秉承匠心豪雅光學(xué)暢談費(fèi)用革新

張笑楠

中國(guó)古代的建筑工藝最為人所驚嘆的便是“榫卯結(jié)構(gòu)”，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓に嚻鹾厦鞔_的需求，而財(cái)務(wù)的“工匠精神”亦是如此。財(cái)務(wù)工具的升級(jí)，在提供便利之余更加深合規(guī)的意識(shí)烙印。當(dāng)合規(guī)性成為“潛意識(shí)”，費(fèi)用管控將深入人心；而業(yè)務(wù)需求與費(fèi)用管理也成為了彼此的榫（榫頭）與卯（榫眼）。

源自日本的豪雅（上海）光學(xué)有限公司（豪雅上海）正是全球光學(xué)鏡片行業(yè)中的佼佼者，公司于2003年成立，總部位于上海，在國(guó)內(nèi)主要銷售眼鏡光學(xué)鏡片以及提供相關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)咨詢和售后服務(wù)等。

豪雅上海以強(qiáng)大的研發(fā)能力和優(yōu)良的品質(zhì)性能，秉持日系工匠精神，致力于光學(xué)鏡片的創(chuàng)新和開拓，為不同視覺需求的消費(fèi)者提供多方位的視力解決方案。在費(fèi)用及成本開支方面，公司立志“開源節(jié)流”實(shí)行費(fèi)用精細(xì)化管理，積極引用創(chuàng)新技術(shù)。高級(jí)財(cái)務(wù)經(jīng)理張璐同樣秉持匠心。于她而言，財(cái)務(wù)管理的價(jià)值在于以有限、有量的數(shù)據(jù)和資金，尋找更低投入、更高回報(bào)的財(cái)務(wù)新價(jià)值。“選擇SAP Concur，就是因?yàn)樨?cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)相信選擇專業(yè)的解決方案，可以在工作效率、財(cái)務(wù)分析與合規(guī)管控等方面為公司創(chuàng)造更大價(jià)值。“

看不見的費(fèi)用之冗

豪雅上海在國(guó)內(nèi)是一家以銷售光學(xué)鏡片業(yè)務(wù)為主的貿(mào)易公司，擁有約150名員工。銷售團(tuán)隊(duì)和市場(chǎng)部門的員工經(jīng)常往返于國(guó)內(nèi)多個(gè)城市做客戶維護(hù)和市場(chǎng)調(diào)研。日常差旅費(fèi)用總數(shù)額較大，主要集中在交通、住宿和客戶招待費(fèi)等，占公司總差旅費(fèi)用支出的80 %左右。面對(duì)頻繁的差旅需求，傳統(tǒng)的差旅預(yù)訂和紙質(zhì)報(bào)銷模式難以滿足，因此豪雅上海需要對(duì)整個(gè)差旅報(bào)銷流程及模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型。

首先，報(bào)銷流程延遲滯后。原有的報(bào)銷流程耗時(shí)較長(zhǎng)，員工整理所有紙質(zhì)單據(jù)及填寫備注，核銷步驟采用單線制，一份差旅報(bào)銷需多位領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)確認(rèn)，再轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門核對(duì)單據(jù)，最后發(fā)放款項(xiàng)。在實(shí)踐中，財(cái)務(wù)部門有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)單據(jù)或其他事項(xiàng)錯(cuò)漏而駁回報(bào)銷，申請(qǐng)人員不僅要再次核對(duì)和補(bǔ)充單據(jù)，出納人員也要反復(fù)溝通和說明，導(dǎo)致報(bào)銷流程十分耗時(shí)。

其次，財(cái)務(wù)審核耗時(shí)較長(zhǎng)，報(bào)銷合規(guī)審核效率偏低。自報(bào)銷申請(qǐng)開始，財(cái)務(wù)部需要審核員工職級(jí)、款項(xiàng)明細(xì)、支出原由等信息，對(duì)于金額不符合職級(jí)限定、重復(fù)提交的款項(xiàng)以及非業(yè)務(wù)產(chǎn)生的支出等特殊事項(xiàng)，都需要額外的補(bǔ)充說明，并取得直屬主管批準(zhǔn)。每份費(fèi)用報(bào)告的審查工作甚至要花費(fèi)30分鐘以上時(shí)間才能完成。

最后，差旅費(fèi)用數(shù)據(jù)分析有待提升。由于缺乏對(duì)差旅費(fèi)用的系統(tǒng)數(shù)據(jù)支持，財(cái)務(wù)人員較難有效地提供明晰的費(fèi)用分析，給公司決策層清晰的洞察及業(yè)務(wù)建議。

了不起的數(shù)據(jù)力量

自豪雅上海為中國(guó)團(tuán)隊(duì)引入SAP Concur，其便捷的移動(dòng)端應(yīng)用、完善的合規(guī)設(shè)置和順暢的審批流程使員工滿意度和財(cái)務(wù)管理效率得到提升。張璐強(qiáng)調(diào)，“在使用SAP Concur以后，公司對(duì)員工費(fèi)用的管理得到顯著提升，合規(guī)審核效率大幅提高，差旅費(fèi)用在總運(yùn)營(yíng)成本的占比有所下降，差旅費(fèi)用的數(shù)據(jù)分析更為簡(jiǎn)潔明了有效。”

穩(wěn)定順暢的差旅預(yù)定和報(bào)銷流程、高效便捷的手機(jī)端應(yīng)用以及嚴(yán)謹(jǐn)合規(guī)的自動(dòng)化流程，為費(fèi)用管理帶來積極影響：

員工滿意度顯著提升。在原先的費(fèi)用審批環(huán)節(jié)，紙質(zhì)文件的批復(fù)需要相關(guān)人員都在辦公室才能執(zhí)行，而且多個(gè)員工的審批申請(qǐng)也會(huì)加重部門領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)荷。SAP Concur的部署，很大程度上釋放出報(bào)銷流程中參與人員的靈活性，形成審批流程的多線并行新模式，錯(cuò)漏信息能夠快速反饋給申請(qǐng)人，減少耗時(shí)。報(bào)銷從開始申請(qǐng)到收到款項(xiàng)的周期大幅下降。移動(dòng)端的應(yīng)用也極大滿足員工對(duì)于便捷性的需求，無論何時(shí)何地，拿出手機(jī)就可以給單據(jù)拍照，上傳到系統(tǒng)生成費(fèi)用記錄。

財(cái)務(wù)工作效率提高。財(cái)務(wù)人員采用費(fèi)用管理新模式后，可以清晰掌握費(fèi)用明細(xì)和備注信息，而且系統(tǒng)可以從提交階段就有效規(guī)避問題費(fèi)用的申報(bào)，減少出納人員在后期就問題費(fèi)用與業(yè)務(wù)人員反復(fù)溝通的機(jī)率。同時(shí)，員工在手機(jī)端提交費(fèi)用的使用頻率增長(zhǎng)顯著，財(cái)務(wù)人員能通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)看到費(fèi)用數(shù)據(jù)，以便高效地展開核對(duì)工作，報(bào)告審核時(shí)間大幅縮短。

費(fèi)用管理更加精準(zhǔn)。SAP Concur大幅提高費(fèi)用數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度和實(shí)時(shí)性，按客戶需求提供不同階段的數(shù)據(jù)分析報(bào)告。財(cái)務(wù)人員還可以快速捕捉差數(shù)額浮動(dòng)較大項(xiàng)目、變動(dòng)頻繁的分項(xiàng)和市場(chǎng)開發(fā)重點(diǎn)地域等信息，對(duì)于業(yè)務(wù)部門的支持也從事后數(shù)據(jù)歸總，變?yōu)槭虑皯?zhàn)略分析和信息預(yù)測(cè)。針對(duì)差旅安排也能夠進(jìn)行較為準(zhǔn)確的提前部署，為基層員工爭(zhēng)取更多差旅福利體驗(yàn)。另外，公司會(huì)把不同職位層級(jí)的差旅與費(fèi)用的金額限制設(shè)置在系統(tǒng)內(nèi)，將合規(guī)理念融入到報(bào)銷審批的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

SAP Concur對(duì)于豪雅上海而言，帶來的不僅是實(shí)時(shí)獲得的精細(xì)化費(fèi)用數(shù)據(jù)，更是將數(shù)據(jù)的力量賦予到每筆費(fèi)用信息當(dāng)中。秉持匠心，財(cái)務(wù)部門期待未來在公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略制定中釋放更多價(jià)值。