人事檔案管理現代化和信息化建設

李欣雨

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。本文著重探討人事檔案管理工作中存在的問題與建議。

關鍵詞：人事檔案;管理;建議

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，真實地記載和反映了每個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力等，是每個人自身成長歷史的真實記載，為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

二、當前人事檔案管理中存在的不足

內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。

（一）普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

（二）硬件設施解決落實差。檔案室建設簡陋，經費投入不足。大部分檔案室建設不標準、不規范。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

（三）檔案管理人員管理手段落后。由于檔案管理人員大多數是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

三、提高人事檔案管理水平的措施

保持人事檔案工作的高質量，就不須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化：

（一）實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬于歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

（二）改進檔案的檢查與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方法進行，這兩種方法均是有一定科學性，但用記起來費時，用起來繁瑣，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為了提高檔案管理水平，可以采取計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行人事檔案原件管理系統，使查檔人員利于計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

（三）人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查：同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

（四）加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。

既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

（五）加大投入，進一步夯實檔案工作基礎。各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算;各單位要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

（六）提高檔案管理人員的素質。《干部檔案工作條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。建議主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。

（七）注重人事檔案材料收集。提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。

參考文獻：

[1]王婷.檔案管理的重要性[J].科技創新與應用，2016.

[2]陶京.論檔案管理工作的作用[J].中國管理信息化，2017.