企業檔案信息化管理分析

荊麗華

【摘 ?要】檔案是企業工作和管理過程中必不可少的部分，合理利用檔案能夠推動企業健康發展。如今，隨著時代不斷發展，檔案管理已逐步由傳統的管理模式變為信息化管理，但如何讓信息化與檔案管理有效結合仍存在不少問題。本文就目前企業檔案信息化管理在實施階段的問題進行討論，并提出了相應對策。

【關鍵詞】企業檔案;信息化管理;管理人才建設

中圖分類號：G270.7 ?文獻標識碼：A

隨著社會信息化進程的加快，檔案信息化建設已成為企業檔案事業發展的必然趨勢。加強檔案信息化建設，是檔案適應時代和社會發展，及加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案服務信息水平的必經之路，是為企業生產經營提供有效服務的重要舉措。本文就此提出一些建議以對檔案管理進行探索。

1檔案信息化管理概述

檔案信息化是應用現代信息技術對檔案信息資源進行處置和管理，但前提要在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下提供服務。檔案信息化具有包括以下幾方面：首先，具備數字化和網絡化;其次，在接收、傳遞、存儲等方面實現一體化;再次，在信息方面實現全面共享;最后，檔案管理模式發生了新變化。

2檔案信息化管理的特征

2.1網絡化

隨著互聯網的發展，檔案管理與網絡化工作越來越密切，利用網絡來管理檔案，可以及大地提高工作效率，能最大限度地節省檔案信息管理的時間，節省人力、物力資源，在保持檔案完整性上體現出更大優勢。

2.2便捷化

快捷化是檔案信息化管理一個特征。隨著互聯網的快速發展，檔案管理人員利用信息設備通過掃描檔案信息可以轉化為電子信息資料，然后存儲在計算機中，通過輸入關鍵詞便能快速搜索，從而能夠有效提高檔案管理工作的效率和準確性。

3企業檔案信息化建設存在的問題

3.1企業檔案管理信息化技術落后。

國內很多企業的檔案信息化建設還處在初期階段，檔案信息化建設工作面臨的最大問題是信息化技術的不成熟，企業在信息化建設過程中經常出現這樣那樣的問題，比如說，信息化運行過程中，管理軟件無法高效掌控企業檔案管理工作的要求，而且很多企業在檔案存儲技術上存在很大的問題，企業現代化信息設備也得不到更新，信息化技術收集資料的能力和措施都不夠完善，導致企業檔案信息化建設技術落后，停滯不前。

3.2管理制度不完善。

很多企業的檔案管理制度不完善，首先，領導對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理的很多規定形同虛設，沒有約束力和執行力度，很多管理細節上的問題得不到有效的解決和優化，具體的工作細節上的規章制度沒有明確的規定，導致職工職責不明，檔案管理工作不能達到高度協作的效果。其次，企業的檔案管理工作缺乏一定的獎懲制度和監督措施，沒有專門的監督制度和監督機制，員工工作表現也沒有明確的懲罰機制，導致員工工作的積極性嚴重下降，工作的執行力度不夠，工作質量降低。

3.3管理模式不完善。

如今，很多企業還在采取傳統的檔案管理模式，沒有形成單獨的檔案管理部門，也沒有專業的檔案管理工作人員，這樣的檔案管理模式必定是落后且不完善的，有礙于企業的進一步發展。也有企業初步實施了企業檔案的信息化建設，但僅僅局限于用計算機技術在歸檔文件的在案編輯和歸檔管理上，企業內部沒有建立統一的檔案管理信息化平臺，信息管理工作的效率得不到提升，導致整個企業的工作效率都會受到影響。

3.4檔案信息化管理人員綜合素質有待提升。

國內企業檔案信息化建設還處在初期階段，大部分檔案信息管理人員的專業知識還沒有得到全面的更新，所以，很多檔案信息管理人員的專業素質還有待提升，專業技能不過關，他們對檔案信息化管理的概念模糊不清，不夠透徹地理解各個工作細節和要點。實際工作過程中，檔案信息管理人員對信息化操作也不是很熟練，導致檔案管理工作中經常出現問題，影響到整個企業的工作效率。

4企業檔案信息化管理對策

4.1轉變觀念，高度重視檔案信息化管理工作

企業檔案在企業文化建設、企業決策制定等方面有重要作用。企業管理者要高度重視企業檔案信息化管理工作的重要性，將其放在與企業生產、經營同等重要的位置，加大企業檔案信息化管理的人、財、物的投入力度，切實提升企業檔案信息化管理的地位和作用。企業檔案管理人員也要高度重視檔案信息化管理工作。企業檔案管理人員是企業檔案信息化管理工作的直接執行者和落實者，直接關系到企業檔案信息化管理水平。因此，企業檔案管理人員在思想上要高度重視檔案信息化工作，積極將最新的信息技術、數字技術、物聯網、大數據等信息技術應用到企業檔案信息化管理工作中，切實提升企業檔案信息化管理應用水平。

4.2以企業發展與建設為中心，加強檔案管理

檔案管理工作人員一定要圍繞企業的發展與建設，全面加強檔案的信息化管理，對檔案信息不斷擴展，使檔案信息能夠順利地進入到社會信息交流系統中，實現社會服務目標。對管理人員要積極培訓，增強其責任感與使命感，構建高水平的檔案信息化管理服務體系，樹立起與時俱進的思想作風，提高運用現代化工具的能力，積極開展信息協作，與同事之間建立起和諧關系，充分借鑒國外先進檔案管理理論與技術方法，進一步完善我國企業檔案的信息化建設與管理。

4.3加強檔案信息化安全保障體系。

建設成果是企業生存和發展立于不敗之地的關鍵，保障企業檔案信息不被泄露，是企業檔案管理人員的重要任務。建立檔案信息安全保障體系，是確保檔案信息和系統安全，保證歸檔電子文件真實、完整、有效的必要措施。要強化對檔案辦公計算機及其他信息設備的使用與管理，涉密檔案的電子設備、應用系統必須滿足保密要求，涉密計算機信息系統與互聯網采取物理隔離，涉密計算機嚴禁連接互聯網且不能通過互聯網傳遞企業的涉密信息。

4.4加強檔案信息化基礎設施建設。

從根本上來講，基礎設施的質量情況，將會對檔案管理的信息化建設工作起到直接性的影響作用。因此，企業應當根據自身的實際情況，結合發展需求，來進行數字化檔案館的建設工作。在檔案館中，主要包括了檔案館庫房、檔案館館藏等方面的內容。通過運用計算機網絡技術，來為檔案管理工作提供服務，才能有效促進檔案管理信息化水平的提升。因此，企業的檔案管理部門應當制定相應的管理方案，來為檔案管理人員提供一個科學的工作平臺，加強企業部門與人員間的溝通交流。

5結束語

檔案信息化管理工作是一個企業發展壯大的基礎工作，作為一個企業經濟利益最大服務的檔案管理工作，加強檔案管理信息化建設很有必要，這不僅能提升企業檔案管理和利用水平、發揮檔案的信息功能，同時還為企業提供了有效的數字信息，在企業的經營運轉、情報價值、評審價值等方面，對一個企業在競爭激烈的市場運轉上具有重大的推動作用。

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（作者單位：國網陽泉市蔭營供電公司）