圖書館檔案管理中存在的問題以及解決策略

孫劍修

摘要：在進行圖書館建設過程中檔案管理使其有效發(fā)展的重要保障，必須對其加強重視，本文首先探究在進行檔案管理過程中存在的各項問題，然后以此為基礎具體探究應對策略，分別從檔案資料分類，信息設備，員工素養(yǎng)，檔案利用四個方面展開具體論述。

關鍵詞：圖書館;檔案管理;存在問題;解決策略

現(xiàn)代社會的發(fā)展對我國人文建設提出了更高的要求，在此過程中，需要進一步改進圖書館檔案管理工作，使其更好的滿足我國現(xiàn)代人文建設發(fā)展需求，但是在進行圖書館檔案管理工作過程中存在很大程度的不足，需要對其進行有效改善，為了進一步明確在對圖書館進行檔案管理工作過程中如何解決存在的相關問題，特此展開本次研究。

一、管理過程中存在問題

圖書館在進行檔案管理過程中通常存在一定程度的問題，需要對其進行合理改善。首先，在圖書館內(nèi)，所收錄的圖書通常較為廣泛，但是在進行管理過程中，檔案資料分類不合理現(xiàn)象極為明顯，例如部分具有極為緊密聯(lián)系的圖書，被分別放置在不同樓層。例如，部分圖書館內(nèi)歷史區(qū)域內(nèi)不同朝代書籍并沒有基于朝代順序進行排列，同時也沒有對國內(nèi)歷史和國際歷史進行有效區(qū)分，導致相關人員再進行查找過程中存在諸多不便。同時，在信息化高速發(fā)展的今天，進行圖書館管理過程中也需要進一步實現(xiàn)信息化管理，但是在部分圖書館內(nèi)，電子設備卻存在一定程度的不足。相關人員如果要進行相關資料的查找只能在相關專業(yè)區(qū)域或基于指示牌進行尋找，在此過程中進行檔案管理具有較大的工作量。除此之外，在對圖書館進行檔案管理工作過程中檔案收集整理已經(jīng)逐步實現(xiàn)電子時代，但是就目前圖書館檔案管理工作而言，存在較為明顯的部門混亂現(xiàn)象，同時也使部分電子檔案不能及時錄入，導致檔案資料出現(xiàn)較為明顯的建檔流失。對于部分較為重要的檔案資料說法備案，導致在電子檔案出現(xiàn)問題時，檔案資料整體流失。

二、應對策略

（一）科學分類檔案資料

在圖書館內(nèi)裝架圖書之前，相關工作人員需要科學設置資料存放位置，基于不同學科之間所具有的關鍵性聯(lián)系進行合理設計，例如國際經(jīng)濟專業(yè)，經(jīng)濟專業(yè)和金融專業(yè)之間具有極為緊密的聯(lián)系，所學科目也普遍較為相同，可以在同一區(qū)域內(nèi)放置相關材料檔案，確保學者能夠更為方便的進行查詢。

（二）引進信息設備

在圖書館內(nèi)進行檔案管理過程中主管領導需要進行檔案管理工作，需要確保各科室和檔案管理是之間能夠?qū)崟r傳輸電子檔案，科學構建檔案管理網(wǎng)絡。各科室內(nèi)兼職管理人員需要將原本分散在會計檔案，科研成果，基建等各類檔案管理工作系統(tǒng)性傳輸至內(nèi)部檔案室，確保我專職檔案管理人員能夠更為方便的進行資料歸檔。保障檔案管理制度能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一標準，分類編目，專科室上傳和集中管理。在進行檔案管理，主管領導需要對檔案收集整理狀況定期監(jiān)督，確保檔案管理工作進一步實現(xiàn)制度化和規(guī)范化。在進行電子文件歸檔時，還需要基于電子檔案進行保管權限的有效劃分，避免刪除電子檔案。同時還需要對作為重要的電子檔案進行備份作業(yè)，同時在上傳電子檔案時，還需要標注打印人，撰稿人和簽發(fā)人，確保電子檔案具有更高的真實性。與此同時，還需要進行紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套歸檔。雖然我國目前已經(jīng)實現(xiàn)了一定程度的無紙辦公，但是各種不確定因素，通常會對電子檔案造成一定程度的影響，導致出現(xiàn)電子檔案丟失。如果僅僅是用來保存電子檔案，很難確保不會丟失部分重要檔案資料，基于此，在進行檔案管理工作過程中，需要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套歸檔，避免丟失電子檔案，同時也使其電子檔案和紙質(zhì)檔案之間形成優(yōu)質(zhì)互補。

（三）提升員工素養(yǎng)

在圖書館不斷增多資料種類過程中，對于圖書管理員素質(zhì)也逐漸提出了更高的要求，在進行圖書管理員選擇過程中，需要對相關人員進行有效的文化考核，確保專業(yè)素質(zhì)能夠進一步勝任相關工作，與此同時，在現(xiàn)代社會不斷發(fā)展過程中，部分檔案從業(yè)人員已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代科技發(fā)展需求。在此過程中，圖書館領導人員需要對檔案從業(yè)人員進行更為有效的培訓工作，不僅需要在本館內(nèi)進行學術交流活動的有效開展，同時還需要針對檔案管理人員實施相關黨外培訓工作，確保檔案管理人員但進行工作過程中能夠最大程度發(fā)揮檔案管理作用，在進行培訓作業(yè)時，需要有效培訓相關工作人員計算機應用技能，確保檔案管理人員能夠進一步滿足現(xiàn)代電子檔案發(fā)展需求。

（四）強化檔案利用

在信息化時代高速發(fā)展的今天，檔案管理人員需要進一步配備管理軟件，確保檔案管理軟件能夠最高程度滿足圖書館在進行檔案管理工作過程中的相關需求，在對檔案進行歸檔作業(yè)時，還需要對其進行有效分類，確保相關人員能夠更為方便的調(diào)閱檔案。與此同時，還需要對圖書館檔案進一步開發(fā)，確保能夠?qū)崿F(xiàn)服務質(zhì)量的有效提升，基于此相關工作人員需要為全面的開發(fā)檔案資源，確保最大程度發(fā)揮檔案利用效率。除此之外，圖書館檔案資料通常過于繁多，相關工作人員需要針對不同檔案進行區(qū)別管理。同時還需要單獨存放管理重要檔案，確保保護措施的完善性。同時對于部分重要檔案，需要盡量避免借閱者將資料帶離圖書館，最大程度避免破壞圖書。

三、結束語

總而言之，通過科學分類檔案資料，引進信息設備，提升員工素養(yǎng)，強化檔案利用能夠確保在管理圖書館檔案過程中有效解決相關問題，實現(xiàn)檔案管理工作的高效型進一步推進圖書館建設，為我國人文發(fā)展奠定堅實的基礎。

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