新醫改背景下醫療機構檔案管理工作的問題與對策

胡常全

摘 要：在新醫改的背景下，醫療機構在檔案管理工作等方面遇到了很多問題和挑戰，檔案管理工作同時也是醫療機構管理工作中不可或缺的部分。筆者從醫療機構中檔案管理工作的重要性、檔案管理工作的現狀及對提高檔案管理工作水平的對策方面進行了闡述，在面對醫療機構在對檔案管理工作方面不夠重視、針對檔案管理工作方面的管理不足、檔案管理制度不健全和檔案管理人員素質不高等問題，提出了加強對檔案管理工作方面的管理意識、健全檔案管理工作方面的制度與規范、合理規劃檔案管理方面的人員配置及提高檔案管理工作的信息化水平等對策，從而提升醫療機構檔案管理工作的工作效率和檔案管理工作人員的積極性。

關鍵詞：新醫改;醫療機構;檔案管理工作

一、醫療機構中檔案管理工作的重要性

在新醫改深入貫徹的趨勢下，醫療機構的檔案管理工作越來越重要，在醫療機構當中，檔案管理工作可以作為醫療機構當中大部分工作參考的依據，醫療機構的檔案管理工作并不是依靠單獨的一個部門來實施的，而是要依靠整個醫療機構的行政部門、后勤部門及其他重要部門互相配合，互相支持，共同來做好檔案管理工作。

二、新醫改背景下醫療機構檔案管理工作的現狀

目前，醫療機構對檔案管理工作的重視程度逐漸增加，因此在檔案管理的各項工作方面都有了很大的改善，但是仍存在很多問題。

1.醫療機構在對檔案管理工作方面不夠重視。由于醫療機構從事的是醫療工作，因此對其檔案管理工作方面仍是不夠重視，在醫療機構中，工作壓力相對來講是比較大，很多人認為相對于醫療工作而言，醫療機構的檔案管理工作是比較損耗勞動價值的工作，對整個醫療機構的發展及運營并沒有很大的作用，因此，有一部分醫療機構為了減少損耗，對檔案管理工作所需的各項設備設施甚至是人員進行不合理的壓縮，因此很大程度上影響了檔案管理工作的開展，造成了檔案無人來管理，各項檔案的資料也比較凌亂，無法再查詢以往較為精細的檔案記錄，最終也導致了整個醫療機構當中檔案管理工作的混亂。

2.醫療機構在對檔案管理工作方面的管理不足。醫療機構對檔案管理工作方面管理的不足不僅能夠表現在對檔案管理工作不夠重視，還表現在對檔案管理工作管理方面投入的不足，隨著人口老齡化問題逐漸加深，醫療機構也將很大一部分的精力放在了醫療工作方面，因此對檔案管理工作的管理方面投入不足，雖然我們在醫療機構當中都能看到檔案室，但是在檔案室中也缺乏較為合理的空間規劃和區域規劃，多種不同類型的檔案往往都亂放在一起，并沒有進行精細的分類，因此在找尋起來也是很費功夫;有些醫療機構甚至將存放檔案的區域當作了倉庫，存放各種物資和醫療用品，完全違背了檔案管理的相關標準;另一方面，對檔案管理方面的設備和設施投入太少，如一些醫療機構連檔案管理工作必備的滅火器都沒有進行投入，更別說空調和除濕機等一些檔案管理工作的設備。

3.醫療機構的檔案管理制度不健全。醫療機構的檔案管理工作是依靠檔案管理相關的制度及規范來實行的，因此對檔案管理相關的制度及規范進行建設及健全是很有必要的，是醫療工作進行檔案管理工作的制度基礎。目前，醫療機構的檔案管理相關的制度及規范仍然不是很健全，對檔案管理工作方面的相關崗位的設置也比較欠缺，往往設置的不是很合理，而且對檔案管理工作相關崗位的職能行使的權利和責任不明確，各種崗位的責任往往只由一個或兩個人來承擔，出現問題后，往往還會出現互相推卸責任的現象，對這些崗位所設置的獎懲情況也不明確，因此也很大程度上打消了工作人員對檔案管理工作的積極性;另一方面，醫療機構往往對自身的檔案管理工作上的保密工作不夠重視，檔案資料最重要的就是其保密性，有些醫療機構甚至對保密工作方面并沒有做出明確的規定，因此總會導致檔案資料的泄密，這會給醫療機構帶來不可估計的損失。

4.醫療機構的檔案管理人員專業素質不高。在醫療機構當中，所有的具體工作都是要落實到個人，其檔案管理工作也是一樣，檔案管理人員的專業素質直接影響到檔案管理工作的實施和管理水平。據新醫改要求，醫療機構的檔案管理工作要實行改革。實行改革的具體工作還是要落實到檔案管理人員身上。目前，我國醫療機構的人力資源管理方面對檔案管理工作的人力資源的相關配置仍然是不夠完善的，忽略了醫療機構檔案管理人員對檔案管理工作的重要性。目前，醫療機構的檔案管理人員一般都較缺乏檔案管理相關的學歷背景，其他專業背景的人員居多，這些檔案管理人員往往較缺乏檔案管理方面的專業知識;另一方面，一些醫療機構中有很大一部分檔案管理人員比較缺乏職業素養，往往都是抱著不作為的態度進行檔案管理工作，但醫療機構當中的檔案資料往往比較繁雜，這就需要檔案管理的工作人員對其進行比較合理的分類規劃，更需要檔案管理工作人員的專業素養。

三、新醫改背景下提高醫療機構檔案管理工作水平的對策

1.加強醫療機構檔案管理工作方面的管理意識。要提高醫療機構中檔案管理工作方面的管理意識要從提高管理者的思想意識上入手，思想意識是提高管理意識的基本條件。具體來說，一方面，在一定程度上對醫療機構中管理的思想觀念進行轉變，使其認識到醫療機構中檔案管理工作的重要性，其后在整個醫療機構中進行影響及宣傳，提高醫療機構全員對檔案管理工作的重視程度，這樣從一定程度上來說能夠降低醫療機構檔案管理工作的難度，醫療機構的管理人員可以從舉辦一些宣講活動入手，如專題講座、醫療機構內部培訓、宣傳演出等活動，可以在思想意識方面提高醫療機構的全體成員對檔案管理工作的重視程度。另一方面，醫療機構的管理者可以從自己機構目前具體的檔案管理工作入手進行分析，并對檔案管理的相關崗位人員進行合理的配置，對每個人員所負責的工作和職責進行合理的分配，完善檔案管理人員的獎懲機制，提高檔案管理人員工作的積極性。

2.健全醫療機構檔案管理工作的相關制度與規范。醫療機構的檔案管理工作需要以健全的檔案管理工作相關制度與規范作為依據和基礎。上文已經提到，目前我國醫療機構檔案管理工作的相關制度與規范并不是很完善，因此，建立健全的醫療機構檔案管理工作相關制度與規范是目前進行檔案管理工作的首要任務。具體來講，一方面，醫療機構首先要了解自己單位內部的情況，在進行檔案管理工作相關制度的健全及完善的同時，要考慮到整個醫療機構中每個部門、每個崗位的發展目標及各方的權利和義務，設立自己公司的檔案管理部門，可采用與其他部門平行的方式進行管理，建立科學且合理的制度與規范，并在制度及規范中對檔案管理工作的各個方面進行明確，如崗位的設置、人員的準入、各項管理常規制度等制度和規范;另一方面，從醫療機構內部的角度來講，建立各種常規的制度和規范的同時，也要考慮到外部環境對檔案管理工作的影響，健全和完善應急事務處理制度和規范，從內部和外部共同對檔案管理工作進行規范。

3.合理規劃醫療機構檔案管理人員的配置。醫療機構的檔案管理工作最終還是要落實到人，因此人才是檔案管理部門的基礎，是檔案管理部門不可或缺的部分，因此，醫療機構的管理者要加強對檔案管理工作的人力資源管理方面的規劃，在本文中，筆者會通過人力資源的幾大模塊分別對醫療機構檔案管理工作方面的人力資源管理進行闡述。具體來講，第一，從招聘方面來說，要規范對檔案管理工作人員的準入機制，規范學歷及所學專業方面的要求，可以在一定程度上提高醫療機構檔案管理工作人員的準入門檻，從招聘方面來提高檔案管理工作人員的職業素養;第二，從用人角度上來講，要具體分析每個檔案管理人員的個性、工作方式、專業素養、管理能力等各方面的能力，合理地將其能力與崗位進行配置，這樣做不僅可以提高檔案管理人員地穩定程度，也能在一定程度上減少檔案管理人員的流失;第三，從人力資源角度的專業培訓方面來講，醫療機構的檔案管理人員是需要進行一系列的專業培訓的，醫療機構的管理者可以根據實際的工作需求對檔案管理人員進行一些專業方面的培訓安排，還可以多安排檔案管理方面的實踐課程，從而使檔案管理人員獲得更多的專業知識，在提高專業知識的同時，也能提高專業素養，在員工的體驗方面也能起到很好的效果;第四，在留人方面，除了建立獎懲制度，還可以設置一些員工福利，來提高醫療機構檔案管理人員工作的積極性，另一方面，還可以從完善職務職級制度和績效制度方面來提高其積極性，也能在一定程度上提高檔案管理人員的上進心。以上就是從人力資源的招、用、育、留四個方面對醫療機構的檔案管理工作人員的人力資源配置進行的分析。

4.提高醫療機構檔案管理工作的信息化水平。隨著科學技術的進步和互聯網信息化的快速發展，各行各業都受信息化的影響較大，不論使醫療機構的檔案管理工作還是高校的檔案管理工作，也離不開信息化對其的影響，這也給醫療機構的檔案管理工作的發展帶來了新的機遇，從傳統的醫療機構檔案管理工作到現在的醫療機構檔案信息化管理的發展，是我們提高醫療機構的檔案管理工作效率的趨勢，具體來講，在醫療機構的檔案管理的實際工作當中，醫療機構的管理者應該提供更多的現代化信息化的設備，在檔案管理的工作人員中也要培養具有相關專業知識的專業人員，在一定程度上來說，能夠很大程度的減少檔案管理工作人員的工作量，也能增加檔案管理的保密性，防止隨意篡改信息的情況發生。醫療機構的檔案管理工作所涉及的文字量較大，因此，醫療機構的管理者們在增加計算機設備的同時，也可以增加一些影像設備和聲音設備的投入，從而提高檔案管理工作人員的工作效率。

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