構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理精益化模式的探討

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山西介休義棠倡源煤業(yè)有限公司 山西介休 032000

企業(yè)實(shí)現(xiàn)精益化管理是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的根本要求，更是實(shí)現(xiàn)科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展的必由之路，而檔案管理是企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，因此，將精益化管理思想融入到企業(yè)檔案管理中去，是企業(yè)全面實(shí)現(xiàn)精益化管理的重要舉措。如何構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理精益化模式則是當(dāng)前的重要課題。筆者從完善管理方式、提升服務(wù)質(zhì)量和提高檔案信息化水平等方面來展開探討。將精益化管理模式應(yīng)用于檔案管理的本質(zhì)在于，需要提煉出該管理模式的主要思想和核心理念，使其成為完善和優(yōu)化企業(yè)檔案管理的方法論指導(dǎo)。

1 企業(yè)檔案管理中的問題

1.1 對檔案文件管理的關(guān)注不夠

隨著中國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，企業(yè)之間的競爭日趨激烈。公司對在企業(yè)檔案文件管理工作中不賺錢的檔案文件管理工作不夠重視，在人員配置上都是相當(dāng)匱乏的，從而導(dǎo)致在企業(yè)檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種漏洞，如：檔案丟失、信息泄漏、檔案破損嚴(yán)重等[1]。

1.2 資金投入短缺

由于市場競爭激烈，企業(yè)面臨巨大經(jīng)營壓力，其降本增效，開拓市場必然成為企業(yè)各個(gè)層面的首要任務(wù)，進(jìn)而重效益輕檔案意識(shí)進(jìn)一步蔓延。由此帶來企業(yè)對檔案管理和保護(hù)的重視不夠，投入資金非常有限，甚至出現(xiàn)資金短缺，管理的設(shè)備和手段欠缺，不能有效發(fā)揮檔案資源的重要作用。

1.3 檔案管理信息化水平還需進(jìn)一步提高

隨著企業(yè)日益發(fā)展壯大，所產(chǎn)生的檔案越來越多，而現(xiàn)代企業(yè)的檔案當(dāng)前主要是電子與紙質(zhì)文件材料同時(shí)保存，而紙質(zhì)檔案需要大量人工手工整理操作。這種檔案管理模式會(huì)加大人力物力的投入，增加工作的重復(fù)性，降低工作的效率。因此，檔案管理與當(dāng)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，全面提升檔案管理信息化水平尤為重要。

2 企業(yè)檔案管理精益化模式的實(shí)施策略

2.1 建立完善的企業(yè)檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)崗位職責(zé)

任何企業(yè)想要提高檔案文件管理水平，首先必須建立一個(gè)完善的企業(yè)檔案文件管理系統(tǒng)，并制定良好的檔案文件管理制度。這就要求企業(yè)檔案管理方式的更新和管理水平的提升都必須要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟科學(xué)技術(shù)前進(jìn)的步伐，建立和現(xiàn)代企業(yè)檔案管理相適應(yīng)的檔案管理體系。同時(shí)檔案管理部門還需要明確檔案管理人員的工作職能，并將檔案管理和檔案管理人員的績效考核掛鉤，這樣才能夠有效提升檔案管理工作的水平。另外，企業(yè)的檔案管理工作還必須要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，并結(jié)合公司自身的開發(fā)需求，為企業(yè)開發(fā)相適應(yīng)的檔案文件管理系統(tǒng)，這需要企業(yè)檔案文件管理人員在工作中遵守“統(tǒng)一控制，分層管理”的原則。在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中需要將檔案管理工作的實(shí)效性放在首位，并嚴(yán)格按照相關(guān)的管理體系執(zhí)行檔案資料的收集、保管、保密和存儲(chǔ)等工作，從而確保企業(yè)的檔案資源能夠得到最大價(jià)值的利用[2]。

2.2 建立企業(yè)檔案安全保障系統(tǒng)

（1）繼續(xù)加強(qiáng)檔案的物理安全保障。在新時(shí)代現(xiàn)代檔案管理中，仍是企業(yè)檔案管理的重要安全保障措施。應(yīng)重視檔案安全應(yīng)急管理制度建設(shè)，確保在緊急狀態(tài)下有協(xié)調(diào)機(jī)制，把損失降到最低限度。對于涉及國家秘密的企業(yè)，應(yīng)綜合運(yùn)用各種技術(shù)手段確保檔案的安全保密。（2）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障。隨著新時(shí)代大數(shù)據(jù)的來臨，企業(yè)檔案管理部門通過檔案管理系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了電子文件的傳輸和管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)將電子檔案的安全與保密等同紙質(zhì)類檔案管理，特別是涉及國家秘密的電子檔案管理還應(yīng)符合企業(yè)保密管理規(guī)章制度的要求；同時(shí)企業(yè)信息化部門應(yīng)加大對網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)，為企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理提供技術(shù)保障。（3）建立企業(yè)檔案管理的安全訪問技術(shù)。安全訪問技術(shù)包括對平臺(tái)訪問者身份的核實(shí)和認(rèn)證的技術(shù)、訪問控制技術(shù)等。通過身份認(rèn)證技術(shù)中的ID識(shí)別技術(shù)來進(jìn)行訪問控制。企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中用戶可以按照自己的訪問權(quán)限查詢和利用企業(yè)檔案資源。（4）企業(yè)應(yīng)建立電子檔案傳輸安全技術(shù)。企業(yè)應(yīng)采取防火墻、入侵檢測以及網(wǎng)絡(luò)隔離等，有效阻止黑客入侵，確保企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

2.3 運(yùn)用外部環(huán)境提升企業(yè)檔案管理的水平

在企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)積極與先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)和交流檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，不斷的完善自身的檔案管理工作。另外，企業(yè)還應(yīng)與各自分子單位共同開展檔案文全、完整[3]。從工程立項(xiàng)、可行性論證、設(shè)備選型論證、工程招投標(biāo)、評審會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)、儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收等過程都應(yīng)有檔案人員參加；第三，檔案人員要深入第一線，隨時(shí)了解掌握工程進(jìn)度及文件材料形成積累情況，及時(shí)解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，加強(qiáng)對工程參建單位的檔案管理指導(dǎo)、督促和協(xié)調(diào)。尤其是在施工階段，這個(gè)階段是各類工程技術(shù)資料大量形成的時(shí)期，建設(shè)單位的檔案人員應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，隨時(shí)提醒現(xiàn)場工程管理人員及施工人員對有價(jià)值資料的及時(shí)收集，做好對形成的文件資料完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性及隱蔽工程和竣工圖的質(zhì)量控制；第四，做好項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的檔案管理。檔案驗(yàn)收是工程項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部份，工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收前必須要進(jìn)行檔案驗(yàn)收。因此，隨著工程建設(shè)進(jìn)入后期，大量的工程技術(shù)資料要?dú)w檔，為了保證歸檔資料的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)對已歸檔的檔案按各工程建設(shè)階段進(jìn)行清查、找漏洞，做好驗(yàn)收前的準(zhǔn)備工作。

3 結(jié)語

綜上所述，將精益化管理模式應(yīng)用于檔案管理的本質(zhì)在于，需要提煉出該管理模式的主要思想和核心理念，使其成為完善和優(yōu)化企業(yè)檔案管理的方法論指導(dǎo)。