新形勢下機關(guān)干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀及對策

王帥

摘 要：機關(guān)干部人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，干部人事檔案資料是了解和考察干部的重要參考依據(jù)，也是維護(hù)干部權(quán)益的有力憑證，同時，干部人事檔案對監(jiān)督和規(guī)范干部工作和自身行為有重要作用。因此，管理好機關(guān)干部人事檔案具有重要意義。新形勢下，機關(guān)干部人事檔案管理工作面臨著新環(huán)境、新挑戰(zhàn)，如何實現(xiàn)機關(guān)干部人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，促使檔案管理工作符合現(xiàn)代化發(fā)展新要求顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：機關(guān)干部；人事檔案；對策

一、當(dāng)前機關(guān)干部人事檔案管理工作中存在的問題和不足

（一）對檔案管理工作重視不夠

一是由于檔案管理工作的特殊性，部分工作人員對檔案管理重視程度不夠，簡單的認(rèn)為只要保管好檔案資料，方便查閱、應(yīng)付好上級檢查即可，忽視了檔案管理的重要性，對上級安排落實不到位，各項制度機制更是沒有落到實處。二是檔案管理人員素質(zhì)不高，部分單位沒有配備專業(yè)管檔人員，對管檔工作業(yè)務(wù)不熟練，在整理檔案過程中，對檔案材料審核不細(xì)致，導(dǎo)致檔案信息真實性不高，同時，檔案材料造假、摻假現(xiàn)象普遍存在。管理人員對材料的分類及整理能力較差，忽略部分重要材料，摻雜部分不必要資料，檔案資料雜亂無章，致使檔案管理工作不規(guī)范、不嚴(yán)密，嚴(yán)重影響檔案管理水平。三是檔案工作因循守舊，缺乏創(chuàng)新意識，在高速發(fā)展的新時代面前，檔案管理工作缺乏與時俱進(jìn)、改革創(chuàng)新的前瞻性，對干部的人事檔案資料僅僅是紙質(zhì)化的梳理、歸檔、保存，而忽視電子檔案的完善，檔案管理數(shù)字化、信息化不強，保存手段簡單化、單一化。

（二）檔案管理制度機制不健全

未能認(rèn)真貫徹落實省、市制定的規(guī)范檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理工作混亂無序。一是有的單位在檔案收集、檔案整理、檔案保管等方面不夠明細(xì)，缺少可操作性和有針對性的分類方法，歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)模糊，存在重要資料未入檔，人事資料有缺漏等問題。二是缺乏更加完善的管理體系，在歸檔工作中不能發(fā)揮引導(dǎo)作用，相關(guān)歸檔制度體系得不到充分利用，同時，歸檔工作執(zhí)行過程中缺乏標(biāo)準(zhǔn)化體系，導(dǎo)致操作人員在歸檔時不規(guī)范，隨意引用檔案資源。三是管檔人員職責(zé)權(quán)限不明確，缺乏完備的權(quán)責(zé)體系。上級管理人員忽視檔案管理工作重要性，未認(rèn)清自身崗位職責(zé)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理不明確，對工作任務(wù)的安排較隨意，而檔案管理工作執(zhí)行者未遵從認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則，工作中不嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，出現(xiàn)問題未及時向上級反映，檔案資料的完整性、真實性、安全性難以保證。

（三）檔案管理經(jīng)費投入力度不足

一是人力方面。檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏相關(guān)的選拔任用機制，又缺少相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在管檔人員能力業(yè)務(wù)培訓(xùn)上投入不足，多是未經(jīng)培訓(xùn)或無證上崗。二是設(shè)施方面。檔案管理軟硬件不夠健全，組織網(wǎng)絡(luò)不完善，難以適應(yīng)新形勢和工作需要，檔案資料保存環(huán)境不達(dá)標(biāo)，有的單位沒有獨立的檔案室，檔案資料隨處放，或者存檔設(shè)施設(shè)備簡陋，科技設(shè)備滯后，檔案資料的完整性、安全性得不到保障。三是宣傳方面。檔案管理工作宣傳力度不大，內(nèi)部工作人員缺乏檔案概念，自我管理、收集和利用檔案資料意識不強，工作創(chuàng)新性意識薄弱，尚未營造出全員參與、嚴(yán)格歸檔、整檔的良好氛圍。宣傳不到位，致使檔案工作涉及面窄，社會影響度不大，查檔人員對查閱檔案資料程序不了解，缺乏相關(guān)知識的引導(dǎo)，檔案資料的保密性得不到保障。

二、新形勢下機關(guān)干部人事檔案管理應(yīng)對措施

（一）提高認(rèn)識，高度重視

一是提高重視程度。積極認(rèn)真落實上級各項政策，將檔案管理事業(yè)放在重要位置，擺上各級各單位部門會議議程，同時，把檔案管理工作納入年度考核重要內(nèi)容，完善獎懲制度，全方面提升檔案管理工作的重要性。建立健全檔案管理崗位責(zé)任制，明確各級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任及相關(guān)責(zé)任人，做到各負(fù)其責(zé)、各盡其職。二是提升整體素質(zhì)。提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，大力開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實提高業(yè)務(wù)培訓(xùn)質(zhì)量，不斷提升工作人員管理能力與業(yè)務(wù)水平。三是創(chuàng)新工作形式。隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作也應(yīng)不斷適應(yīng)新形勢的發(fā)展，應(yīng)創(chuàng)新工作模式，在現(xiàn)有的紙質(zhì)化檔案資料保存的基礎(chǔ)上，充分利用電子化平臺，對檔案資料進(jìn)行處理和保存，不斷加強檔案管理的及時性、安全性。

（二）完善檔案管理工作機制

為了確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化，就必須完善檔案管理各項制度機制。無規(guī)矩不成方圓，建立健全檔案管理規(guī)章制度意義深遠(yuǎn)，規(guī)章制度的制定對檔案管理工作起到重要的監(jiān)督制約作用。首先要建立檔案管理人員選拔任用制度，重視管檔人才的選拔，評選高素質(zhì)人員。在選拔人才時，做到擇優(yōu)錄取、競聘上崗，避免錄用人員素質(zhì)層次不齊的現(xiàn)象，從而提升管檔人員整體檔次；其次要完善責(zé)任制度，明確責(zé)任分工，將任務(wù)落實到個人，做到有責(zé)必履，失責(zé)必究。嚴(yán)格規(guī)范工作交接，做到上通下達(dá)，確保檔案資料的連續(xù)完整；同時，要建立完善的考核機制，提高管檔人員執(zhí)行力。“一分部署，九分落實”，任何決策如果得不到及時有效的落實，那只能是紙上談兵，要將工作落到實地，完善的考核機制是關(guān)鍵。要樹立典型，對工作積極的人員加以獎勵。

（三）加大資金投入力度

一是增加業(yè)務(wù)培訓(xùn)經(jīng)費。重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并加強學(xué)習(xí)考核結(jié)果，定期開展現(xiàn)場或視頻教學(xué)、集中培訓(xùn)，參觀考察，討論交流等形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，提升管檔人員業(yè)務(wù)能力和水平，增強管理人員整體素質(zhì)。及時引入檔案管理先進(jìn)思想理念，淘汰落后的檔案資料的機械化整理，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的智能化、電子化，從而提高工作效率。二是增加宣傳經(jīng)費。檔案管理工作之所以不被重視，根本原因是宣傳力度不夠，管理人員對歸檔、管檔工作不重視，查檔人員對檔案資料查詢流程不明晰，種種原因?qū)е聶n案工作被忽略。不斷加大宣傳投入，積極拓展宣傳思路和方法，可依托媒體宣傳、開通宣傳欄、政務(wù)公開欄、宣傳小冊子等宣傳載體，開展多層次、多渠道、多形式的宣傳教育，轉(zhuǎn)變思想觀念，讓檔案管理事業(yè)的意義深入人心。三是增加設(shè)施設(shè)備經(jīng)費。增加檔案管理設(shè)備投入力度，完善檔案室建設(shè)，保證檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)性、安全性、規(guī)范性。完善辦公條件，增加現(xiàn)代化檔案裝具、先進(jìn)設(shè)施設(shè)備的配備，實現(xiàn)管檔工作職能科室集中辦公，落實專用檔案庫室，進(jìn)一步滿足新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要，同時借助新軟件、新技術(shù)，不斷推進(jìn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享。