業應實行預算管理制度。

2002年財政部又發布了《關于企業實行財務預算管理的指導意見》要求企業實行財務預算管理制度和辦法。

對于全面預算管理系統，目前較為知名的品牌有海波龍、易磐EP、東華厚盾等，金蝶、用友等知名的財務軟件廠商也有相關的產品推出。

盡管有了很多種預算管理軟件可供選擇，但是這些軟件并不能與公司的業務密切結合，不能滿足公司的預算管理需要。因此公司提出開發一套適合于公司本身的預算管理系統，根據公司的主營業務的特點，直接與公司的各系統對接，充分利用公司已有的系統的數據，避免數據孤島。

三、項目研究的技術路線和方法

采用調查法，對項目進行用戶的需求分析，采用如下的技術路線：需求調研——項目可行性分析——項目立項——項目計劃——項目設計——項目開發——項目測試——總結分析。

完成系統的開發要實現四個方面的核心內容，一是成本計劃與控制子系統的實現，二是收入統計子系統的實現，三是合同管理子系統的實現，四是匯票管理子系統的實現。由于要避免出現數據孤島，防止財務人員重復勞動，因此必須將成本系統及收入系統與現有計費和生產系統完成無縫連接，成本系統及收入系統從公司現有計費和生產系統中獲取即時數據。該接口的開發是系統開發的一個難點，由于受到異構的系統的制約，進行合理的數據設計及程序結構設計，保證數據準確及時是系統的一個難點。

四、研究內容和取得的成果

系統的開發分為四個子系統，成本計劃與控制子系統，收入統計子系統，合同管理子系統，匯票管理子系統。

預算管理對于我公司來說包括五方面的內容：吞吐量管理、財務收入管理、成本支出管理、投資收益管理、利潤總額管理，其中，最核心的部分就是財務收入管理和成本支出管理，因此，我們將成本管理的部分設計為成本計劃與控制子系統（簡稱成本計劃系統），收入管理的部分設計為收入統計子系統（簡稱收入系統），又因為合同和匯票管理在公司成本和支出管理過程中的重要性，單獨提取出該部分內容，分別設計為合同管理子系統和匯票管理子系統，這就是全面預算管理系統的設計思路。

系統采用CS結構設計，后臺采用ORACLE數據庫，使用Powerbuilder作為開發語言，采用自頂向下的設計方法進行系統設計。

由于開發人員不是足夠了解財務的預算管理的業務過程，因此我們進行了大量的，反復的調研，發現問題及時與財務磋商，研究解決辦法，在開發進度上，我們也采用了開發一塊功能，即由用戶先使用并協助測試的方式，這種方式保證了系統的問題能被及時發現、及時反饋、及時解決，這樣極大地縮減了開發周期，也增強了用戶對系統的了解，提高了用戶體驗，起到了非常好的效果。

收入子系統的系統流程是：公司計費人員收到交費方的預付款后，在系統中填寫一張預收單，注明預收單位、預收款及對哪條船進行的預收等信息，當該交費方的實際收費情況發生后（開完發票），計費人員在系統中創建一個關聯記錄，將實際發生的費用對應到該交費方的預收單上，由于該交費方的全部費用可能分為多次才能夠產生，因此交費方的預收單可能對應多個關聯記錄，直到實際費用全部產生。計費人員根據預收款和費用的記錄，確定該交費方該補費還是退費，并通知交費方辦理結費，填寫退費記錄或補費記錄。系統根據預收單，關聯記錄和退費、補費記錄生成對賬表。

成本計劃子系統的系統流程是：公司成本分為考核成本和非考核成本。考核成本的處理流程是公司計財部根據公司的成本項，每年年末制定下一年的各部門的成本計劃，由各部門通過系統進行年度申報，計財部在系統中對各部門上報的數據進行調整及審批，并結合集團指標進行調整，形成正式的年度成本計劃。每月月末，各部門以申報的年度成本計劃為基準，向計財部申報月度成本計劃，由計財部統一協調并進行審批，當考核成本發生支付時，由各部門在系統中填報支付記錄，記錄成本項的實際執行情況，計財部根據發生的實際情況，對各部門的成本指標做月度考核，以評價各部門的成本計劃執行情況。若各部門年初或月度申報的計劃額度不夠，可以通過系統向計財部發送計劃額度增加的申請，由計財部審批。對于非考核成本，由各部門直接填報非考核成本項的支付記錄。系統提供各種報表以便財務及其他部門查詢。

合同管理子系統是對公司的收入及成本方面的合同進行統一管理的系統，主要系統流程為：公司的合同歸口部門在系統中填報合同的信息，并上傳合同文件，當合同發生支付時，歸口部門指定該合同是對應成本系統里面哪個成本項的，隨后系統自動生成合同的執行記錄。

匯票管理子系統的設計期望從匯票的收入、支付、承兌等各個環節進行全面的管控。該系統的主要功能包括：匯票錄入及管理、票據自動篩選、匯票現金收入/支付比例控制、匯票貼現利息計算、自開匯票到期提醒等功能。系統主要流程為：財務人員將收取的匯票統一錄入到系統中，當發生支付時，系統協助財務人員選取最合適的匯票組合方案完成支付，并幫助財務部門對現金流進行管理。該系統的開發應用確保考評結果的及時性、可靠性，為公司全面預算管理提供了科學的評價結果，為增強經濟活動的計劃性和預控性，規范公司整體預算的編制、調整、執行和管理，健全完善預算考核機制提供了保證，全面提升了公司的預算管理水平。

五、系統的應用前景分析

我們在開發系統時，便將該系統目標定義為建立一套適合于港口企業的、高效的、科學的、全面的管理系統，最重要的一點是適用于公司業務，便于公司業務的進行，避免數據的重復采集和錄入，比如發票信息，如果采用外購的現有系統，這些數據全都需要人工輸入到系統中，會出現大量的重復錄入的情況，我們通過自己的系統，開發了數據接口，經過接口處理以后數據直接導入到系統，保證了數據和程序的準確性，因此該系統在港口企業內有不錯的應用價值。