如何做好大型會議和活動的新聞宣傳工作

姜海濤

2019年8月27～28日，第十四屆城市發展與規劃大會在鄭州國際會展中心舉行，大會主題是“創新規劃設計，提升城市活力”。鄭州市自然資源和規劃局承辦了此次大會，這是鄭州市自然資源和規劃局首次承辦的全國性大會。作為大會宣傳工作負責人，親歷大會宣傳全過程，深刻體會到要做好大型會議活動的宣傳工作，事先周密的計劃安排，宣傳者強大的心理素質、新聞報道重點及現場采訪的把控是大會宣傳成功的關鍵因素。

制訂詳實的新聞宣傳預案。凡事預則立，不預則廢。此次大會是全國性大會，影響面廣，來自國內外上百個城市發展與規劃領域從業者，300多位國內外城市發展與規劃領域權威專家和知名學者，齊聚鄭州。這其中既有國家部委領導、省市領導，又有多位中國科學院院土、工程院院士。做好大會宣傳工作必須要制訂詳細、操作性強的宣傳工作預案。為此，我們多次與市委宣傳部新聞處負責人，與大會主辦方中國城市科學研究會新聞宣傳負責同志工作對接、交換意見，事先確定邀請新聞采訪媒體范圍，明確宣傳工作重點、采訪程序、重點內容，對接媒體記者采訪的各個重點環節和注意事項等，為做好大會宣傳工作奠定了良好基礎。

抓好關鍵環節的新聞宣傳。這次大會，會期雖然只有兩天時間，但會議期間要舉辦主論壇、分論壇20多個場次，有多場次活動同時交叉舉辦。為確保大會宣傳采訪有序進行，我們建立5人宣傳工作團隊，提前加入第三屆中國服務型制造大會媒體群，學習積累工作經驗;對每個工作人員都進行了合理分工，明確工作重點。確定了大會四個重點宣傳報道環節：一是做好省、市主要領導會見報道;二是做好論壇開幕式報道;三是做好主論壇、17個分論壇報道;四是做好參會嘉賓接受媒體采訪。我們將四個重要節點新聞采訪工作安排事先通報媒體記者，對每個節點的采訪記者合理安排，保證采訪記者均衡分布，兼顧到各個環節。

做好應對臨時突擊任務的心理準備。這次大會籌備從8月5日接受任務，到大會正式舉辦，準備時間只有21天時間。其中，制作大會宣傳片對我們提出極大挑戰。按照常規，制作一個大型宣傳片時間周期至少2個月。為做好宣傳片制作任務，宣傳組加班加點，先后準備了三套工作預案，制作了三個版本宣傳片。第一個版本是收集了鄭州市對外形象宣傳片、鄭州市城鄉規劃工作宣傳片、鄭東新區建設三個宣傳片;第二個版本是將5個宣傳片剪輯整合為一個宣傳片;第三個版本是重新制作鄭州市城市發展規劃宣傳片。在大會最終確定采用第三個版本時，僅有一周時間，經過連夜加班，完成了宣傳片腳本編寫、影像拍攝、領導審核等工作，全新制作9分鐘大會宣傳片，如期在大會主會場、分會場等多個場所循環播放，取得良好效果，得到與會嘉賓好評。另外，在大會召開前一天晚上7點，宣傳組接到任務，要在大會主會場擺放宣傳展板。為此，我們一邊組織人員籌劃制作，一邊聯系有關部門，最終連夜協調鄭東新區規劃館搬運20塊展板，按時放置在大會主會場。

組織好記者邀請和現場采訪管控。這次大會邀請新聞媒體級別高、記者眾多，現場采訪組織工作難度很大。為此，我們依托、配合市委宣傳部，共邀請中央、省市主流媒體24家。與此同時，我們建立了媒體聯絡微信群，及時發布大會信息，溝通采訪內容。在大會前，我們及時組織新聞媒體記者簽到，發放采訪證件、車輛通行證、會議指南、會議議程等材料。在大會中，積極主動服務記者，及時發布新聞通稿，及時溝通采訪事項。中央級媒體新華社、人民網、央視等，省市級《河南日報》《鄭州日報》等主流媒體都及時發布大會新聞，各類媒體共發表原創新聞稿件60余篇。河南省人民政府、鄭州市人民政府門戶網站，省自然資源廳、《資源導刊》微信公眾號等也及時刊登了大會消息。另外，應媒體記者的要求，我們還積極協調7名嘉賓，現場接受媒體采訪。

在此次大會新聞宣傳工作中，整體上沒有出現重大的失誤，但仍然存在些許不足之處，例如：對工作遇到的困難預計不足，工作出現忙亂;媒體記者現場管控，有脫節現象等等，這些需要我們進一步加強和改進工作，也同時給予廣大新聞宣傳工作者以提醒。（作者單位：鄭州市自然資源和規劃局）