A市郵政分公司內控問題研究

黃蓉

摘要：內部控制是企業為了達到一定目標，運用專門的工具和方法防范風險、保護企業利益、促進企業發展而建立相應系統化制度的過程。

厘清企業內部控制所包含的范圍和內容，能夠較好的了解企業各個要素與內部控制之間的關系。本研究以A市郵政分公司為研究對象，對該公司的內部控制現狀進行梳理，分析現有的內部控制執行過程中所存在的問題，以我國現有的內部控制基本規范體系為指導，結合企業自身的具體情況，為A市郵政分公司內部控制的完善提供一些建議和對策。

關鍵詞：企業;內控問題

一、引言

為了加強我國企業的內部控制建設，財政部、證監會、審計署、銀監會及保監會于2008年和2010年分別發布了《企業內部控制基本規范》《企業內部控制配套指引》，初步建立起我國企業的內部控制規范體系。我國國有企業作為國民經濟發展的中堅力量，國有企業的改革發展始終受到社會各界的廣泛關注。然而，國有企業自身的權力集中，資源豐厚，資產密集的特點，使得國企容易成為腐敗的高發領域。同時，國有企業雖然大部分都建立起了現代企業制度，但其高管權力的高度集中，外部監督的乏力使得監督成本過高或是監督失靈。國有企業固有體制的僵化也使得國企在運行過程當中核心競爭力的缺乏，經營業績跟不上。A市郵政分公司作為中國郵政集團公司的下屬地市級分公司，并未建立起屬于自身的一套內部控制體系，而是單純照搬省級公司的一些管控辦法零散地建立一些規章制度。正是由于內部控制機制的不完善，A市郵政分公司在面臨風險時應對遲緩、無法做出有效的控制。因此，對該公司的內部控制現狀進行研究，從多個角度考察公司現存的內部控制問題，實現對該公司內部控制現狀的全面認識，為該郵政分公司的內部控制建設和完善提供一些建議。

二、A市郵政分公司突出內部控制問題分析

A市郵政分公司作為地方央企，其內部控制基本規范大致按照集團公司下發的文件予以執行，但由于地方經濟特色和企業發展水平的異質性，集團公司的文件到地市一級的貫徹力度弱化，因此在內控制度的實際執行過程中，與理想狀態存在較大偏差。

在針對郵政分公司內控現狀的分析中，會發現其存在諸多突出的內控問題，這些問題如何產生以及之間存在怎樣的邏輯關系，通過對內控執行現狀中突出問題的提取，將其劃分為風險評估、管控模式、員工素質……幾大范疇，并針對各范疇下的關鍵問題進行深入分析。

（一）風險評估

企業在進行風險評估時，首要任務就是查找各項重要經營活動及其重要的業務流程有無風險，有哪些風險，進而針對已辨識的風險進行描述和分析。A市郵政分公司在產品化的市場競爭中，面臨著市場風險：宏觀經濟形勢、產業發展、競爭對手狀況、消費者偏好等，這些外部風險也在滋生著企業內部風險，最為突出的就是企業資金管理風險和庫存商品積壓。

然而在A市郵政分公司目前的風險防控過程中，沒有成立專門的風險防控部門，各個部門成為獨立的風控小組，各個控制手段獨立存在，沒有有效整合形成一套完善的風險管理體系，而只是單一的頒布相應的管理辦法，如：《營收款管理辦法》《A市郵政分公司用戶欠費責任追究管理辦法》《庫存管理辦法》《預算編制管理辦法》《違反財經紀律管理辦法》等。這些風險應對方案均是獨立存在的，且多數只羅列了組織保障和手段、對解決風險的目標以及具體的應對措施和相應的風險管理工具均沒有提及。這使得這些風險管理方案僅僅為管理人員提供了一個方向，而沒有實打實的策略、手段和工具。

其次，A市郵政分公司雖然運用了很多管理類及業務類系統，如ERP.CRM等，但各個系統之間的信息無法共享，形成數據孤島，這些系統的運用僅僅是推動了工作的信息化和智能化，因此企業風險控制的數據分析工作均是依靠人工收集和分析。加上風險識別和風險應對缺乏專業人員，在風險防控工作復雜、量大的環境下，數據實時共享的時效性較差，風險控制也只能是事中和事后控制，風險預警能力薄弱。

（二）管控模式

1.預算控制

A市郵政分公司采取零基預算管理制度，旨在以收入為導向，以控制成本費用為目標，進一步優化企業的資源配置。但在預算體制整體運行過程中，因上級公司下發的經營任務過重，公司為了應對上級公司的壓力，努力完成超額利潤（即超出必達目標的部分），就會在當年度發展耗時耗財耗力的業務（例如代銷家用電器，銷售當地特色水果，銷售集郵品等），這些活動的開展并不以提高利潤為目的，而只單純為了擴大收入規模。除此之外，開展這些活動所消耗的物料費，人工費等成本費用中較為大額的部分不在當年度結算，而是將這些費用集中堆積到下年度或以后年度進行結算。因此，隨著歷史費用的堆積，在下一年度或以后年度的收入指標不斷攀升的情況下，支付了這些堆積的歷史費用之后，企業掌握在手上的流動資金所剩無幾，不斷發生的成本費用也只能留到以后年度來處理。如此一來，預算管理制度雖然擴大了企業的收入規模，但實質上并沒有真正達到創利的目標，反而使企業走進了一個死循環（越發展越沒錢）。

而導致如此現象有兩個原因：其一是上級公司的考核導向以業務收入為主。上級公司對下設的省公司、市公司考核過于注重收入規模，而忽略利潤率。在市公司將一部分收入上繳以后，市公司利用剩余的資金支付項目開展所產生的成本費用，而成本費用均從市公司現存的流動資金支出。秉著掙多少用多少的原則，這些不計成本支出擴大收入規模的策略，在收支兩條線的制度背景下，市公司為了完成集團的考核指標而虛增收入，但企業效益事實上并未得到有效提高。其二是市公司在執行預算時缺乏長期的經營計劃，預算執行缺乏過程管控和防范機制。前期的預算編制依舊按照上級公司下達的預算指標編制預算，而缺乏了全局性的戰略規劃，因此，在編制本公司的預算方案時更多地考慮短期行為，而忽略了長期發展。此外，零基預算的編制強調全員參與、各部門通力合作，但在每年的預算編制過程中，各單位都普遍認為預算編制是財務部門的職責，在制定和推行預算方案時常出現各部門推諉、拖拉等消極應對現象。預算執行中的主要管控手段就是對預算執行結果（一些重點指標）的關注，缺乏對預算執行中資源調配的監控，預算執行中出現的偏差不能及時調控，預算的約束作用未發揮作用，導致絕對指標的上漲而實際經營質量的下滑。

2.應收賬款控制

截至目前，A市郵政分公司仍存在大額欠費。賬齡越長意味著回收難度越大，容易形成壞賬、死賬，增加企業的風險。經過對相關部門的問詢發現，A市郵政分公司在銷售與收款環節存在很多間題。首先，企業雖然制定了《用戶欠費管理辦法》，辦法里明確要求公司需建立客戶信用評級制度。然而在實際工作中，企業并未針對客戶制定詳細的信用政策，也沒有深入調查核實客戶的相關情況，僅盲目地放寬賒銷范圍，從源頭上造成了大量的欠費。其次，企業在發展過程中，沒有梳理正確的欠費管理目標，片面追求收入最大化，而忽視了企業的現金流量，忽視了企業財富最大化。這其中的一個重要原因是省公司對企業領導和整個公司的考核過分強調收入指標，一旦發生壞賬已實現的收入和利潤就會落空。在欠費管理辦法中，缺少必要的合同、銷售憑證等原始憑證的管理制度，導致不規范記欠現象較普遍，以至于欠費長期難以回收的責任人無法追究其責任，公司將面臨存在較大壞賬損失及違反合規經營風險。

3.績效考評控制

為迎合指標而工作，“費力”不一定“討好”。目前在零基預算制的執行背景下，考核導向以各項指標的增長為主導，基層忙著做預算、定目標、配資源，圍著指標瞎忙，沒有時間落實基礎工作、戰略工作。并且這些預算執行情況的考核周期過短、過密，每個季度都有各式各樣的營銷競賽，短程賽，每個季度的工作都是為了沖刺全年的指標任務，即使公司已經完成全年的總任務，達到了較高的增幅，但涉及到一些具體的指標完成上，只要有分毫差距，便無法爭取到彈性工資。按照現行的員工績效考核辦法，零基預算的完成情況與員工的工資總額掛鉤，那么在整體目標完成而關鍵指標不達標或關鍵指標完成但總體任務未達標的情況下，員工薪酬受到的波動巨大，沒有充分體現多勞多得的分配原則，不利于基層穩定性和長期管控的良性發展。

三、完善內部控制的相關建議

（一）建立健全完善的風險評估體系

企業風險管理是一項需要全員參與、全過程和全方位跟進的工作。從風險事件的識別、風險策略的制定或修訂、風險監控及預警流程的實施，都需要公司各級管理層和員工的積極參與，形成合力，為完善的風險評估體系建設打下堅實的基礎。

首先，應完善風險組織機構建設。A市郵政分公司的業務具有復雜、流程多、涉及部門廣的特點，因此，在業務發展過程中，應分工明確，各司其職，及時聯系保證在發現業務風險點時能夠讓其存在問題和隱患等信息及時在各個部門之間流動，以確保各單位之間的通力合作。

其次，應培養專業化的風險管理隊伍。專業人才是風險管理有效進行的保證。對于A市郵政分公司而言，這類人才需要具備多年的一線工作經驗，能夠熟練掌握多類業務的發展流程，具備與業務發展相關的專業知識和一定的計算機水平。只有深入到業務一線工作中的員工，才具備敏感的風險識別能力。除了挑選出相應的人才，公司還應該注重對這些專業人才的課程培訓和素質培養，加強員工的專業技能，使之適應公司風險管理的需求。

（二）完善預算編制流程，加強對預算執行過程中的管控

零基預算的優化應從事前、事中、事后三方面入手。首先，應將預算指標與企業戰略目標統一起來，采取全員參與的方式，明確各個預算單位的責任，各個部門通過預算管理委員會的角色發揮管理和指導的作用，在廣泛聽取意見、分析重點指標之后進一步確定對下級單位的預算編制要求、審核下級單位預算草案。

預算方案下達之后，各個責任中心應對自己負責的關鍵指標按月、按季度通報和分析，尋找日常經營管理中的薄弱環節;對于涉及預算的各項支出要嚴格按照審批流程，結合成本費用標桿，實現成本結構的優化。針對各個創收項目的開展，應做好充分的項目可行性分析，以達到創收增利的效果。在此基礎上，還需要建立更為完善的預算信息管理系統，能讓各個責任中心根據個性化地分析報表實時地跟進預算執行情況，實現動態調整，實時監控。

（三）建立客戶信用評級機制，強化欠費風險管控

為將公司的應收賬款風險控制在合理范圍內，公司應建立客戶信用管理制度，完善對應收賬款的動態監控機制，明確各部門的追欠職能。業務部門可以通過多與客戶溝通、上門走訪等多種形式了解客戶的經營狀況、公司規模、業務規模、支付信譽情況等，再結合客戶的付款情況為客戶設定信用評級及信用期限，為不同級別的客戶設定相應的欠費額度。財務部門應建立定期對賬機制，除了確保應收賬款賬戶數據的真實性、準確性，還要追蹤超出信用期限和信用額度的客戶，及時發布預警信息，督促業務部門的催收工作。

其次是要將欠費回收的責任與各個單位的經營管理績效掛鉤，將銷售業績與欠費同時納入考核機制，逾期欠費無法追繳的按照相應比例扣減相關責任人及責任單位的獎金，秉持“誰經手、誰負責”的原則，加大對用戶欠費責任人的考核力度，這同樣能夠抑制各單位盲目追求規模而忽略效益的弊病。

（四）科學性地下達業績指標，留給企業更多地自我調整空間

上級公司在下達績效指標之前，應當結合公司各項業務發展的淡旺季來有偏有倚地下達任務，而不應該根據全年總任務按季度平均下達，這不僅違背了市場規則，也不符合業務發展的實際情況。在制定績效考核評價體系之前，應先參考各個單位和部門對自身的崗位評估意見，充分結合市場薪酬調查情況來制定崗位的分級、薪酬水平和結構，根據崗位的實際業務情況和員工表現來建立考核體系，而不是一味地將員工的績效薪酬與指標掛鉤。

四、研究結論和啟示

在企業發展進程中，A市郵政分公司的內部控制僅僅是對上級公司內控的簡單復制，沒有構建符合自身實際的內控框架。但較于業務較為單一化的企業，種類繁多、涉面廣泛的多元化業務的企業有的內控可以對上級公司進行簡單復制，有些則需要具體問題具體分析。本文通過從企業的風險評估和企業管控的幾個方面構建了公司整體的內控問題框架，對企業存在的突出內控問題進行了分析。一是企業風險評估較為分散，未構成體系。關鍵業務的風險點與責任歸屬劃分不清;二是企業在預算控制、應收賬款管理、績效考核控制方面等存在預算考核導向過于倚重收入目標完成、欠費客戶信用評級管理缺失、資金回籠不及時、績效考核不科學等問題。

在企業內部控制建設和完善過程中，只有把內部控制的各個方面進行改進，強化頂層設計和協調，自上而下地形成凝聚力才能打造高效有用的內部控制體系，從而使企業更好更穩健地發展。