圖書(shū)館檔案管理中存在的問(wèn)題以及解決策略

孫劍修

摘要：在進(jìn)行圖書(shū)館建設(shè)過(guò)程中檔案管理使其有效發(fā)展的重要保障，必須對(duì)其加強(qiáng)重視，本文首先探究在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，然后以此為基礎(chǔ)具體探究應(yīng)對(duì)策略，分別從檔案資料分類(lèi)，信息設(shè)備，員工素養(yǎng)，檔案利用四個(gè)方面展開(kāi)具體論述。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館;檔案管理;存在問(wèn)題;解決策略

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展對(duì)我國(guó)人文建設(shè)提出了更高的要求，在此過(guò)程中，需要進(jìn)一步改進(jìn)圖書(shū)館檔案管理工作，使其更好的滿(mǎn)足我國(guó)現(xiàn)代人文建設(shè)發(fā)展需求，但是在進(jìn)行圖書(shū)館檔案管理工作過(guò)程中存在很大程度的不足，需要對(duì)其進(jìn)行有效改善，為了進(jìn)一步明確在對(duì)圖書(shū)館進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中如何解決存在的相關(guān)問(wèn)題，特此展開(kāi)本次研究。

一、管理過(guò)程中存在問(wèn)題

圖書(shū)館在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中通常存在一定程度的問(wèn)題，需要對(duì)其進(jìn)行合理改善。首先，在圖書(shū)館內(nèi)，所收錄的圖書(shū)通常較為廣泛，但是在進(jìn)行管理過(guò)程中，檔案資料分類(lèi)不合理現(xiàn)象極為明顯，例如部分具有極為緊密聯(lián)系的圖書(shū)，被分別放置在不同樓層。例如，部分圖書(shū)館內(nèi)歷史區(qū)域內(nèi)不同朝代書(shū)籍并沒(méi)有基于朝代順序進(jìn)行排列，同時(shí)也沒(méi)有對(duì)國(guó)內(nèi)歷史和國(guó)際歷史進(jìn)行有效區(qū)分，導(dǎo)致相關(guān)人員再進(jìn)行查找過(guò)程中存在諸多不便。同時(shí)，在信息化高速發(fā)展的今天，進(jìn)行圖書(shū)館管理過(guò)程中也需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化管理，但是在部分圖書(shū)館內(nèi)，電子設(shè)備卻存在一定程度的不足。相關(guān)人員如果要進(jìn)行相關(guān)資料的查找只能在相關(guān)專(zhuān)業(yè)區(qū)域或基于指示牌進(jìn)行尋找，在此過(guò)程中進(jìn)行檔案管理具有較大的工作量。除此之外，在對(duì)圖書(shū)館進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中檔案收集整理已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)電子時(shí)代，但是就目前圖書(shū)館檔案管理工作而言，存在較為明顯的部門(mén)混亂現(xiàn)象，同時(shí)也使部分電子檔案不能及時(shí)錄入，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)較為明顯的建檔流失。對(duì)于部分較為重要的檔案資料說(shuō)法備案，導(dǎo)致在電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，檔案資料整體流失。

二、應(yīng)對(duì)策略

（一）科學(xué)分類(lèi)檔案資料

在圖書(shū)館內(nèi)裝架圖書(shū)之前，相關(guān)工作人員需要科學(xué)設(shè)置資料存放位置，基于不同學(xué)科之間所具有的關(guān)鍵性聯(lián)系進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，例如國(guó)際經(jīng)濟(jì)專(zhuān)業(yè)，經(jīng)濟(jì)專(zhuān)業(yè)和金融專(zhuān)業(yè)之間具有極為緊密的聯(lián)系，所學(xué)科目也普遍較為相同，可以在同一區(qū)域內(nèi)放置相關(guān)材料檔案，確保學(xué)者能夠更為方便的進(jìn)行查詢(xún)。

（二）引進(jìn)信息設(shè)備

在圖書(shū)館內(nèi)進(jìn)行檔案管理過(guò)程中主管領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行檔案管理工作，需要確保各科室和檔案管理是之間能夠?qū)崟r(shí)傳輸電子檔案，科學(xué)構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各科室內(nèi)兼職管理人員需要將原本分散在會(huì)計(jì)檔案，科研成果，基建等各類(lèi)檔案管理工作系統(tǒng)性傳輸至內(nèi)部檔案室，確保我專(zhuān)職檔案管理人員能夠更為方便的進(jìn)行資料歸檔。保障檔案管理制度能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類(lèi)編目，專(zhuān)科室上傳和集中管理。在進(jìn)行檔案管理，主管領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案收集整理狀況定期監(jiān)督，確保檔案管理工作進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化。在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，還需要基于電子檔案進(jìn)行保管權(quán)限的有效劃分，避免刪除電子檔案。同時(shí)還需要對(duì)作為重要的電子檔案進(jìn)行備份作業(yè)，同時(shí)在上傳電子檔案時(shí)，還需要標(biāo)注打印人，撰稿人和簽發(fā)人，確保電子檔案具有更高的真實(shí)性。與此同時(shí)，還需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套歸檔。雖然我國(guó)目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一定程度的無(wú)紙辦公，但是各種不確定因素，通常會(huì)對(duì)電子檔案造成一定程度的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)電子檔案丟失。如果僅僅是用來(lái)保存電子檔案，很難確保不會(huì)丟失部分重要檔案資料，基于此，在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套歸檔，避免丟失電子檔案，同時(shí)也使其電子檔案和紙質(zhì)檔案之間形成優(yōu)質(zhì)互補(bǔ)。

（三）提升員工素養(yǎng)

在圖書(shū)館不斷增多資料種類(lèi)過(guò)程中，對(duì)于圖書(shū)管理員素質(zhì)也逐漸提出了更高的要求，在進(jìn)行圖書(shū)管理員選擇過(guò)程中，需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行有效的文化考核，確保專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能夠進(jìn)一步勝任相關(guān)工作，與此同時(shí)，在現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展過(guò)程中，部分檔案從業(yè)人員已經(jīng)很難滿(mǎn)足現(xiàn)代科技發(fā)展需求。在此過(guò)程中，圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)人員需要對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行更為有效的培訓(xùn)工作，不僅需要在本館內(nèi)進(jìn)行學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的有效開(kāi)展，同時(shí)還需要針對(duì)檔案管理人員實(shí)施相關(guān)黨外培訓(xùn)工作，確保檔案管理人員但進(jìn)行工作過(guò)程中能夠最大程度發(fā)揮檔案管理作用，在進(jìn)行培訓(xùn)作業(yè)時(shí)，需要有效培訓(xùn)相關(guān)工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，確保檔案管理人員能夠進(jìn)一步滿(mǎn)足現(xiàn)代電子檔案發(fā)展需求。

（四）強(qiáng)化檔案利用

在信息化時(shí)代高速發(fā)展的今天，檔案管理人員需要進(jìn)一步配備管理軟件，確保檔案管理軟件能夠最高程度滿(mǎn)足圖書(shū)館在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中的相關(guān)需求，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔作業(yè)時(shí)，還需要對(duì)其進(jìn)行有效分類(lèi)，確保相關(guān)人員能夠更為方便的調(diào)閱檔案。與此同時(shí)，還需要對(duì)圖書(shū)館檔案進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，確保能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的有效提升，基于此相關(guān)工作人員需要為全面的開(kāi)發(fā)檔案資源，確保最大程度發(fā)揮檔案利用效率。除此之外，圖書(shū)館檔案資料通常過(guò)于繁多，相關(guān)工作人員需要針對(duì)不同檔案進(jìn)行區(qū)別管理。同時(shí)還需要單獨(dú)存放管理重要檔案，確保保護(hù)措施的完善性。同時(shí)對(duì)于部分重要檔案，需要盡量避免借閱者將資料帶離圖書(shū)館，最大程度避免破壞圖書(shū)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，通過(guò)科學(xué)分類(lèi)檔案資料，引進(jìn)信息設(shè)備，提升員工素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案利用能夠確保在管理圖書(shū)館檔案過(guò)程中有效解決相關(guān)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效型進(jìn)一步推進(jìn)圖書(shū)館建設(shè)，為我國(guó)人文發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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