淺談數(shù)據(jù)庫在檔案管理方面的應(yīng)用

郝梅麗

摘要：在我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，在對各類檔案管理的過程中，日漸廣泛地運用到數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)。通過數(shù)據(jù)庫在檔案管理工作中，將龐大的信息量根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型整理與組織，來對檔案數(shù)據(jù)的保管、檢索和查閱等，以讓用戶獲得更加準確及時的操作，方便數(shù)據(jù)信息的管理和應(yīng)用。本文針對數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用作出具體的分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫;檔案管理;應(yīng)用

在現(xiàn)代科技的高速發(fā)展下，對檔案的管理和保存，己成為信息化技術(shù)的主流形式，而傳統(tǒng)的手工式管理方式早己不能達到現(xiàn)階段技術(shù)發(fā)展需求。隨著計算機技術(shù)的普及與應(yīng)用，各企業(yè)數(shù)據(jù)信息的管理方法，通過計算機技術(shù)獲得了管理效率上極大的提升。利用計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建電子檔案體系，形成對數(shù)據(jù)集收集、儲存、加工和查詢傳遞等多種途徑形式的運用功能。在對檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)高效管理系統(tǒng)的建立中，對現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)管理規(guī)范化充分的體現(xiàn)，對檔案管理的便捷性和信息服務(wù)水平作出了很大程度的改善。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫對檔案信息的管理過程中，應(yīng)著重分析檔案數(shù)據(jù)的技術(shù)性，也是現(xiàn)階段不斷對檔案管理進行研究的未來方向，基于此，本文作出對此深入的探究。

一、在檔案管理中數(shù)據(jù)庫應(yīng)用技術(shù)的不足分析

隨著各企業(yè)運行的發(fā)展和壯大，在不斷增加其自身業(yè)務(wù)量的同時，也相應(yīng)加劇了各項檔案的資料信息。因此如果只依靠傳統(tǒng)的手工管理方式，來對信息資料的收集和整理，顯得極其的繁索，也需要消耗大量的時間，也使得對檔案的管理和運用顯得十分困難。故而現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫管理軟件的出現(xiàn)，為檔案的管理和應(yīng)用作出了極大的改革，大幅提升了檔案信息的管理過程和服務(wù)能力。通過對以往紙質(zhì)檔案進行對現(xiàn)代數(shù)字信息的轉(zhuǎn)化，使得以虛擬狀態(tài)存在的信息存檔，將檔案的載體與信息存諸進行有效的分離。基于此，我們要對檔案信息傳遞時，只需要通過對網(wǎng)線路數(shù)據(jù)的傳遞。平時工作操作使用的也是載體的復(fù)制品，以對原文件的保護。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行對檔案信息的收集、歸檔，保存和管理時，除了要求管理者要擁有專業(yè)的檔案管理水平外，還應(yīng)具備對數(shù)據(jù)庫及現(xiàn)代電子計算機技術(shù)有相應(yīng)的了解和掌握。如若從事檔案信息的管理者，缺乏先進的電子信息知識結(jié)構(gòu)，則很難完成對信息數(shù)據(jù)的錄入，也容易造成錯誤的信息儲存。

二、在檔案管理中數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用分析

（一）對歸檔資料的后期管理

很多外企公司可能會涉及到大量的外文資料，在歸檔方式上，存在與國內(nèi)資料歸檔方式上較大的差別。且因為原文件可能有手工描述的內(nèi)容，因此在對信息錄入時因為字跡不夠工整等原因，造成電子信息的錄入變得十分困難，也較易形成錯誤信息的收錄。在通過引用現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫和管理方式后，可以對資料目錄進行一次性的輸入，除了可對外文書寫問題的自動檢閱外，還可以利用一些翻譯軟件，對輸入目錄信息的中文信息的正確翻譯，對信息歸檔和錄入速度有了極大的提升。例如制定信息資料的編號時，可以通過對重碼情況的自動檢索，因為相同編碼在數(shù)據(jù)庫存檔中不會出現(xiàn)，而如果是人工收錄時就較難對此錯誤的避免。

（二）對檔案保存與利用時矛盾的緩解

因為和歷史文物的保管形式不同，檔案信息的管理不具有詳細的反映過程，只是對資料信息單純的記錄和儲存。另外常常只有一份僅有的原稿件，使得檔案的資料管理變得十分重要。隨著后期對檔案信息不斷的查閱讀和使用頻率的增高，也日漸形成對檔案資料的破壞。因此使得對檔案的使用和保管兩者功能之間存在很大程度上的不利性。因此如果在數(shù)據(jù)庫存入時，通過以全文數(shù)字化的形式來對信息資料的收錄，則能有效對信息數(shù)據(jù)的使用和保存的排斥矛盾進行改觀，且對能信息資料的查檢效率給予很大的優(yōu)化。

（三）對檔案的安全性和保密性的確保

檔案信息的安全性和保密性，是進行檔案管理工作的重點內(nèi)容。在對信息資料后期的管理過程中，也是檔案使用者和檔案管理人員十分重視的工作。在計算機系統(tǒng)存入檔案信息內(nèi)容后，檔案內(nèi)容的保密性會因為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性而造成直接的影響。因此在對信息的管理工作中，必須對現(xiàn)代電子信息技術(shù)行情發(fā)展的及時關(guān)注和學(xué)習(xí)，應(yīng)對電子設(shè)備的網(wǎng)關(guān)、防火墻和電子水印等高新技術(shù)知識的認識和掌握，以便于更好地對電子檔案的管理，進行安全可靠的保存。

（四）不斷對數(shù)據(jù)庫科學(xué)的開發(fā)

和以往過慢的更新速度，和內(nèi)容單一的檔案管理方式不同，現(xiàn)代化的信息資料管理模式有著較大的更新和復(fù)雜性。所以，在開發(fā)這些信息數(shù)據(jù)庫時，檔案信息管理人員需要不斷對科學(xué)開發(fā)理念的堅持，對先進檔案管理軟件的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。通過多元化信息的采集成和轉(zhuǎn)化，來對不同檔案管理軟件的切換和共享。

（五）加強法制建設(shè)

若只通過檔案部門的一己之力，是很難實現(xiàn)檔案信息進行有效合理的建設(shè)的。檔案信息管理工作需要基于有效的法律法規(guī)進行規(guī)范和約束。因此，與社會問題類似，對于檔案信息的建立安全需要不同管理程序的互相配合。通過合法的規(guī)章制度來保障檔案信息的合理保管和存放的安全性。如果缺乏相關(guān)法律維護.那么檔案信息勢必缺乏相應(yīng)的安全性。目前對檔案信息的安全建設(shè)，我國早己制定出相關(guān)的法律規(guī)定和作出實際的行動進行完善，例如頒布于關(guān)于計算機信息安全管理條例的法規(guī)，提出必須對信息資料進行使用法律的權(quán)力來進行維護。在各企業(yè)不斷的發(fā)展規(guī)模下，出現(xiàn)關(guān)于信息安全方面的現(xiàn)象日益增多，因此我國也對此法律完善方面投入了更多的關(guān)注和舉措，不斷對檔案信息管理事業(yè)作出更全面的完善策略。

三、結(jié)束語

現(xiàn)階段對于檔案管理工作，需要對信息管理技術(shù)與信息報務(wù)效果，進行全面的整合統(tǒng)一。信息化是為全社會經(jīng)濟發(fā)展和促進創(chuàng)新變革的一股強烈力量，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的未來趨勢所在。在我國各行業(yè)領(lǐng)域的快速發(fā)展下，傳統(tǒng)手工記錄的檔案管理方式，己逐漸被淘汰，現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中，獲得了在對信息資料的收集、立卷，管理和查檢使用中更方便快捷的操作效果和服務(wù)質(zhì)量。使各行業(yè)在發(fā)展運行中，通過計算機便能使信息管理技術(shù)達到有效的技術(shù)提升，幫助企業(yè)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、一體化和共享化的高效運營模式，大大促進了我國經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]冼其芬檔案電子化管理面臨的問題及優(yōu)化對策探討[J]中國管理信息化，2013（14）：60-61

[2]張方林抓好檔案利用工作方法探析[J]群文天地：下半月，2012（11）：255