單位檔案管理的現代化與信息化管理

摘 要：傳統的單位檔案管理因為其管理模式上存在一定的弊端，導致工作效率低下，逐漸不適應于當下對檔案管理的要求。在新形勢下，各單位對于檔案的管理提出了更高的要求。在此背景下，本文主要分析了單位檔案管理中存在的一些問題，并針對檔案管理提出了優化建議。

關鍵詞：單位檔案;檔案工作;信息化管理

檔案管理是單位工作中的一項重要管理性工作。目前的檔案管理已經在很大程度上完成了信息技術和傳統檔案管理模式的結合，但要全面的發揮和體現檔案管理系統的功能，就需要將傳統的單位檔案管理模式完美的融合進入信息技術中。在當下新時代背景下，單位檔案管理系統的創新能夠有效提高檔案管理的質量和效率。在更新單位檔案管理系統時，需要制定相應的管理計劃來保證檔案管理系統的正常運行，同時依據單位檔案管理模式中信息技術的應用，可以降低在單位檔案管理過程中造成的人力物力資源浪費。

一、現代化單位檔案管理的特點

21世紀，數字化信息的不斷發展為檔案管理帶來了不斷地革新，在這種新形勢下，檔案管理的環境、資源類型以及用戶群體等都發生了很大的變化。傳統的檔案管理是基于實體檔案為基本服務類型的檔案服務方式，而隨著檔案管理數字化和信息化的不斷變革，傳統的檔案管理方式對于檔案的整合以及分配的效率越來越低，因此，研究大數據環境下單位檔案的數字資源整合是很有必要的。新形勢下的檔案管理主要依靠先進的信息技術以及現代化的管理理念來實現檔案管理模式的更新，并在綜合的應用中實現檔案管理的信息化目標。在這個過程中，實現檔案管理信息化的基礎是先進的信息技術。

首先，單位檔案管理信息化的特征體現在多個方面，有效實現網絡化檔案管理的基礎是現代化管理技術在檔案管理信息化當中的應用?，F代化管理技術的應用能夠將檔案信息的遠程處理目標得到有效的實現，同時提高檔案管理的整體效率。在單位龐大的檔案資源中，不同用戶的檔案服務需求更加趨向于微觀化和個性化，這使得單位在現代化的檔案管理創新中必須針對于不同用戶的個性做出特色性的檔案服務創新。為了適應于不同方向的用戶群體，單位必須緊緊圍繞其檔案需要，針對于不同用戶進行個性化和特色化的檔案管理。

其次，集成化特征作為檔案管理信息化的另一個特征也是較為突出的。單位檔案管理信息化能夠將檔案管理中的前后端信息進行有效的交互，在檔案的統一化管理上起著重要作用。單位檔案管理系統的創新在單位的發展過程中屬于一個系統工程，同時在整個單位管理系統的創新中屬于子系統，這意味著單位檔案管理的創新是無法一蹴而就的，是需要在不斷地探索和改革中一步一步去進行的漫長的過程。在單位檔案管理的創新之中，要不斷的調查不同用戶的需求，對于單位檔案管理的各角度創新進行不斷地探索。

再者單位檔案管理信息化的特征還體現在能夠全面的管理人力資源。這些特征使得在人力資源管理中，信息數據能夠統一有效的處理，對檔案管理有著積極作用。單位檔案管理系統的創新是單位管理系統內不同因素互相作用的結果，其創新內涵包括觀念創新、服務創新、技術創新、人員素質創新以及管理體制創新等。各個創新要素是相互作用和共同發展的，所以在新形勢下單位檔案管理的改革中，要不斷平衡各個因素，為其共同發展打下基礎。

二、我國目前檔案管理信息化中存在的問題

在新的社會經濟形勢下，信息技術對于人們的生活水平以及單位管理中的業務流程影響越來越大，已經成為人們工作生活中不可缺少的一部分。隨著我國檔案的規模不斷擴大，復雜程度不斷變高，傳統的檔案管理模式暴露出了工作效率較低，人力物力成本較高的缺點，導致檔案管理質量降低，管理成本增加。

我國單位檔案管理過程中還有很多問題需要解決，比如資金的投入問題等。單位檔案管理模式的改革是伴隨著不斷增加的檔案內容而出現的，此時如果沒有較強的資金支持，那么在單位檔案管理模式上的改革就容易失效。在當前的一些單位檔案管理的過程中，其對檔案管理模式改革的重視不足，受到太多的傳統發展思想的限制，使得單位檔案管理的改革失效。同時，單位檔案管理中還存在一定的管理缺失問題。目前大多數單位檔案管理的管理模式還是傳統模式，還沒有實現較為精細化的管理。這會使得單位檔案管理的過程中管理內容不夠詳細，使得在檔案管理的過程中容易出現疏漏。除此之外，隨著檔案管理中的信息復雜程度變高，傳統單位檔案模式要進行信息的詳細管理，就必須投入大量人力物力進行管理過程，這會造成單位檔案的管理成本上升。

其次是單位對于檔案管理信息化的認識不足。主要體現在相關從業人員的思想還較為老舊，沒有充分認識到檔案管理信息化的作用價值。同時因為我國目前還沒有檔案管理信息化的相關規章制度，使得從業人員沒有法律法規可以參考，進一步的降低了他們對于檔案管理改革的重視。另外，新時代下檔案管理中應用到了先進的計算機技術以及專有的管理軟件，這對檔案管理人員也提出了一定的要求，因此，為了滿足現代化檔案管理系統的要求，管理人員也應當提高自己的專業技能水準。

三、加強現代化和信息化檔案管理的措施

新時代下單位檔案管理和文化建設工作管理主要依靠先進的現代化管理技術以及管理理念來實現文檔和文化建設工作管理模式的更新，并在綜合的應用中實現單位發展的創新?，F代化管理技術與傳統文檔管理工作經驗的融合能夠將單位文檔管理工作的內容質量提高，并且在具體的工作流程中實現高效率以及高質量運行，從而為單位總體的管理過程提供指導思路，最終加強單位文化建設。

1.完善單位檔案數據庫

傳統的單位檔案工作管理系統中相關信息的存儲與提取都是通過人力去計算和規劃檔案來保證的。但是在新經濟時代下，隨著單位檔案管理信息的復雜化和規模擴大化，傳統的單位檔案工作管理模式的工作效率逐漸顯得不足，并且在實際管理工作中還造成了極大的人力物力浪費，使得單位檔案工作管理成本增加。

現代化管理技術能夠為單位檔案管理系統建立完善的數據庫以及網絡管理平臺。檔案專有數據庫能夠促使單位內檔案信息傳輸和保存的完整性和準確性。同時檔案數據庫還能完成單位檔案工作相關信息的自動錄取以及自動計算分析，在一定程度上提高了單位的檔案工作管理效率，降低了人力物力消耗。另一方面，單位數據庫和網絡管理平臺提高了單位總體的管理效率，使得管理者能夠輕松的掌握單位一線的各種信息，增加其決策的正確性和時效性。

大數據環境下單位的檔案管理內容是極為復雜的，因此在單位檔案的管理中，要合理使用數字化技術，建立單位檔案數據庫。檔案數據庫能將不同類型的檔案進行統一的存儲和管理，從而在檔案的分配和整理上能夠更加具有全面性，同時在檔案資源整合的過程中也能為用戶提供完善的網絡單位檔案調用流程。除此之外，檔案資源數據庫還能在一定程度上完成檔案的自動分類，不同檔案可以根據其檔案屬性存儲在不同的數據庫類型中，使得檔案整合人員能夠迅速的查找到其所需要的數字檔案資源。

2.提高單位檔案管理人員素質

檔案管理單位應當發揮其自身優勢，深度參與信息化技術與檔案管理系統合作。檔案管理員工是單位檔案系統建設的重要推動力之一。檔案管理員工對于文檔管理技術的實用水平直接影響單位的檔案系統建設質量?，F代化文檔管理工作對于人才的要求也是相對較高的，所以達成單位檔案現代管理化目標的首要任務是加強對檔案管理員工的文檔管理技術培訓，經過一定程度的培訓，檔案管理員工就能熟練的適應以及掌握基礎的文檔現代化管理工作流程。

3.單位檔案管理模式更新

我國現代化管理技術支持下的單位檔案管理模式還處在初級階段，為了有效提高單位檔案管理系統的運行效率和管理水平，相關單位和研究人員應當全面分析影響單位檔案管理系統的各種因素，綜合考慮各種因素所引發的不同問題并提出相關解決方案，最終設立完整的單位檔案工作管理制度。在新經濟時代的背景下，對于單位檔案系統中的信息處理系統的管理應當注重其關聯性，實現聯動管理，從而達到較優的運行管理效果。

傳統的單位檔案管理一般是通過人力進行單位檔案的查找、分類以及整合，但是基于大數據環境下的單位檔案管理過程中，可以使用計算機技術支持下的單位檔案管理平臺進行單位檔案的管理。單位檔案管理平臺在單位檔案數據庫中構建了搜索功能，管理人員可以通過不同索引的搜索將檔案管理庫中不同的檔案進行分類，其分類方式根據管理人員的分類條目為準。在檔案庫中，不同類型的單位檔案是存放在不同類型的數據庫中的。舉例來說，管理人員需要搜索相關人力資源的單位檔案，可以在單位檔案資源管理平臺中輸入“人力”進行查找，即可顯示出資源庫中的所有人力資源管理類型的單位檔案，從而方便管理人員的分類和整合。此操作的基礎是通過單位檔案提前整合進數據庫中的類型辨別來完成的，因此在不同類型的單位檔案整合進入單位檔案資源庫時，要根據其類型對其打上不同的標簽，從而使得管理人員在進行分類型查找時不造成混亂或者遺漏，為大數據環境下的單位檔案管理質量打下基礎。

四、結語

隨著社會經濟的不斷發展，做好單位檔案管理工作能夠為單位內的工作過程帶來良好的效果，從而為單位更好的服務于人民打下基礎。同時，單位管理者要認識到單位檔案管理信息化建設的重要意義，計算機應用技術以及數據處理軟件是單位檔案管理信息化建設的基礎，計算機應用技術可以為單位檔案管理部門建立系統的數據管理平臺，提高單位檔案管理效率，并優化其管理模式，最終為單位總體管理模式的更新和改革做出貢獻。

參考文獻：

[1]秦藝菁.淺談單位檔案信息化管理的研究策略[J].辦公室業務，2017（14）

[2]趙 蘭.淺談單位檔案管理現代化[J].檔案天地，2016（12）

作者簡介：許方聰（1987-），男，漢族，吉林大安人，本科，助理館員，工作單位：大安市民政局，研究方向：檔案管理。