淺析Word文檔

陸靜

Word有一個保存對話框，里面包含了一大堆類型各異的文檔擴展名。然而很多時候，我們對于這個面板都是一覽而過，并沒有好好看過它。那么問題來了，這些擴展名到底都代表什么意思？

1. Word文檔

特點：體積小、易修復、支持Word高級功能

后綴：.docx

這是日常接觸最多的一種文檔格式，其實也是Word的默認格式。這種文件的擴展名是.docx，是Office 2007以后版本新增加的一個格式。優點很多。首先.docx相比之前的.doc在壓縮比上更高，同樣一份文件保存成.docx后，體積會明顯減小。其次.docx增加了冗余字段，這樣當文檔遭遇破壞時，可以更容易被修復。此外新版Office的一些特性，比如SmartART、圖片樣式等也要比.doc強大很多，更美觀也更加易用。另外如果將文檔的擴展名修改為.zip，還可以像打開文件夾一樣直接提取到文檔里的圖片，這些都是.doc不具備的。

2.啟用宏的Word文檔

特點：通過編程實現傳統Word不具備的功能

后綴：.docm

和上一種格式相比，二者最大的區別就在于“宏”。“宏”是什么？簡單理解是一種編程代碼，通過嵌入到當前文檔中，即可讓該文檔擁有其他文檔無法擁有的功能。舉個例子，從網上下載了一本小說，然而粘貼到Word中發現斷行斷字非常嚴重，這時就可以編寫一小段代碼讓Word自動整理。而像這種帶有編程代碼的文檔，就叫宏文檔。而實現這一功能的編程語言，其實就是大名鼎鼎的VBA。

3. Word 97- 2003文檔

特點：體積大、缺乏修復冗余功能、兼容性佳

后綴：.doc

也許怕直接寫出擴展名大家看不懂，總之微軟在這里費了半天口舌，其實它就是我們剛剛所說的.doc格式。在Office 2007誕生以前，所有的Word文檔都是采用這種格式。雖然以今天的眼光來看，.doc有著體積龐大、沒有冗余和不支持媒體提取等弊端，但由于Office的低版不支持高版原則（即低版本Office無法打開高版本.docx文件），有些特殊環境我們還是需要將文檔保存為.doc格式。

4. Word模板、Word 97-2003模板

特點：適合建立規范化公文

后綴：.dotx/.dot

Word模板和Word 97-2003模板是同一個東西，均為模板文件，其中Word模板的擴展名是.dotx，對應于Office 2017及以后版本，Word 97-2003模板的擴展名是.dot，對應于Office 2003及以前版本。換句話說，和.docx與.doc一樣，同樣也是新老版本的區別。

那么什么又是“模板文件”呢？簡單來說，如果公司對于文檔格式有著專門要求（比如頁眉添加Logo，頁腳標注頁碼，標題4號字，正文5號字……），那么就可以提前做出一套文件，然后保存為.dotx。今后再建立新文件時，只要選擇這個模板就可以了。而且它的一大優點是，即便用戶執行保存命令，也不會影響模板里的內容。

5.啟用宏的Word模板

特點：可以包括特殊功能的Word模板

后綴：.dotm

和宏文檔一樣，啟用宏的Word模板也是通過編程實現一些特殊功能，只不過這一次是作用于模板而不是文件，很簡單。

6. PDF

特點：跨平臺、防篡改

后綴：.pdf

無論是.doc還是更先進的.docx都解決不了惡意篡改問題。當然你可以通過密碼或文檔權限解決這個問題，但.doc非開源限制又讓文檔的使用范圍大大縮小。這里就不得不提到，另一種特殊的文檔格式———PDF了。簡單來說，PDF有2個優勢：不易篡改和跨平臺使用。

PDF類似于圖片但又不是圖片，打開PDF后會發現每一個文字都能選擇卻無法編輯，事實上這種情況在商務應用中會有很大優勢，很多重要的標書、合同、報價函等都會轉成PDF傳遞，看中的正是PDF文件的不可篡改性。

此外PDF文件也能在不同平臺間無差別打開，無論是Windows，MacOS，Android，iOS，都可以展現出文檔的原始相貌，不必擔心字體、字號和排版等問題。甚至這一特性還被一些設計師采用，通過將一些設計好的海報模板轉換成Word格式，發送給普通用戶修改，之后再另存為PDF格式，就能直接拿到打印店印刷了，清晰度絲毫不比PS差。

7. XPS文檔

特點：微軟的跨平臺作品，在與PDF的競爭中已落敗

后綴：.xps

相比PDF，XPS的知名度就低多了，其實它是微軟為了競爭PDF所開發的一種文檔格式。和PDF一樣，XPS也擁有跨平臺、不易篡改、容易讀取（比如IE就可以直接打開）等優勢，且由于是微軟提出，因此在某些功能上與Office組件結合更加緊密（比如在Office中設置了IRM訪問權限，轉換為XPS后依舊保留）。

然而盡管有著這樣或那樣的優勢，但XPS已經是一款失敗的文檔格式，現實中使用這種格式的場景極少，不建議大家采用。

8.單個文件網頁、網頁、篩選過的網頁

特點：HTML格式，適合網絡發布

后綴：.mht/.htm/.htm

有時我們會將一些資料發布到網上，這就需要將文檔保存為網頁格式了。Word提供了3種不同的網頁文件格式：單個文件網頁、網頁和篩選過的網頁。

單個文件網頁：只生成一個文件（擴展名為.mht），圖片、CSS和HTML會全部放入這個MHT文件中。整個過程有點像PPT里內嵌字體，最終生成的MHT體積很大，但省去了煩心的相對路徑與絕對路徑問題。

網頁：生成一個HTML文件和一個媒體文件夾，好處是方便用戶快速展開里面的圖片，而且HTML的兼容性也是最棒的，不過二者需要同時移動。

篩選過的網頁：生成結果類似于網頁，同樣也是一個HTML文件和一個媒體文件夾。它的不同之處在于會刪除Word里一些不相關標志，而通過CSS控制網頁。

9. RTF格式

特點：跨平臺文檔格式，支持編輯

后綴：.rtf

RTF也是一種跨平臺文檔格式，和.doc這種封閉格式不同，RTF可以在很多平臺甚至寫字板中輕松打開。與PDF和XPS不同，RTF是允許用戶進行相關編輯的，而且也會把文檔中一些格式保存下來。換句話說，它其實是融合了PDF與TXT的各自優點，而且比XPS更通行。不過RTF不支持很復雜的格式，一些不被支持的格式會在保存時被丟棄，所以更傾向于內容方面的傳遞。

10.純文本

特點：最通行的文本格式，體積小、不會中毒

后綴：.txt

“純文本”其實就是TXT了，這是一種非常通行的文本格式，早在DOS時代就已經有了它的身影。TXT一般用于保存文本信息，比如文件資料、備忘錄和小說等，很多地方都能看到TXT的身影。由于它的高通用性，幾乎可以被任何軟件所讀取（如瀏覽器、程序和APP），完全不必擔心閱讀器的問題，要比PDF，XPS等方便很多。此外TXT還擁有體積小、不會中毒等特性，唯一的問題就是無法保存格式。

11. Word XML，Word 2003 XML，strict open xml

特點：主要用于程序間數據交換

后綴：.xml/.docx

XML是一種通用化標記語言，它的簡單易行讓其幾乎成為數據交換的唯一公共語言，很多編程語言都能直接讀寫XML文件。比如讀取一份文檔資料，傳統的.doc或.docx由于規則封閉，一般的編程語言是無法讀取的，而轉換成XML則可以解決這個麻煩。

XML與我們熟知的HTML淵源很深，但二者并非1.0與2.0的關系。HTML語法松散主要用于網頁編輯，XML語法嚴謹更側重數據格式化存儲。至于Word保存菜單里的“Word XML文檔”和“Word 2003 XML文檔”，同樣也是Office版本的差異。

12. Opendocument文本

特點：跨平臺免費文檔格式

后綴：.odt

ODT是由OpenOffice軟件生成的一種電子文件格式，由于OpenOffice的自由軟件身份，使得它在Windows，Linux，MacOSX，Solaris等操作系統中都有很多擁簇。和PDF一樣，ODT也支持格式排版，能夠在不同平臺間提供近乎一致的顯示效果。不過和RTF一樣，它也是允許用戶編輯的，這一點是它和PDF的最大不同。

作為一款辦公軟件，Office體量之龐大從這篇文章便可見一斑。除了要兼顧自身功能外，還要同時滿足不同環境、不同用戶的信息交換需求。