高校檔案數字化與館藏檔案分級管理策略

摘 要：在高校檔案數字化建設與館藏檔案分級管理中還存在較多的問題，所以為了可以全面推動高校檔案管理工作的開展，本文將會按照館藏檔案分級管理的思路，對檔案數字化建設管理方法做進一步研究。

關鍵詞：高校檔案;數字化;分級管理

按照我國檔案法以以及《檔案法實施細則》的相關內容，對館藏的永久保存提出了明確的規定，推動了檔案分級管理工作的開展。在這種情況下，高校檔案數字化建設中應該遵照館藏檔案分級管理的要求作出調整，并對其中的重要檔案做歸類調整，最終提高檔案管理的整體水平。

一、高校館藏檔案數字化建設中面臨的困境

1.館藏檔案的整理標準發生了變化。在高校館藏檔案管理中，很多高校主要沿用傳統的檔案管理體系，期間會因為不同時期的不同整體標準分類儲存，例如部分檔案裝訂成冊，雖然在我國的高校檔案管理辦法中已經明確了當前檔案管理的基本思路，而在數字化建設的大環境下，高校館藏檔案的分級管理中是否需要維持原有思路，還是利用現代化的標準開展工作，已經成為相關人員應該重點關注的問題。

除此之外，數字化建設也帶動了檔案管理模式的變化，在當前的館藏檔案分級管理中，檔案的主體形式為紙質，也包括錄像檔案、像片檔案等。而在數字化建設的大環境下，這種傳統的檔案管理環境發生改變，尤其是館藏不同載體檔案如何數字化已經成為擺在高校面前不容忽視的問題。

2.尚未構建面向數字化的檔案館藏分級管理體系。就目前情況來看，我國高校的館藏檔案數字化建設工作正在蓬勃開展，但是面向數字化技術的檔案館藏分級管理作為一種新鮮事物，導致很多高校在缺乏技術支持與準備的情況下就被強行納入到數字化檔案管理工作中。在這種情況下，高校在檔案管理工作中并非是真正意義上的數字化，最終造成了資源浪費，這對于整個高校檔案管理工作而言是不利的。

同時，館藏檔案數字化建設缺乏安全保障措施也成為很多高校面臨的問題，與傳統館藏檔案管理，數字化檔案存在明顯的特殊性，無論是儲存還是技術安全管理等都有特殊的要求。并且從檔案本身的作用來看，檔案的最終目的是服務于社會建設，所以為了可以讓檔案發揮應有的作用，需要確保工作人員可以隨時調閱信息，但是還要避免信息泄露的風險發生。

二、館藏檔案的分級管理有利于檔案數字化工作的開展

檔案數字化在實際上，就是要通過計算機技術將模擬信號轉變為數字信號的處理過程，對于高校而言，在檔案數字化管理中，可以通過掃描設備對原本的資質檔案做數字化轉換，使其成為可以被系統識別的數據，讓檔案具有更豐富的表達方式。從高校的檔案數字化建設工作來看，實施分級管理可以保證檔案館藏工作效率，并且為安全防護提供了便利。

目前高校每年都需要處理大量的教師教學資料以及學生檔案信息等，這些都是高校檔案管理體系中的重要數據，并且在高校擴招的情況下，學校所能產生的信息正在持續增加過程中，通過檔案數字化建設可以按照分級管理的要求，優先開展重要檔案信息的管理工作，有助于提高檔案管理的整體水平。同時，對于高校中的學籍檔案，通過分級管理的模式可以簡化工作模式，減少傳統工作模式中因為查閱檔案而造成的人力資源損失。

與傳統檔案管理模式相比，檔案數字化具有信息存儲量大的優點，并且為異地保存等提供便利，避免檔案在極端惡劣環境下遭受破壞，并且在分級管理的模式下，檔案數字化建設模式有了進一步的改進，可以突破原本數字化檔案中存在的關系，并在脫離原有的檔案數據檢索利用模式的基礎上，確定管理的不同的管理流程，尤其是針對不同類型的重要檔案做針對性保管，不僅可以簡化檔案的查閱流程，也能讓檔案的信息存儲更有效率，這是傳統檔案管理模式所不具備的。

三、高校檔案數字化館藏分級管理的思路與方法

1.確定數字化檔案分級管理的工作方法。根據相關高校的實踐經驗可以發現，館藏檔案的分類管理是一項業務性很強的工作，需要在工作中充分發揮工作人員的主觀能動性，并采用“信息手段+人工”的方法寫作完成。考慮到現階段高校在數字化檔案管理工作中，一直存在檔案信息量巨大、工作人員不足等問題，因此在數字化檔案的分級管理中，需要根據這一特征來確定整體的工作思路。首先，整個數字化檔案的分級管理重點，就是要放在重點全宗上，并根據館藏永久性檔案管理的要求，確定重點全宗的標準以及要求，確定基本管理思路;之后按照不同檔案的利用價值劃分重要檔案與一般檔案的評估標準，并確定相應的管理措施。

2.確定數字化檔案館藏分級管理路徑。在檔案分級管理階段，立卷需要根據時間、重要程度、文件材料等形成規律，在確保其有機聯系的基礎上，適當照顧其保存價值，并通過分類組卷等方法，確保可以通過準確、全面反映學校真正面貌的部門及其職能活動，以方便查找為主要原則。在此基礎上，分級管理模式的實施路徑主要包括以下幾點內容：

（1）分級管理模式。分級管理模式主要包括兩種，一種是以檔案實體為劃分依據的管理，通過分范圍、分責任的管理，實現了“實體分級管理”。另一種，則是以檔案工作流程為劃分依據開展的管理，是一種“流程分級管理”，兩種管理模式均在分級管理中發揮著重要作用。

（2）分級管理的原則。在檔案分級管理階段，檔案館在學校統一領導下開展工作，采用了分級管理的方法，對于法定歸檔的所有檔案資源，需要由檔案館管理;而對于其中可不歸檔的檔案資源，可以做好歸檔移交等工作。但是在工作中需要注意的是，建立檔案材料應該遵循不重復原則。在確保高校數字化檔案信息齊全的基礎上，提出檔案信息不重復原則，以學校的檔案管理為分級管理的核心，并忽略傳統以院系為單位的文件材料檔案管理模式，盡可能減少院系檔案以及學校檔案之間的重復率，通過精準的檔案信息內容，確保檔案工作質量。

3.對檔案內容的分級管理標準。目前在高校內部檔案管理環節中，校園兩級管理模式越來越常見，作為一種全新的管理模式，該分級管理體系能夠明確檔案管理中的院校權責分布情況，不僅下放了各部門在檔案管理中的權利責任情況，也能規范各種檔案管理行為，構建了以學校為核心的“學校學院”的兩級管理模式，這種模式有助于學校對分級管理工作的宏觀調控。

在這種單管理模式下，分級管理工作可以按照具體的工作業務要求，根據學學校統一管理領導的基礎上，通過“以檔案館為核心”的管理體系，實現分級的管理模式;在原有管理體系的情況下，檔案管理在分級管理中可以對不同檔案作出分類，并根據其中的內容確定保管期限，保證了檔案管理模式的科學性。

4.分級管理檔案模式下的儲存。根據現有的學校檔案管理標準，，工作人員可以根據數字化檔案的特征，采取相對應的儲存方式，本文所提出的思路為：

（1）針對永久檔案檔案，根據此類檔案的特性，應該正確區分檔案的保密性與共享性要求，其中共享性檔案的訪問頻率較高，只能通過數字化分享的方法來體現檔案價值，例如文獻、學術成果等;而保密性的文獻更側重于信息安全，整體訪問頻率很低，若針對這兩種檔案采用相同的管理方式，則會顯著增加運行成本，并且無法保證檔案的安全性。而在三十年檔案的分類管理中，也根據按照永久檔案的標準作出劃分，但是其管理要求可以適當降低。

（2）針對十年檔案，結合未來數字化檔案的發展趨勢，檔案的儲存容量會持續增加，且十年檔案與高校的教學活動、學生生活的更加貼近，所以需要按照系統中的數據訪問頻率對檔案數據采取有序管理的方法，并結合檔案的不同性質，為相關人員提供針對性的查閱渠道。

本文認為，在數字化檔案的分級管理中，可以按照檔案數據的訪問頻率以及非修改性等標準作出調整。例如，對于經常被訪問的檔案，或者正在被處理的檔案，可以被存放于在線儲存設備中，稱其為一級儲存，儲存主要是由磁盤列陣、網絡儲存器等設備完成的。針對一些內容固定或者不經常訪問的數據，可以存放在近線儲存設備中，稱其為二級儲存，儲存主要通過性能理想，且穩定性較高的大容量儲存設備完成，例如Centera等設備就可以滿足二級儲存的性能要求。對于長期不使用的固定數據可以存放在離線儲存設備中，稱其為三級儲存，常見的儲存方法主要包括磁盤、光盤等。

在整個儲存過程中，工作人員可以通過分級儲存的方法，按照上文所介紹的檔案數據分級標準，根據特征采用不同的分級儲存手段，這樣就可以滿足高校檔案數字化管理的要求。

5.分級檔案管理的制度建設。高校檔案館藏分級管理的實現是一個復雜的過程，尤其是教師與學生的一些關鍵信息，都應該成為檔案管理的重點內容。所以針對這種情況，在檔案管理中需要強化對檔案價值的鑒定，在了解檔案的保密級、保密期限的基礎上作出調整，這樣才能最大程度上避免信息泄露問題的發生而導致學生承受損失，這些都應該成為分級檔案管理制度建設中的重點內容。同時，考慮到數字化檔案本身所具有的特征，在制度建設中需要強化內部的監督管理制度機制，通過制定嚴格的監督管理體系，避免檔案被輕易的修改、剽竊等。所以制度建設中需要對數字化檔案的閱覽、復制等工作作出詳細的規定，避免高級檔案隨意被他人接觸。

綜上所述在高校數字化檔案中，館藏分級管理有了新的要求，因此對于工作人員而言，分級檔案管理需要充分考慮到數字化檔案的特殊性，并提出一系列的檔案管理手段，這樣才能滿足高校的檔案管理要求，值得關注。

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作者簡介：黃曉娜（1983-），女，籍貫：廣東，現在職稱：中級，學歷：本科，研究方向：檔案管理。