工程項(xiàng)目檔案管理中的問題和建議

林婷婷 卓海金 梁任華

文章基于工程檔案管理的重要性，分析了工程項(xiàng)目管理檔案工作中存在的問題，并對如何高效地進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案管理提出建議。

工程項(xiàng)目;檔案管理;高效;建議

0?引言

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的工程建設(shè)（如四通八達(dá)的道路、不斷擴(kuò)展的城市建筑群等）給人們的生活帶來了便利。同時(shí)，工程建設(shè)的高速發(fā)展也在不斷推動著工程技術(shù)的進(jìn)步，以提高項(xiàng)目管理效率和質(zhì)量。而高效的項(xiàng)目管理就需要有高效的項(xiàng)目檔案管理方式，因?yàn)楣こ虣n案是工程項(xiàng)目從提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理到驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料，是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。如果工程檔案能做到及時(shí)歸檔和完整保存，就可以更快速地、實(shí)時(shí)地分析該工程項(xiàng)目建設(shè)的健康程度，當(dāng)后續(xù)施工過程中發(fā)生問題時(shí)也可以快速地找到問題的所在，并通過分析原因得出解決問題的方案。同時(shí)，工程檔案的管理有促進(jìn)行業(yè)傳承和發(fā)展的重要作用，通過采取合理、科學(xué)的方式來提高工程項(xiàng)目的管理水平，對保證工程質(zhì)量有著重要意義。

1?工程檔案的重要性

工程檔案伴隨著建設(shè)項(xiàng)目的產(chǎn)生而產(chǎn)生，貫穿項(xiàng)目建設(shè)的全過程，因此有著至關(guān)重要的作用：

（1）工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過程最真實(shí)、最直接、最原始的記錄，包含項(xiàng)目建設(shè)的方方面面，如鋼筋的安裝情況、焊接質(zhì)量、混凝土坍落度、隱蔽工程的驗(yàn)收情況等，無一不與工程檔案息息相關(guān)。

（2）工程檔案是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，是竣工驗(yàn)收的重要組成部分。當(dāng)部分檔案沒有按要求進(jìn)行驗(yàn)收整理，或者是收編不符合規(guī)定時(shí)，則該工程整體竣工驗(yàn)收是無法通過的，因此工程檔案對于工程項(xiàng)目的成敗來說尤為重要。

（3）工程檔案資料是權(quán)衡工程質(zhì)量的一個重要的評判標(biāo)準(zhǔn)，是提高工程管理水平的一個重要環(huán)節(jié)。工程檔案資料是從工程最初的設(shè)計(jì)到施工結(jié)束整個過程的最真實(shí)、最直接、最原始和最全面的記錄，應(yīng)該具有與工程同時(shí)進(jìn)行的同步性以及該工程全部人員的共同參與性。檔案中包括的各種地勘資料、征地拆遷文件、未中標(biāo)標(biāo)書等質(zhì)量問題處理、工程變更等內(nèi)容都會對后續(xù)的工程驗(yàn)收具有重要的意義。

（4）工程檔案還可作為一種文獻(xiàn)資料，是企業(yè)施工技術(shù)的總結(jié)，也是施工經(jīng)驗(yàn)的累積，可為同類項(xiàng)目提供參考與借鑒，能使建設(shè)企業(yè)在日后的運(yùn)用、維護(hù)、改建等方面有著重要的參考性和對比性，從而促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步。

2?工程檔案管理存在的主要問題

2.1?人員管理問題

人員管理問題主要表現(xiàn)在以下三個方面：（1）由于工程本身的性質(zhì)，使得大多數(shù)設(shè)計(jì)、建設(shè)和施工人員都將自身精力投身到實(shí)際的工程施工中，因此在很多的工程管理過程中，檔案管理沒有得到太多的重視，大多數(shù)人的檔案管理意識淡薄。（2）有關(guān)管理人員對檔案管理缺乏完整全面記錄的認(rèn)識，使得檔案資料記錄不夠詳細(xì)充實(shí)，導(dǎo)致檔案記錄不全面、不清晰等問題不斷出現(xiàn)。（3）檔案管理沒有受到重視，使相關(guān)工程管理體系中缺乏專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。而沒有專業(yè)素養(yǎng)和管理技術(shù)過硬的團(tuán)隊(duì)，使檔案管理缺乏穩(wěn)定性和條理性。較強(qiáng)的責(zé)任心、過硬的專業(yè)技術(shù)和高效的溝通協(xié)調(diào)能力是檔案管理團(tuán)隊(duì)最需要具備的。目前在大多數(shù)的工程中，很多檔案管理人員都會存在以上問題，甚至有些檔案管理者由一些非專業(yè)的人員兼任，沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，專業(yè)性及業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，使得人員管理問題成為了目前工程項(xiàng)目檔案管理最常見的問題之一。

2.2?檔案管理缺乏同步性、主動性、及時(shí)性

多數(shù)建設(shè)單位在工程的建設(shè)過程中都較為重視工程的實(shí)際建設(shè)，而沒有重視檔案管理，使得檔案管理工作沒有與工程建設(shè)同步進(jìn)行。單位、部門職責(zé)的分工不明確，相關(guān)人員沒有主動對相關(guān)的資料進(jìn)行收編匯總，久而久之造成了文檔資料不合格、文檔內(nèi)容殘缺、文件簽字蓋章不完全等問題，使檔案管理工作的效率大幅度降低。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，工程項(xiàng)目需要及時(shí)向有關(guān)部門、單位移交項(xiàng)目的各種資料，但在實(shí)際的工作中，大量的檔案沒有按要求及時(shí)提交，造成了檔案管理工作無法正常開展，降低了工作效率，增加了工作難度。

2.3?檔案質(zhì)量存在缺陷

工程施工中因?yàn)闄n案未得到重視，導(dǎo)致工程檔案還存在著類似地勘資料、征地拆遷文件、未中標(biāo)標(biāo)書等檔案的質(zhì)量問題;工程變更等檔案不完整的問題;合同無騎縫章、無驗(yàn)收意見和代簽字蓋章等不準(zhǔn)確問題;各種文件的形成和整編存在不符合規(guī)范等問題。如若這些問題得不到有效解決，將會嚴(yán)重影響工程的竣工驗(yàn)收和檔案管理工作。

3?完善工程檔案管理的有效措施

3.1?增強(qiáng)檔案管理意識，打造檔案管理團(tuán)隊(duì)

在工程建設(shè)啟動之初，要成立一支專業(yè)的檔案管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌項(xiàng)目檔案管理，并使全體參建人員樹立起科學(xué)的檔案管理觀念，深化工程檔案管理的基礎(chǔ)概念。在工程施工的每一階段，通過會議、文件等多種方式，強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，鞏固和加強(qiáng)各級人員對檔案管理的重視程度，提高工作責(zé)任意識。開展相關(guān)的法律法規(guī)培訓(xùn)課程，提高檔案管理人員的相關(guān)法律意識，鞏固檔案法律法規(guī)知識，使其在日后的檔案管理過程中依法執(zhí)行，按照規(guī)定的章程妥善管理工程檔案。

引進(jìn)具有專業(yè)檔案管理技術(shù)水平和豐富管理經(jīng)驗(yàn)的人才，在工程檔案相關(guān)資料的編寫、審批、收集、整理、組卷、歸檔等精細(xì)和復(fù)雜的工作中，技術(shù)人才的引進(jìn)能使檔案管理的各環(huán)節(jié)有條不紊進(jìn)行，提高檔案管理的分類、整理和收編等工作效率。不僅如此，還要適時(shí)組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與實(shí)際工程相結(jié)合，學(xué)習(xí)行業(yè)先進(jìn)知識，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。

明確檔案管理人員的分工，建立落實(shí)到個人的崗位責(zé)任制。管理檔案工作需要集專業(yè)性、科學(xué)性、條理性、嚴(yán)謹(jǐn)性為一體，在管理過程中收集時(shí)間長、種類多、內(nèi)容繁雜，因此需要將檔案管理人員的崗位進(jìn)行明確分工，落實(shí)每一個崗位的工作職責(zé)。在專業(yè)技術(shù)管理人才的帶領(lǐng)下，各級檔案管理人員相互配合，密切聯(lián)系，為工程項(xiàng)目檔案管理工作水平的提升奠定基礎(chǔ)。

3.2?完善工程檔案管理制度

明確檔案管理規(guī)章制度。制度是保證檔案工作有效貫徹落實(shí)的燈塔，為檔案的整理、歸檔等工作提供基礎(chǔ)保障。在完善工程檔案管理的過程中，應(yīng)對管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，明確管理人員及領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任制。編制工程項(xiàng)目的收集、管理計(jì)劃，制定檔案管理的通報(bào)制度。檔案管理部門應(yīng)規(guī)定一定的范圍時(shí)間，如一個月作為一個時(shí)間節(jié)點(diǎn)，管理部門每個月將檔案的收編、歸檔的完成情況和存在問題，通過例會上報(bào)相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)，下發(fā)到各參建單位進(jìn)行整改。也可以以季度作為節(jié)點(diǎn)，通過考核和檢查等方式進(jìn)行監(jiān)督，建立相關(guān)獎懲制度約束各參建單位，保證檔案管理工作高效率、高質(zhì)量完成。

將工程檔案資料納入合同管理制度。簽訂合同時(shí)，各參建單位通過明確的合同條款，明確各方在檔案管理工作中的責(zé)任。明確合同的法律責(zé)任，應(yīng)由責(zé)任人簽字蓋章的地方，決不允許他人代簽;如有特殊原因無法親自簽字的，應(yīng)出具相關(guān)委托授權(quán)書，由受委托人代簽，授權(quán)書和該簽字文件同時(shí)歸檔保存。產(chǎn)生檔案資料時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理，以免過后遺漏。完善檔案的管理制度是保證檔案資料的真實(shí)性、有效性和及時(shí)性的有力依據(jù)。

3.3?規(guī)范檔案管理細(xì)目

建設(shè)工程項(xiàng)目包含很多施工工序，有平行施工的、交叉施工的、隱蔽工程施工的等等，工序繁多復(fù)雜，如若沒有一套成體系的檔案管理細(xì)目，在實(shí)際施工過程中將導(dǎo)致很多關(guān)鍵工序無記錄，甚至無檢驗(yàn)，造成質(zhì)量隱患。因此，在項(xiàng)目開始時(shí)就需要將檔案管理的整體框架搭設(shè)好，從各單項(xiàng)工程→單位工程→分項(xiàng)工程→分部工程→檢驗(yàn)批次等，對每一項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)劃分，明確內(nèi)容，制定出相應(yīng)的表格及評定標(biāo)準(zhǔn)，這對整個工程的質(zhì)量管理有著重要意義。

3.4?檔案管理信息化

在現(xiàn)代化的工程建設(shè)中，科技化的運(yùn)用已經(jīng)逐漸代替人工化的編寫，所以工程檔案的管理也應(yīng)走向信息化的管理。在工程預(yù)算階段，應(yīng)設(shè)定一部分資金，專門用于信息化檔案管理的研發(fā)。例如研發(fā)出一款簡便的手機(jī)APP，讓管理人員在現(xiàn)場能及時(shí)上傳數(shù)據(jù)、圖片等資料，進(jìn)行現(xiàn)場辦公。而且，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下通過工程項(xiàng)目檔案的資源共享，可提升檔案數(shù)據(jù)、施工圖紙、檔案記錄等相關(guān)內(nèi)容的可靠性。同時(shí)，也可以通過電腦掃描的方式，將紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)化為電子版資料，不僅可以保證原始資料的有效保存，還可以為檔案提供快速的檢查和調(diào)用。

4?結(jié)語

工程項(xiàng)目的檔案管理和工程總體質(zhì)量有著密切的聯(lián)系，是真實(shí)反映工程項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量和管理水平的重要指標(biāo)。科學(xué)、合理、高效的管理模式，是推動建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量和效率提升的動力，其可為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供良好的服務(wù)，創(chuàng)造更多的社會效益。

[1]趙?欣.建設(shè)單位工程檔案的管理[J].居舍，2018（17）：153.

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