淺議檔案規范化管理工作

劉彩霞

檔案工作規范化管理是檔案管理現代化的要求，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化的重要基礎工作。工作實踐表明，文書處理工作與檔案工作性質不同，都具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化與檔案工作規范化同行的工作指導思想，把好文書處理工作規范化的人口關，做好實現檔案工作規范化的基礎工作。

一、推進檔案工作規范化的基礎性前提是----做好公文制發

眾所周知，文件是檔案的前身，文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，檔案由公文轉化而來。文書與檔案在形成和作用上相互影響、相互制約，由于文書與檔案屬于同一事物的兩個不同發展階段，所以各個時期文書質量高低又直接決定和影響著后一階段檔案的作用和價值的大小、質量的高低。譬如文書的書寫材料、記錄方式、處理質量，以及齊全、完整與否等，都直接影響著其轉化為檔案后的“命運”，可以說，有什么樣的文書材料，就有什么樣的檔案。反過來，后一個階段的檔案又對前一階段的文書有反作用，它可以通過檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用等諸環節，發現文書工作階段的成效與不足，對未來的文書發展相關的各項活動產生影響，使之改進與提高，以便現行作用已經消失但仍有憑證與查考價值的文書材料，得以長久保存于世。所以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化的質量問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排， 左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。 三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化的重要環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化的最大問題。實現檔案工作規范化檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在 “以我為主” 原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹 “以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化管理奠定堅實的工作基礎。

三、案卷質量是推進檔案工作規范化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范。

四、建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，我們要采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊 ，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了機關單位檔案管理方法和程序檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案實行實時控制成為可能。

五、引入現代化手段，主動開發檔案信息資源

現在各級檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞單位的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前本單位改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次編研成果，滿足利用需要。隨著各級政府對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。

六、應用計算機技術對現行文件的檔案管理

現行文件應用計算機技術是現代杜會加強各項管理所需要的，是機關單位管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索，統計及借閱等業務職能。主要包括： 其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數據，庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

由子現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各單位應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。 不管任何單位應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。