淺析事業單位檔案管理工作中的人性化管理

劉美紅

摘 要：傳統的檔案管理模式是物本管理，檔案員工作重點在于整理、保管檔案和日常利用工作，而在建設和諧社會的今天，檔案工作的核心應該轉到服務上來，其目標是讓利用者滿意，確立以人為本的服務理念，更新服務觀念，最大限度地滿足利用者的需求。從管理與服務的內涵出發，人性化要求符合人的需求的行為，人事檔案人性化管理與服務是上級和下級之間，檔案員和使用者之間在檔案工作中的互動形式。一方面，以尊重、關懷使用者為宗旨，與使用者進行心貼心地溝通、交流，建立相容、平等、互利的關系，創造和諧、溫馨的文化氛圍；另一方面，任何一個組織都是一個有機的整體，組織中各個部門之間相互協作、配合才能正常運轉，檔案工作中的人性化管理與服務能夠在組織機構的運轉中發揮潤滑作用，使組織的正常功能得到高效發揮。

關鍵詞：事業單位；檔案工作；人性化；管理方法

前言

隨著社會經濟的快速發展，人們的活動領域也在不斷的擴展，檔案種類在增加，這也給檔案的管理提出了新的要求，現代管理體制的出現給了檔案管理一些好的建議，要不斷的改善檔案工作者的工作環境與設施建設，這樣檔案管理工作人員才能夠提高工作效率，也能夠推動檔案事業的順利發展，在事業單位中有很多比較重要的文件與資料，這些資料都需要進行很好的管理，如果出現了丟失的現象，那么就會造成重大的損失，因此政府以及各個部門都要高度的重視，本文就對事業單位檔案工作中的人性化管理方法進行簡要的分析。

1檔案工作中的人性化管理分析

人性化管理是一個動態發展的過程，也是由科學演變而來的一種新的管理理念，主要是不斷的挖掘出和調動人的積極性，這是最主要的任務之一，檔案工作要建立在充分的信任人、尊重人的基礎上，具體可以體現在三個方面，包括檔案人員的素質比較低、服務質量差、獎懲制度等，還包括要改善檔案工作環境以及進行更加基礎化的工作建設。利用人性化的管理模式能夠正確的處理人與其他生產要素之間的關系，也更加重視人的智慧與能力，這對人們以后的發展有著決定性的作用，將人的發展作為關于人的科學理念，這是一個將個體作為關注中心、控制、調整與管理整個組織的關鍵，還能夠調整人的積極性，這是整個管理工作的根本所在。首先需要注意的就是管理方式的改變。傳統的管理方式是將人作為經營的方式，但是在人性化的管理中，應該是讓人來實現管理目的，不斷的進行自我實現，將人的需求作為管理的核心部分，能夠不斷的促進人進行學習與發展，讓人們都能夠擁有更多的知識。管理制度的柔化。柔性的管理方式主要是依靠員工的心理特點，這些員工從內心深處就具有創造性，因此也會有明確的驅動性，工作開展的靈活度更高，那么就能夠將責任劃分的更加清晰，也應該發揮出高效的優勢，從而為各項業務的順利進行創造有利條件。管理人員的素質提高。檔案管理是建立在一些不同的制度上的，檔案人員的素質應該要進行不斷的提升，可以通過崗前培訓、業務培訓、外出學習等方式來提高，讓檔案人員都能夠擁有一定的服務意識與服務禮儀，在對待用戶以及待人接物上也要足夠禮貌、說話要和氣、態度要和藹，這些內容也能夠從很大程度上提升服務的價值，直接反映出職員的職業素養與道德水平。

2淺析事業單位檔案管理工作中的人性化管理策略

2.1對管理理念進行改變

在原有的檔案管理過程中，檔案的價值往往不能夠得到體現，人們對檔案的關注度也不高，而這種現象一直都影響著檔案管理工作的進行，在人性化管理的過程中，應該將重心朝著人的方向進行轉移，在檔案管理工作中需要注意，體現出檔案的真正價值，并將其應用到實際中，為此檔案工作人員要將人性化的特點融入到管理工作中，服務導向也要求檔案人員將現實的需求作為最主要的部分，能夠不斷的發掘現實服務對象需要的是什么，同時作為檔案管理人員應該憑借自身的專業知識，來幫助使用者準確的表達自己的需求，例如在事業單位職工的人事檔案中就保存著上級的相關資料，這樣不是很方便于隨時的查閱，這時候事業單位應該與人事單位進行一定的溝通與連接，不斷的為技術人員建立檔案、學歷、職稱、獎懲等信息資料，或者可以保存一份人事檔案材料以及復印件，能夠及時的提供信息查詢服務[1] 。

2.2發展空間的不斷拓展

單位內部成熟的員工可以有一定的自我管理空間，管理界有句名言：“最好的管理就是不管理”，如果檔案管理員的工作能力水平到了管理者無需操心的水平，很多事可以信任放手去做。現在歐美的企業都講彈性工作時間，更加自由的工作空間，像微軟的辦公室設計居然有自上而下的滑梯，給員工自由自在創造空間，當然我們的科室不可能像企業那樣風格靈活，但是辦公環境，人文環境都可以更人性化一些，這也是提高效率的手段之一。

2.3歸檔方法的改進

檔案信息的類型與種類是多種多樣的，在檔案工作中主要就是為了將這些內容進行記錄與管理，還要將這些依據都保存下來，這樣產生的價值才是最大的，也能夠在進行歸檔的時候從人性化的角度上來對具體的方法進行處理，例如在進行人事檔案管理的時候，要多收集個人的信息，收集的方式也要讓當事人知道，或者利用其它的方式來告知當事人，及時的建立起人事檔案的主要內容與程序，當事人應該明確的知道個人檔案的建立、利用情況，如果當事人有任何的需求就可以及時的進行查詢，這樣就消除了使用者對人事檔案的神秘感，能夠更好的發揮出人事檔案的具體作用，對以后的檔案管理也有很好的作用。

2.4運用現代信息技術

隨著計算機技術的飛速發展，文檔檔案管理工作的重要性逐漸被淡化，機械化產生的機器依賴，使得原有工作人員不能很好適應計算機的應用。因此，人性化服務落于空談[2] 。同時，現在的科學研究工作也存在急于求成的現象，對于資料的查詢不夠重視，由此導致檔案管理工作的氛圍淡漠，工作弱化，管理方式不易更新，在整個社會工作中出現邊緣化危險。隨著全球化的擴展，人們的社會生活和活動領域也越來越大，檔案的種類和數量急劇增多，這就要求檔案管理重新審視自身的價值和作用，增強自信和管理自信，不斷改善檔案工作者的工作環境和基礎設施，提高檔案管理工作者的工作效率，推動檔案事業的發展。人性化管理作為一種嶄新的、合理的管理形式必將在檔案工作中開花結果。

2.5工作環境的優化

優化檔案管理工作的工作環境是十分有必要的，讓工作人員能夠在舒適、健康的環境中工作，這樣工作的效率也會更高。在工作環境的優化方面，主要是可以分為兩個部分，即內部環境的優化以及外部環境的優化，外部環境優化主要是對工作環境的改善，這樣能夠形成更加人性化的氛圍，也能夠在外部環境上進行及時的增添，或者加入一些較為人性化的設施，檔案管理人員的工作效率也要進行提高，在內部的環境主要是指精神范圍，能夠在具體的工作中加入更多人性化的部分，讓檔案管理工作中的查詢、借閱制度都有個性化的特點，也能夠更加的如何當前社會的發展與進步。

總結

綜上所述，主要對事業單位檔案工作中的人性化管理方法進行分析，可以看出，信息時代下檔案管理工作與人們生活更加緊密，檔案的形式與種類是多種多樣的，在這樣的條件下檔案管理工作面對的壓力更大，應該多促進檔案管理工作的理念改進與創新，在人性化的前提下打造一種科學的、合理化的檔案管理理念，并在管理模式上進行系統的調整，當然還要適當的對工作環境進行改變，再加上管理人員思想方面的調整，就能夠讓管理工作朝著更高的方向前進，相信我國事業單位檔案工作會發展的更好。

參考文獻：

[1] 馬力媛.探析人力資源管理中如何做好人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（7）.

[2] 王晶.淺析事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].科技經濟導刊，2016（4）.

（作者單位：青州市醫療保險中心）