如何做好企業(yè)檔案保密工作

馬磊

【摘 ?要】檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在新的歷史時(shí)期，檔案管理人員必須重新審視檔案管理工作，樹立為企業(yè)服務(wù)的責(zé)任感，充分重視檔案工作，做好企業(yè)檔案管理工作，使檔案工作在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用。另外，企業(yè)應(yīng)制定檔案信息化工作發(fā)展規(guī)劃，并不斷完善，積極推進(jìn)企業(yè)檔案信息化工作，為企業(yè)邁入信息化管理時(shí)代打下基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案工作;保密

檔案是記錄和反映企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究和設(shè)備運(yùn)行維護(hù)以及企業(yè)管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式載體的文件材料。檔案作為記錄一個(gè)企業(yè)發(fā)展歷程的重要載體，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。做好企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)當(dāng)前和日后建設(shè)及發(fā)展是至關(guān)重要的，它將為企業(yè)發(fā)展提供持久的驅(qū)動(dòng)力。

一、做好企業(yè)檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫房的保密工作

檔案庫房是檔案保密的重點(diǎn)。檔案庫房應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定單獨(dú)建造。從檔案保密的角度看，庫房不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等必須專門加固，防止失竊;要制定嚴(yán)格的庫房出入制度，指定專人負(fù)責(zé)，無關(guān)人員不允許入內(nèi);要盡量保證庫房、辦公室和借閱室彼此獨(dú)立。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)化管理，是做好檔案保密工作、維護(hù)檔案資料安全的基本保障。

（二）檔案工作人員的職責(zé)

檔案工作人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。具體要求就是做到不損壞、不丟失、不分散、不雜亂。不損壞，是指檔案保管完好無損，不會(huì)因種種不利因素而使檔案遭受損壞，對于已破損的檔案，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救;不丟失，是指檔案絕對安全，不會(huì)因工作疏忽大意而使檔案遺失或失竊，不僅要保證檔案實(shí)體安全，還要保證檔案內(nèi)容的安全;不分散，是指檔案的保管相對集中，不會(huì)因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重事件;不雜亂，是指檔案保管工作有條不紊，檔案擺放整齊規(guī)范，井然有序，便于查找利用。

二、做好企業(yè)檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案制度建設(shè)。結(jié)合工作實(shí)際，對不同利用需求人群確定不同的利用范圍，制定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在進(jìn)行檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密和文件材料的完好無損。各項(xiàng)規(guī)章制度的條文應(yīng)規(guī)范而嚴(yán)明，利于執(zhí)行，同時(shí)在實(shí)踐中不斷總結(jié)，進(jìn)而充實(shí)和完善。2.檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。3.檔案監(jiān)督措施。在檔案利用過程中，應(yīng)根據(jù)不同利用者的各自目的，掌握其中的規(guī)律和思想動(dòng)機(jī)，進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督。有條件的檔案機(jī)構(gòu)還可以安裝攝像機(jī)、監(jiān)視器等。同時(shí)，還應(yīng)做到：多宣傳檔案的制度與標(biāo)準(zhǔn)，多與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī);多分析利用者的情況和利用效果，多檢查被利用的案卷，多督促借閱利用登記制度的落實(shí);多查看被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并在利用登記薄上備注說明。

（二）處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案工作者的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案工作人員雖然十分重視檔案保密，但是也存在“重保輕用、利用不足”的現(xiàn)象。企業(yè)檔案部門必須改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)。當(dāng)然，機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、有地點(diǎn)和范疇限制的利用，保而不用只會(huì)失去保管的意義，失去檔案自身價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無節(jié)制的利用只會(huì)給黨和人民的安全和利益造成損失。對于檔案工作來說，保密與利用都很重要，缺一不可。

三、做好檔案開放過程中的保密工作

（一）做好檔案的審查工作

檔案的審查是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其目的是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與使用范疇。這項(xiàng)工作可以分成三個(gè)步驟：首先是初審，檔案人員要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步確定開放與控制地使用范圍。其次是中審，由業(yè)務(wù)突出的專業(yè)技術(shù)人員重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。最后終審，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審、中審的結(jié)果，進(jìn)行綜合考評和審核，最終確定是否開展檔案開放活動(dòng)。

（二）做好檔案的解密工作

根據(jù)《保守國家秘密法》第16條：“國家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密，原確定密級和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密”。另據(jù)國家《保密法》規(guī)定，保密檔案包括“絕密”“機(jī)密”和“秘密”三種類別。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采納不同的管理措施，最大限度地提供借閱利用。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保密期限屆滿，它就喪失了保密價(jià)值，就應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行處理，這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案。要開放，必須先進(jìn)行劃控解密，把未解密的列入控制使用的范圍。也就是說，解密由原確定密級的機(jī)關(guān)、單位或其上級機(jī)關(guān)進(jìn)行。

（三）做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作

一要提高開放檔案案卷的質(zhì)量。要充分利用原有基礎(chǔ)進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、系統(tǒng)上傳的要求。二要規(guī)范編寫檔號，以適應(yīng)檔案開放檢索工具和文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，使開放檔案的檢索工作逐步形成以骨干性檢索為主，以基礎(chǔ)性檢索為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多樣化。四是準(zhǔn)備好副本。對于重要的檔案，應(yīng)采取掃描、抄錄、復(fù)印等形式進(jìn)行復(fù)制，保存好檔案副本。

（四）不斷尋求新的檔案管理方式，努力提高檔案服務(wù)質(zhì)量

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對傳統(tǒng)的檔案管理方式提出了新的要求。為給檔案利用者提供便捷高效的服務(wù)，應(yīng)對現(xiàn)有檔案逐步實(shí)施檔案信息化管理，運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件材料、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)和處置，不斷促進(jìn)并完善企業(yè)檔案信息化，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化過程是否可靠;電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性如何保證;涉密檔案如何進(jìn)行保密;電子檔案存儲是否可靠。如果能夠處理好上述幾方面問題，電子檔案相對于傳統(tǒng)檔案將更適合企業(yè)的檔案管理。

結(jié)束語

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在新的歷史時(shí)期，檔案管理人員必須重新審視檔案管理工作，樹立為企業(yè)服務(wù)的責(zé)任感，充分重視檔案工作，做好企業(yè)檔案管理工作，使檔案工作在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用。另外，企業(yè)應(yīng)制定檔案信息化工作發(fā)展規(guī)劃，并不斷完善，積極推進(jìn)企業(yè)檔案信息化工作，為企業(yè)邁入信息化管理時(shí)代打下基礎(chǔ)。

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（作者單位：國網(wǎng)山西省電力公司陽泉供電公司）