外協業務管理和審計

賁慶玲

【摘 要】隨著我國國民經濟的快速發展，企業之間的競爭越來越激烈，外協業務多存在于制造業企業，加強外協業務的管理會減少企業設備、場地等資本的占用，縮短工期，提高質量，內部審計是促進企業外協業務管理提升的“助推劑”。

【關鍵詞】外協業務；外協；管理；審計

作為生產制造企業運營的一個重要工作，外協管理在當今企業發展中的作用有了更加明顯的體現，想要使外協管理的價值和作用最大化，就必須對外協管理的幾個重要因素有明確的了解，對此有著深刻的認識，就企業生產外協管理中的幾個重點工作，做了深入的分析和探討。

一、分析研究影響外協管理水平的因素

按照因果關系，分析影響外協管理水平的因素不外乎有人、設備、材料、方法、環境五大因素。

1.人。人是最重要的因素，人的素質、水平的高低直接影響外協管理水平，這不是本文重點考慮的問題；

2.設備、材料。設備、材料在一定時間段內對外協管理水平的影響變化不大；

3.方法。這里的方法主要是外協管理所依據的管理制度，所使用管理方法。方法是否得當，執行是否到位對外協管理水平將會產生很大的影響；

4.環境。這里的環境包括兩部分：①外協人員做外協項目時所處的工作和生活環境；②外協管理人員的工作和生活環境。這兩部分都直接影響外協管理水平，并相互作用，彼此影響，但管理人員的工作和生活環境在一段時間內保持相對穩定。由上分析得出，我們應該把外協管理所依據的管理制度、所使用的管理方法和外協人員做外協項目所處的工作、生活環境作為主要問題來研究分析，制定出對策，提高外協管理水平。

二、外協業務的審計重點及方法

內部審計的目的是查錯防弊，提高管理水平。結合外協業務管理過程的控制點，審計應當關注兩方面。

1.檢查外協業務制度的完善性

要求被審計單位介紹外協業務管理的情況，了解哪些業務外協，通過什么方式管理等，以便更好地理解外協業務管理制度，理解業務的實質。要求被審計單位提供外協業務管理相關制度，認真閱讀制度條款。閱讀的同時，分析與判斷制度中對物資出庫及回收的相關規定是否完善，物資回收時是否有檢驗要求，是否設置臺賬等。檢查制度對物資價格的確定是否有具體規定，什么情況下需要詢比價確定價格，什么情況下需要招投標確定價格，什么情況下需要成本加成法確定價格。摘錄或標注與控制節點相關的重要規定，作為抽樣檢查的依據。如果制度存在漏洞或者不完善，摘錄并記錄，作為問題點向被審計單位提出，要求被審計單位修訂補充。

2.抽查外協業務的實際管理情況是否與制度規定一致

檢查資料：外協費用明細賬、出門證、外協業務臺賬、外協業務合同、詢比價或招投標記錄。

（1）符合性測試。財務部門的外協費用明細賬可以作為測試的抽樣總體。從外協費用明細賬中抽取幾筆樣本，抽樣時注意不同的供應商、不同的業務均抽1-2筆，檢查這些樣本自業務開始至業務結束是否完全遵循了公司的規定。①業務性質檢查。檢查這些抽樣是常規外協業務還是臨時外協業務。對于常規外協業務，檢查產品設計物料清單是否標明；對于臨時外協業務，檢查外協的審批過程是否完善。②出門證檢查。檢查這些抽樣是否有出門證；檢查出門證是否有規范的簽字：保管簽字出庫、責任人簽字批準、提貨人簽字提貨；內容是否完整，即部件的描述、數量、提貨單位信息是否完整。③結算單檢查。檢查樣本是否有結算單；核對結算單的數量單位是否與出門證一致，回收的數量是否與出門證一致；檢查物資回收是否有質檢人員檢查；檢查結算單的價格是否與合同一致；檢查合同價格是否與招投標詢比價的結果一致。④外協業務臺賬檢查。檢查樣本的出庫與回收是否在外協業務臺賬中進行了恰當的記錄。如果上述檢查的結果均符合制度規定，那么可以判斷該公司的外協業務管理良好，其內部控制的有效性可以信任。如果有的樣本在某些控制點的檢查結果不符合制度規定，需要針對這些控制點向責任人詢問產生問題的原因，進行進一步的檢查，確認解釋的合理性，尋找解決問題的方法，向被審計單位提出審計建議。

（2）實質性測試。針對符合性測試中發現的問題點，擴大抽樣范圍，進行進一步檢查。問題嚴重且條件允許的情況下，可以對外協業務進行全面檢查。如果審計過程中發現被審計單位沒有外協臺賬，日常管理中也不核對出門證與結算單，存在外協費用結算嫌疑的，可以對某一項或某幾項外協業務進行全面檢查。①要求被審計單位提供與抽樣業務相關的所有出門證與結算單。核對出門證與結算單，檢查是否存在沒有出門證但結算加工費的情況，如果有，可能是多結算的加工費，需要被審計單位責任人對該筆加工費進行解釋。檢查是否存在有出門證無結算單的情況，如果有，可能是沒收回的物資，也可能是物資被私自賣出。需要結合對外協供應商處存放物資的盤點結果做出判斷。如果有出門證無結算單的物資名稱與數量與外協供應商處的庫存一致，則審計結果正常。如果有出門證無結算單的物資名稱與數量與外協供應商處的庫存不一致，需要被審計單位責任人對差異部分做出解釋，審計人員根據解釋做出進一步的分析判斷。②核對結算單與財務外協費用明細賬。如果財務外協費用明細賬的結算金額大于結算單的金額，可以判斷存在外協費用多結算的嫌疑，需要責任人員進一步解釋。如果財務外協費用明細賬的結算金額小于結算單的金額，進一步檢查是否存在外協費用發票沒入賬，還是有的已回收的外協業務沒有開發票，如果是這兩種情況，責任人員應能快速清晰地告知結果。如果不能，說明責任人員的工作不嚴謹。如果這些檢查中各方數據均能核對一致，只能說明被審計單位管理存在漏洞、存在風險，但沒造成實際損失。如果檢查中確認多結算了加工費，實質上就增加了產品成本。

結語

外協業務的審計工作細致繁瑣，需要審計人員了解業務、熟悉業務，才能更好地開展審計，為業的管理提升提供切實可行的建議。

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（作者單位：中國電子科技集團公司第四十九研究所）