淺議檔案規(guī)范化管理工作

劉彩霞

檔案工作規(guī)范化管理是檔案管理現(xiàn)代化的要求，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。工作實(shí)踐表明，文書處理工作與檔案工作性質(zhì)不同，都具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同行的工作指導(dǎo)思想，把好文書處理工作規(guī)范化的人口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。

一、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)性前提是----做好公文制發(fā)

眾所周知，文件是檔案的前身，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。文書與檔案在形成和作用上相互影響、相互制約，由于文書與檔案屬于同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段，所以各個(gè)時(shí)期文書質(zhì)量高低又直接決定和影響著后一階段檔案的作用和價(jià)值的大小、質(zhì)量的高低。譬如文書的書寫材料、記錄方式、處理質(zhì)量，以及齊全、完整與否等，都直接影響著其轉(zhuǎn)化為檔案后的“命運(yùn)”，可以說，有什么樣的文書材料，就有什么樣的檔案。反過來，后一個(gè)階段的檔案又對前一階段的文書有反作用，它可以通過檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用等諸環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)文書工作階段的成效與不足，對未來的文書發(fā)展相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生影響，使之改進(jìn)與提高，以便現(xiàn)行作用已經(jīng)消失但仍有憑證與查考價(jià)值的文書材料，得以長久保存于世。所以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化的質(zhì)量問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排， 左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。 三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在 “以我為主” 原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹 “以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

三、案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范。

四、建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，我們要采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊 ，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了機(jī)關(guān)單位檔案管理方法和程序檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案實(shí)行實(shí)時(shí)控制成為可能。

五、引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源

現(xiàn)在各級檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞單位的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前本單位改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次編研成果，滿足利用需要。隨著各級政府對檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。

六、應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對現(xiàn)行文件的檔案管理

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代杜會(huì)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是機(jī)關(guān)單位管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索，統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括： 其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)據(jù)，庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

由子現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各單位應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。 不管任何單位應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。