Excel解決數據爆表小技巧

李佳

日常工作中，經常能遇到一些數額差異較大的表格。如果制成圖表，就會出現小額數據對比不突出、而大數據直接頂滿格的情況，非常不美觀。那么遇到這種情況，應該如何處理呢？

具體步驟如下：

1.首先選中數據表，按照默認方法先建立一個條形圖；

2.將當前條形圖復制一份，右擊第一個條形圖的坐標軸，執行“設置坐標軸格式”命令，打開坐標軸設置面板；

3.將第1個圖表的“坐標軸邊界”最大值設為“50”，然后縮小繪圖區至原圖表約一半的位置；

注：這里的最大值并無特別規定，主要取決于你的數據大小。例如，幾個數據大體均圍繞在15 ～ 40之間，那么將坐標軸最大值設為50，便能很清晰地看出不同數列間的大小變化。總之“最大值”設多少并不重要，讓數列看起來更顯眼，才是最終的目標；

4.刪除第，2個圖表中的其他元素，僅保留柱形圖，然后將圖表區、繪圖區的填充色與邊框色均設為無；

5.將第二個圖表拖拽到第一個圖表上，使二者重合；

至此我們的表格就初見雛形了，但由于2組柱圖的取值域不同，這樣直接重疊其實是不嚴謹的，下面再針對這個圖表做一些細節上的完善。

6.點擊“插入”→“插圖”→“形狀”，在“流程圖”中點擊第4個“數據”；

7.在圖表空白部位拖拽出一個“數據形狀”，然后將填充色設為“白色”，邊框色設為“無”；

8.將做好的形狀拖拽到圖表中的超長柱圖，盡量不要蓋到軸線，如果有多個超長柱則按下Ctrl鍵復制“數據形狀”，直至每一個超長柱圖均有形狀覆蓋；

9.最后對圖表做一下簡單排版即可。

這個技巧其實是將2組不同取值域的圖表重疊，來達到同時突出高值與低值的目標。此外還在圖表里加入了自定義形狀，用來代表2組超長柱圖是被截取的。這樣的處理，一來可以讓各個數據更加明顯，二來也比較嚴謹。