信息時代人事檔案管理的發展方向

白如雲

摘 要：隨著世界經濟一體化的逐漸加快，信息傳播速度也逐漸的加快，網絡電子高科技的普及應用，給社會各方面帶來了劇烈地變化和挑戰。人事檔案的信息化改革是跟隨社會潮流發展的必要過程。在信息數字化進行的檔案管理模式中，完全數字化信息轉變成為了人事檔案改革的重點關鍵，實體管理到虛擬數據的劇烈轉變，讓人事檔案的專業性、真實性大大提高，延長了檔案存在的時間，實現并提高了人事檔案存在的價值，讓人事檔案的可信度增加。

關鍵詞：人事檔案;信息;數字;管理發展

一、人事檔案管理

1.我國的人事檔案。人事檔案存在于國家、社會、組織、機構中，作為在社會上生存的人的基本狀況、政治形象、個性經歷、才德顯示、工作成敗等的綜合信息反應;人事檔案通過文字、圖畫、表格等形式進行人員信息記錄，建國后的人事檔案管理系統也逐漸更新建立，在吸取國際教訓經驗后，國家部門成立了人事檔案管理的機構，人事部門聯合并培養其他組織機構進行人事檔案的整理和存放。

2.人事檔案的發揚。不斷發展的人事檔案管理系統，在逐漸變化的政治政策中變得逐漸制度化、規范化，作為組織、政府、部門人員的聘用、調動、升遷等等工作的轉移提供了巨大的便利。政治經濟一體化在我國的逐漸實施，促使大中小企業進行合理規范化的人事檔案管理工作，人事檔案的保存管理逐漸發揚、發展、擴大范圍。

3.人事檔案管理的現狀。在檔案信息的復雜工作的進行和發展中，建立以人為本的基本制度，不斷重視人員的專業素養和綜合素質，建立整體隊伍的核心思想，適應社會的發展和變革;進行現代化的新形勢發展策略，在保持原有優勢的基礎上，爭取穩中求新、穩中求機遇，改善檔案管理部門的工作體制。

二、人事檔案的“文化”意義

1.人事檔案的密集型信息收集。信息化新時代的人事檔案管理，反應了新社會環境中羅列的信息經濟服務體系的巨大能力。密集的信息收集、整理、覆蓋、保存、分發，成為新時代人事檔案的信息特點。鮮明的信息沖擊，密集爆炸的知識體系，讓檔案管理部門的收錄信息、整合資料工作面臨巨大的壓力和挑戰。人事檔案管理部門工作人員需要有過硬的專業知識能力、綜合的文化素養和高效處理的業務能力，在信息爆炸的時代，可以完整收集、仔細整理、合理分配、完好保存的能力，成為新時代到案管理人員的標準。

2.人事檔案的服務型工作宗旨。在這個信息隨處可找尋的時代，對信息載體的管理和對信息發布的服務能力，是對信息管理人員做出的新要求。傳統被動的人事檔案管理方式，逐漸演變為主動性信息整理的高科技處理模式。信息的網絡數字化改變了紙質文字傳播記載的信息傳播途徑，多元的信息傳播模式讓信息的找尋，搜索變得更加容易。而檔案管理人員需要在加強人員本身的科技素養外，需要明白數字化信息與傳統文獻信息的不同之處，在對檔案的價值進行估算、開發和整理時，可以有效的提供寶貴的意見，增強工作人員的服務，服務于信息，服務于大眾，服務于價值。

三、人事檔案管理的目標

1.數字技術的檔案管理。科學高速發展的時代，數字化信息不斷轟炸，新興計算機技術的不斷更新，使得我們的生活天翻地覆。高科技改變社會的同時，數字化信息增加了檔案管理的便捷性，幫助人事檔案信息的整理。

為了適應高速運轉的社會發展，依托于電子科技，構建出的新型數字型人事檔案信息化系統，是人事檔案管理部門從最初的紙質載體走向如今數字虛擬檔案的改變，心想，檔案信息數據庫在科技的不斷更新下，幫助檔案管理部門進一步便捷的整理人事信息，跟上了時代發展。

2.互聯網通信技術的軟件要求。互聯網的廣泛應用和信息交叉，讓信息變得公開透明。然而人事檔案需要處于嚴謹、保密的狀態，最大程度上保證公民信息不向外泄露，這就需要個人隱私等重要的人員信息在公開的互聯網上可以得到完整的保護，增強了檔案管理部門對人事信息的保密工作的進行和加固，另一方面促成了檔案本身價值的縮減，單一化信息發布。

3.綜合人才的招納統一。信息資源共享的時代讓各種信息隨意游走，傳統檔案管理的規范不足、制度不完善，人才的信息無法完整的進行篩選。現今信息數字化的發展提升了檔案管理部門對信息規范的重視。靈活“無界限”的信息需要一種有約束的環境，幫助存儲信息的系統更好的運作，在查詢信息時可以有效的篩選出不必要的信息，在統計數據時可以更加精確的進行信息整合。整體化信息的完整規范，需要高科技能力和嚴謹的作風的結合，這就提高了對相關人才的要求。

四、人事檔案管理的有效方向

1.數字化的管理模式優化。由于信息時代的數據管理系統，優化人事檔案的數字化管理模式是必然發展的方向。人事檔案的管理的數字化系統完善需要具有科學性的人才知識，在建設更好、更便捷的信息檔案管理系統的同時，更需要進行安全網絡影響因素的控制;在信息錄入時，更需要完整的知識儲備結構和信息數字化的轉換技術，保證錄入信息的準確性和完整性;規定內的信息錄入過程作為信息保存的保障力量，需要有堅實的架構基礎。

2.網絡工程化的“秘密”檔案。互聯網與社會各方面工作的逐漸交叉，幫助了行業工作的進行。更新的網絡技術，幫助人事檔案的管理進行同時的系統更新，一代又一代的進行信息的完整收集錄入;互聯網的更新速度越來越快，這讓存儲在互聯網空間中的檔案信息出于高危狀態。完善的網絡信息保護需要緊急加固，在保密信息文件儲存的同時，創立基本架構外的“墻”，讓信息不暴露在網絡空地上。“人肉”等技術的逐漸發展，做好人事檔案信息的保密工作，就是給檔案信息隔絕外界的屏障;人事檔案管理部門需更加重視機密信息的查閱調出權限問題，爭取在信息網絡共享的時代，做到安全性達標，在現實中規范人員工作，在網絡中設定人員工作權限，嚴格要求管理人員，在專業知識基礎上，進行業務的熟練操作和級別審查。

3.標準化運行的統一要求。在信息整合的同時，高效的進行檔案管理和信息保護，需要外在的統一的管理標準和審核標準。業務規范的標準規定，硬件軟件的網絡實物要求，檔案對應服務規則評比等，可以使人事檔案的管理更加有條理，有可追查的能力。

五、人事檔案管理的發展策略

1.專人專職，專業對口。信息高速發展的時間里，檔案管理工作的有效進行，需要人員的高效服從和配合。檔案管理人員的實操業務繁雜，這就需要實行專人專職的制度，爭取可以在最短的時間達到最高的效率，讓信息的審查、錄入、存儲、流通、核驗、查閱都有專門的人員負責，落實具體工作的責任，讓信息的傳播和安全都有足夠的保障;讓工作人員有明確的工作職責和細節，幫助工作人員集中精神在專門的工作上，促進工作的進行。

2.專業能力，優秀員工。由于部分部門組織對人事檔案管理工作并沒有足夠的重視，總是將它歸結于后勤工作，通常是由即將退休的部門員工進行，人事檔案管理部門逐漸在某種意義上變成了“員工養老部門”。工作人員的專業素養較差，無法緊跟信息時代的節奏，對業務方面了解不夠充足，總是一種消極的態度完成工作，大大降低了人事檔案管理的工作效率。另一方面，由于人員的老齡化，部分臨退休員工容易以高位自居，在工作崗位上休閑娛樂、不思進取，不正視檔案管理工作，不會將創新的意識帶入工作中，使得人事檔案管理部門“靜如止水”，無法呈現出現代化氛圍。

這就需要提高員工的專業素質，為人事檔案管理部門注入新鮮的血液，加強部門組織對檔案管理的重視程度，一定程度上增加高科技人才和計算機人才的招收，促進整個部門的平衡發展，促進經濟檔案管理工作的有條不紊進行，時刻跟上網絡時代的信息傳播速度，保衛信息安全。企業組織應建立完善的人員管理監督部門，提高檔案管理人員的專業素質和業務能力，監督其勤奮工作、向前努力，輔助檔案管理部門的正常運行。

3.完善機制，成熟管理。應建立合理完善的人員量化考核機制，公平對待每一位員工，在尊重員工經驗的基礎上，實行現工作的業務流程規范，正確評價員工工作能力，實行獎懲一致策略。企業組織應該重視人事檔案管理部門的部門發展，在加強吸收專業人才的同時，為人才以后發展提供福利保障;優秀、專業能力突出、勤勞肯干等的員工，需要有一定的獎勵制度，在整個部門當中可以每次評比勤奮標兵、創新標兵等;對待工作不認真、不求上進、玩忽職守等的工作人員，應給予一定的懲處，罰金、批評、通報，若一定程度上違反了信息保密原則，侵犯了個人信息安全，需要建筑公安部門和法律的力量，對人員進行嚴懲。

應加強對人員的綜合素質培訓，在專業能力和業務能力的基礎上，增強員工對信息保密的意識，加強員工法制教育;在時間允許的情況下，可以進行部門團建，增強部門團結意識和合作意識，提高工作人員之間的默契程度，將人事檔案管理部門建成積極向上、認真自由的部門。

五、結束語

人事檔案管理將緊跟網絡信息時代的步伐，更新檔案管理系統，進行創新改革，整頓整個部門的發展和工作，人員素質將大幅度提高。在借鑒中西等成熟的其他信息化檔案管理系統的同時，加強工作人員經驗與專業的同步提升，加強對高新科學技術人才的培養和吸收，將人事檔案管理部門建成科技與傳統并存、虛擬與現實結合的新型檔案管理部門。在人員素質提高、工作氛圍向上、科技創新能力增強的情況下，人事檔案管理部門的工作一定會更加規范、科學、高效。

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