談強化人事檔案管理的措施

王心俐

摘 要：隨著社會主義市場經濟的發展及我國人事干部制度的變革，人事檔案管理過程中出現了許多不適應社會發展的新問題，要做到開發人才、使用新人才、進行人才預測，提升組織工作水平，就應該做好人事檔案的管理工作。

關鍵詞：人事檔案;措施

市場經濟的發展導致人力資源流動市場的開發壯大，流動人員越來越多，給我國人事檔案管理帶來了挑戰。人才競爭加劇，“棄檔、擅自建檔、造檔”現象層出不窮;人事檔案真實性難以保證，檔案可信度降低;歸檔材料信息不完整，轉遞歸檔制度不完善;個人檔案公民缺乏知情權等等。這些問題有愈演愈烈之勢。

一、完善人事檔案管理體系 強化人事檔案管理

從新中國成立至今，在這幾十年的時間里，黨和國家制訂了一系列的條例、規章和辦法，對人事檔案的收集、歸檔、整理、轉遞、利用作出了嚴格的規定，可以說我國人事檔案的管理制度體系已經具備了初級的層次，即有國家、地方、行業、部門的制度等。即使這樣，目前我國的人事檔案制度還相應存在一些問題，如封閉式的人事檔案管理制度缺乏必要的“人性關懷”，忽視其相對人的合法權益，如知情權、申訴權、隱私權等，管理過程中也出現了以系列問題，如“人檔分離”問題、個人攜檔問題、擅自建檔問題等。因此要在社會主義市場經濟發展的大背景下，完善人事檔案管理制度體系，只有建立嚴密、科學、合理的人事檔案管理制度，才是確保人事檔案管理工作正常進行的根本保證。

二、淡化人事檔案的“憑證功能”，強化信息服務功能

就我國目前人事檔案的內容來看，存在著內容貧乏，個性信息缺乏問題，尤其是個性反應不夠具體，動態業績記錄較少，忽視了個人的變革創新精神的記載和評價，很難滿足當今信息社會的發展要求，因此要創新人事檔案的內容。創新人事檔案的服務內容就要改變人事檔案“千人一面”的狀況，要根據人員的多元化，對人事檔案實行不同的檔案內容收集和管理標準，在人事檔案中增加反映個人綜合能力、素質、業績的材料，把人事檔案建設與建立市場經濟條件下的個人信用聯系起來，以憑證部分、職業生涯、職業能力和個人信用記錄作為人事檔案的主要內容。

三、加強檔案教育，提高人事檔案管理人員的專業水平

目前社會上對檔案人員的專業培訓名目繁多，大都是短期的理論培訓，不能真正提高專業能力。許多國家在員工培訓方面都采用“教育休假制”來實施作為終身教育戰略的回歸教育，以便使員工的知識技能得到不斷更新。我們認為，這樣的制度可以引入我國檔案行業中來，結合我國檔案工作和檔案工作人員的實際情況，建立健全針對檔案人員教育培訓的一套規章制度。一方面，可以保障檔案工作人員接受繼續教育的基本權利，為個人發展提供一定的空間，滿足個人發展的需要;另一方面可以使檔案部門人力資源的質量得到不斷提升，推動檔案工作更好的發展。

四、加強檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

我國的人事檔案管理主要依據《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》和其他人事管理制度進行規范和管理的。檔案行政管理部門在檔案管理中的地位是“國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調”和“同級檔案行政管理部門的監督、指導”。人事檔案的所有權歸國家，檔案行政管理部門應依法使其管理職責，從保護檔案國家所有權的高度充分重視對人事檔案的管理。檔案行政管理部門可以從行政監督和行政執法兩個途徑來加強對人事檔案的管理。行政監督就是檔案行政管理部門要發揮其行政監督功能，如在人事檔案管理方面涉及領導干部有嚴重違法亂紀行為時，檔案行政管理部門要行駛其監督權力;行政執法就是對人事檔案管理領域中的違法行為，檔案行政管理部門可以通過設立的執法監督檢查機構或檢查員進行行政執法，可以簽發《檔案執法監督檢查通知書》或《違法行為處理通知書》，督促對其所屬的且對違法行為有直接負責的主管人員或者其他責任人員給予行政處分，這是目前檔案行政管理機關在人事檔案管理中發揮作用的有效途徑。

五、建立信息社會化、開放式的人事檔案管理模式

一是加快人事檔案數據庫建設，實現人事檔案的信息化管理。建立人事檔案信息數據庫，包括文字和多媒體信息數據庫。文字數據庫要涵蓋人員各方面的綜合信息，如個人自然情況、工作情況、職稱職務情況、工資情況、學歷教育情況等。多媒體數據庫包括圖像和視頻數據庫，從數據源的采集到后期制作，都能將文字圖片、聲像資料轉化為檔案材料，實現人事檔案查找、借閱、歸檔、統計等日常工作的自動化處理。

二是加快網絡化管理體系建設，實現人才資源共享。要達到信息共享就要建立統一的信息系統和標準規范的人事檔案管理軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級無法溝通和共享。以地市級建立局域網效果最佳，市與各縣、區主管局和基層相連，形成網絡系統，實現人才信息的大面積資源共享。

三是在建立人事檔案數據庫和網絡管理系統的基礎上，構建國家人事檔案中心。構建人事檔案中心是根據“統一領導，分級管理”的原則，在一定的區域內（省或縣）設立各級國家人事檔案中心，集中管理該地區的人事檔案;各單位、組織、團體等人事檔案由該地區的國家人事檔案中心統一管理;人事檔案在各級國家人事檔案中心流動、傳遞;各用人單位按期把要歸檔的人事檔案材料按國家規定遞交各級國家人事檔案中心，由人事檔案中心按一定標準統一管理，并為各單位提供人事信息和人事材料憑證。

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