淺析醫(yī)院招標(biāo)檔案管理現(xiàn)狀及解決對(duì)策

申思

摘要：隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和國(guó)民生活水平的提高，廣大人民群眾對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求不斷提高，醫(yī)院業(yè)務(wù)水平和規(guī)模建設(shè)不斷拓展，有關(guān)大宗物資采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、基建工程等招標(biāo)項(xiàng)目也隨之增多。招標(biāo)作為“三重一大”事項(xiàng)的內(nèi)容，是所有醫(yī)院內(nèi)部管理監(jiān)督的重點(diǎn)，招標(biāo)檔案作為招標(biāo)活動(dòng)的原始記錄，是反應(yīng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要資料和證據(jù)，其憑證價(jià)值的重要性不言而喻。本文王要結(jié)合當(dāng)下醫(yī)院招標(biāo)檔案的特征，分析醫(yī)院招標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀，并對(duì)提升醫(yī)院招標(biāo)檔案管理水平提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;招標(biāo)檔案管理;解決對(duì)策

醫(yī)院招標(biāo)工作中形成的檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它是醫(yī)院在招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。利用招標(biāo)檔案，可以將管理責(zé)任落實(shí)更加明確具體，能夠有效推動(dòng)醫(yī)院黨風(fēng)廉政建設(shè)，是醫(yī)院管理者與領(lǐng)導(dǎo)者必須要關(guān)注的重點(diǎn)工作內(nèi)容。然而，在實(shí)際操作中，醫(yī)院招標(biāo)檔案管理卻存在管理分散、制度缺失、工作人員專業(yè)性不強(qiáng)、檔案資料完整性差、信息化落后等不容忽視的問題，限制了其檔案價(jià)值的發(fā)揮。通過對(duì)招標(biāo)檔案管理提出解決對(duì)策，對(duì)規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院招標(biāo)檔案的特征

（一）系統(tǒng)性強(qiáng)

相比醫(yī)院的一般文書檔案、病歷檔案，招標(biāo)檔案屬于專業(yè)檔案，其內(nèi)容具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性，原則上一個(gè)項(xiàng)目組一個(gè)案卷。卷內(nèi)文件材料按備案登記、資格預(yù)審、開評(píng)標(biāo)、中標(biāo)候選人公示及合同順序排列，實(shí)際上就是醫(yī)院在進(jìn)行整個(gè)招標(biāo)工作過程中每一個(gè)重要環(huán)節(jié)連續(xù)、完整、真實(shí)的記錄。

（二）內(nèi)容復(fù)雜

醫(yī)院的招標(biāo)采購(gòu)種類繁多，一般有基建工程項(xiàng)目、醫(yī)學(xué)裝備、大宗物資、信息系統(tǒng)及其建設(shè)、后勤托管服務(wù)等各方面的招采項(xiàng)目。有的招采項(xiàng)目單一，有的復(fù)雜，特點(diǎn)不一，比如基建工程招標(biāo)范圍廣投資大，大型醫(yī)學(xué)裝備招標(biāo)須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)論證提供技術(shù)參數(shù)，招投標(biāo)工作中可能出現(xiàn)的事先未預(yù)見的變故等等情況，導(dǎo)致招標(biāo)采購(gòu)工作的難度和復(fù)雜，因此也使得招標(biāo)檔案內(nèi)容出現(xiàn)復(fù)雜性的特征。

二、醫(yī)院招標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理分散

一家醫(yī)院尤其是大型綜合醫(yī)院的招標(biāo)采購(gòu)工作應(yīng)由招采辦或采購(gòu)科等相關(guān)科室負(fù)責(zé)，但并非所有醫(yī)院設(shè)置有這類科室，在大多數(shù)醫(yī)院，繁雜的招標(biāo)采購(gòu)工作多是由后勤管理科、醫(yī)學(xué)裝備科、信息科、基建辦等職能科室承擔(dān)對(duì)應(yīng)的招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目。比如后勤管理科負(fù)責(zé)大宗物資的采購(gòu)，醫(yī)學(xué)裝備科負(fù)責(zé)醫(yī)學(xué)設(shè)備的采購(gòu)、信息科負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的采購(gòu)、基建科負(fù)責(zé)基礎(chǔ)工程建設(shè)項(xiàng)目。因此，醫(yī)院各類招標(biāo)檔案資料分散在各個(gè)職能科室中，不同的科室分別進(jìn)行管理，缺乏統(tǒng)一性、規(guī)范性、完整性。

（二）制度缺失

一些醫(yī)院往往對(duì)“三重一大”的集體決策階段高度重視，卻普遍缺少對(duì)決策執(zhí)行環(huán)節(jié)即招采工作中招標(biāo)檔案管理的制度及監(jiān)督機(jī)制，也沒有專門的管理人員，以至于招標(biāo)檔案管理流于形式，導(dǎo)致招采工作人員或檔案管理工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，不能正確認(rèn)識(shí)招投標(biāo)檔案管理的重要性，工作隨意性大，操作執(zhí)行不規(guī)范，歸檔混亂，資料信息不完整，致使招標(biāo)文件缺少系統(tǒng)性的保護(hù)。從而導(dǎo)致招標(biāo)檔案管理工作效率和質(zhì)量低下，各類資料搜集不及時(shí)、不完整，限制了招標(biāo)檔案憑證功能的充分發(fā)揮。

（三）檔案管理人員缺乏專業(yè)性

部分醫(yī)院沒有設(shè)置專門的檔案管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，且沒有指定招標(biāo)檔案管理專人，導(dǎo)致招標(biāo)檔案在整理、歸檔、借閱以及復(fù)印過程中出現(xiàn)隨意性。在沒有專門的檔案管理內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的情況下，負(fù)責(zé)招采的相關(guān)科室甚至沒有指定專人作為兼職檔案管理員負(fù)責(zé)招標(biāo)資料的歸檔整理，臨時(shí)指定負(fù)責(zé)相關(guān)工作的人員通常缺乏檔案管理業(yè)務(wù)與知識(shí)，在日常工作中僅僅是對(duì)招標(biāo)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集整理，沒有形成統(tǒng)一的操作模式與管理模式。

三、提高醫(yī)院招標(biāo)檔案規(guī)范化、統(tǒng)一化管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)專兼職檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)對(duì)招標(biāo)檔案的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，就要構(gòu)建專業(yè)的檔案人員隊(duì)伍，推動(dòng)工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。首先，無(wú)論是專職檔案管理者還是兼職檔案管理員，要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況開設(shè)招投標(biāo)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班以及法律知識(shí)講座，提高檔案管理意識(shí)與業(yè)務(wù)技能;其次，確保所有檔案管理者尤其是負(fù)責(zé)招采的職能部門的兼職檔案管理員具備極強(qiáng)的法律意識(shí)，以確保招標(biāo)工作的依法處理。在實(shí)際操作中，應(yīng)當(dāng)遵從招標(biāo)法、采購(gòu)法、檔案法等有關(guān)法律;最后，招標(biāo)檔案涉及到的部門比較多，醫(yī)院應(yīng)有專門的檔案管理科室指導(dǎo)這些部門的兼職檔案管理員做好分類管理工作，并定期部署資料收集歸檔上報(bào)相關(guān)工作，使招標(biāo)檔案管理統(tǒng)一、規(guī)范。

（二）建立健全的招標(biāo)檔案管理工作制度

醫(yī)院要根據(jù)實(shí)際的工作情況，以及國(guó)家的法律要求，來(lái)制定相應(yīng)的工作制度。一方面是為了規(guī)范檔案管理人員的工作行為，另一方面也是保證招標(biāo)檔案管理工作的有效落實(shí)，使資料整理、歸檔有據(jù)可循。除了對(duì)招標(biāo)檔案的日期和內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，明確借閱登記等流程及各類防范措施，還要根據(jù)基建工程、醫(yī)學(xué)裝備、醫(yī)療器械、大宗物資、藥品采購(gòu)等不同類型招標(biāo)項(xiàng)目特點(diǎn)分類，保證檔案內(nèi)容完整、規(guī)范、清晰、查詢和使用方便。此外，也要把招標(biāo)檔案管理納入職能科室或部門的考核內(nèi)容中，并做好定期檢查工作，使招標(biāo)檔案管理引起足夠重視，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，以此才能提升檔案管理效率，推動(dòng)招標(biāo)檔案管理系統(tǒng)規(guī)范、高效高質(zhì)。

（三）加強(qiáng)招標(biāo)檔案管理信息化建設(shè)

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)張和業(yè)務(wù)量的增大，招標(biāo)采購(gòu)工作愈加頻繁，數(shù)量龐大的招標(biāo)檔案應(yīng)充分借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，優(yōu)化管理模式。醫(yī)院檔案管理部門要加強(qiáng)與信息技術(shù)企業(yè)的合作，根據(jù)實(shí)際情況，量身定制適宜管理需要的管理系統(tǒng)。這樣不僅可以節(jié)省存儲(chǔ)空間，而且能提高檔案管理效率，也便于檔案查閱使用。首先要逐步把原有的文字、數(shù)據(jù)、圖像等招標(biāo)檔案資料錄入信息系統(tǒng)，將原有的招標(biāo)檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾怼Ｆ浯问菣n案人員要做好招標(biāo)檔案電子資料與檔案管理系統(tǒng)的有效聯(lián)結(jié)，通過內(nèi)網(wǎng)傳送，使領(lǐng)導(dǎo)和招標(biāo)采購(gòu)工作人員能隨時(shí)查閱。這樣既便于指導(dǎo)相關(guān)招采及檔案管理工作，也有利于院務(wù)公開，提高醫(yī)院內(nèi)部管理和監(jiān)督的實(shí)效，使招標(biāo)檔案資源的價(jià)值得以最大限度的發(fā)揮。

四、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，醫(yī)院只有意識(shí)到招標(biāo)檔案管理在院務(wù)公開、經(jīng)濟(jì)管理、廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控管理中的重要性，才能提高這項(xiàng)工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、精細(xì)化水平，同時(shí)推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理水平的不斷提高。

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