淺談數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理方面的應(yīng)用

郝梅麗

摘要：在我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，在對(duì)各類檔案管理的過程中，日漸廣泛地運(yùn)用到數(shù)據(jù)庫(kù)信息技術(shù)。通過數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理工作中，將龐大的信息量根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型整理與組織，來對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保管、檢索和查閱等，以讓用戶獲得更加準(zhǔn)確及時(shí)的操作，方便數(shù)據(jù)信息的管理和應(yīng)用。本文針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用作出具體的分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫(kù);檔案管理;應(yīng)用

在現(xiàn)代科技的高速發(fā)展下，對(duì)檔案的管理和保存，己成為信息化技術(shù)的主流形式，而傳統(tǒng)的手工式管理方式早己不能達(dá)到現(xiàn)階段技術(shù)發(fā)展需求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與應(yīng)用，各企業(yè)數(shù)據(jù)信息的管理方法，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)獲得了管理效率上極大的提升。利用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建電子檔案體系，形成對(duì)數(shù)據(jù)集收集、儲(chǔ)存、加工和查詢傳遞等多種途徑形式的運(yùn)用功能。在對(duì)檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)高效管理系統(tǒng)的建立中，對(duì)現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)管理規(guī)范化充分的體現(xiàn)，對(duì)檔案管理的便捷性和信息服務(wù)水平作出了很大程度的改善。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案信息的管理過程中，應(yīng)著重分析檔案數(shù)據(jù)的技術(shù)性，也是現(xiàn)階段不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行研究的未來方向，基于此，本文作出對(duì)此深入的探究。

一、在檔案管理中數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用技術(shù)的不足分析

隨著各企業(yè)運(yùn)行的發(fā)展和壯大，在不斷增加其自身業(yè)務(wù)量的同時(shí)，也相應(yīng)加劇了各項(xiàng)檔案的資料信息。因此如果只依靠傳統(tǒng)的手工管理方式，來對(duì)信息資料的收集和整理，顯得極其的繁索，也需要消耗大量的時(shí)間，也使得對(duì)檔案的管理和運(yùn)用顯得十分困難。故而現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的出現(xiàn)，為檔案的管理和應(yīng)用作出了極大的改革，大幅提升了檔案信息的管理過程和服務(wù)能力。通過對(duì)以往紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)現(xiàn)代數(shù)字信息的轉(zhuǎn)化，使得以虛擬狀態(tài)存在的信息存檔，將檔案的載體與信息存諸進(jìn)行有效的分離。基于此，我們要對(duì)檔案信息傳遞時(shí)，只需要通過對(duì)網(wǎng)線路數(shù)據(jù)的傳遞。平時(shí)工作操作使用的也是載體的復(fù)制品，以對(duì)原文件的保護(hù)。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行對(duì)檔案信息的收集、歸檔，保存和管理時(shí)，除了要求管理者要擁有專業(yè)的檔案管理水平外，還應(yīng)具備對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)及現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)有相應(yīng)的了解和掌握。如若從事檔案信息的管理者，缺乏先進(jìn)的電子信息知識(shí)結(jié)構(gòu)，則很難完成對(duì)信息數(shù)據(jù)的錄入，也容易造成錯(cuò)誤的信息儲(chǔ)存。

二、在檔案管理中數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用分析

（一）對(duì)歸檔資料的后期管理

很多外企公司可能會(huì)涉及到大量的外文資料，在歸檔方式上，存在與國(guó)內(nèi)資料歸檔方式上較大的差別。且因?yàn)樵募赡苡惺止っ枋龅膬?nèi)容，因此在對(duì)信息錄入時(shí)因?yàn)樽舟E不夠工整等原因，造成電子信息的錄入變得十分困難，也較易形成錯(cuò)誤信息的收錄。在通過引用現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫(kù)和管理方式后，可以對(duì)資料目錄進(jìn)行一次性的輸入，除了可對(duì)外文書寫問題的自動(dòng)檢閱外，還可以利用一些翻譯軟件，對(duì)輸入目錄信息的中文信息的正確翻譯，對(duì)信息歸檔和錄入速度有了極大的提升。例如制定信息資料的編號(hào)時(shí)，可以通過對(duì)重碼情況的自動(dòng)檢索，因?yàn)橄嗤幋a在數(shù)據(jù)庫(kù)存檔中不會(huì)出現(xiàn)，而如果是人工收錄時(shí)就較難對(duì)此錯(cuò)誤的避免。

（二）對(duì)檔案保存與利用時(shí)矛盾的緩解

因?yàn)楹蜌v史文物的保管形式不同，檔案信息的管理不具有詳細(xì)的反映過程，只是對(duì)資料信息單純的記錄和儲(chǔ)存。另外常常只有一份僅有的原稿件，使得檔案的資料管理變得十分重要。隨著后期對(duì)檔案信息不斷的查閱讀和使用頻率的增高，也日漸形成對(duì)檔案資料的破壞。因此使得對(duì)檔案的使用和保管兩者功能之間存在很大程度上的不利性。因此如果在數(shù)據(jù)庫(kù)存入時(shí)，通過以全文數(shù)字化的形式來對(duì)信息資料的收錄，則能有效對(duì)信息數(shù)據(jù)的使用和保存的排斥矛盾進(jìn)行改觀，且對(duì)能信息資料的查檢效率給予很大的優(yōu)化。

（三）對(duì)檔案的安全性和保密性的確保

檔案信息的安全性和保密性，是進(jìn)行檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。在對(duì)信息資料后期的管理過程中，也是檔案使用者和檔案管理人員十分重視的工作。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存入檔案信息內(nèi)容后，檔案內(nèi)容的保密性會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性而造成直接的影響。因此在對(duì)信息的管理工作中，必須對(duì)現(xiàn)代電子信息技術(shù)行情發(fā)展的及時(shí)關(guān)注和學(xué)習(xí)，應(yīng)對(duì)電子設(shè)備的網(wǎng)關(guān)、防火墻和電子水印等高新技術(shù)知識(shí)的認(rèn)識(shí)和掌握，以便于更好地對(duì)電子檔案的管理，進(jìn)行安全可靠的保存。

（四）不斷對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)科學(xué)的開發(fā)

和以往過慢的更新速度，和內(nèi)容單一的檔案管理方式不同，現(xiàn)代化的信息資料管理模式有著較大的更新和復(fù)雜性。所以，在開發(fā)這些信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，檔案信息管理人員需要不斷對(duì)科學(xué)開發(fā)理念的堅(jiān)持，對(duì)先進(jìn)檔案管理軟件的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。通過多元化信息的采集成和轉(zhuǎn)化，來對(duì)不同檔案管理軟件的切換和共享。

（五）加強(qiáng)法制建設(shè)

若只通過檔案部門的一己之力，是很難實(shí)現(xiàn)檔案信息進(jìn)行有效合理的建設(shè)的。檔案信息管理工作需要基于有效的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范和約束。因此，與社會(huì)問題類似，對(duì)于檔案信息的建立安全需要不同管理程序的互相配合。通過合法的規(guī)章制度來保障檔案信息的合理保管和存放的安全性。如果缺乏相關(guān)法律維護(hù).那么檔案信息勢(shì)必缺乏相應(yīng)的安全性。目前對(duì)檔案信息的安全建設(shè)，我國(guó)早己制定出相關(guān)的法律規(guī)定和作出實(shí)際的行動(dòng)進(jìn)行完善，例如頒布于關(guān)于計(jì)算機(jī)信息安全管理?xiàng)l例的法規(guī)，提出必須對(duì)信息資料進(jìn)行使用法律的權(quán)力來進(jìn)行維護(hù)。在各企業(yè)不斷的發(fā)展規(guī)模下，出現(xiàn)關(guān)于信息安全方面的現(xiàn)象日益增多，因此我國(guó)也對(duì)此法律完善方面投入了更多的關(guān)注和舉措，不斷對(duì)檔案信息管理事業(yè)作出更全面的完善策略。

三、結(jié)束語

現(xiàn)階段對(duì)于檔案管理工作，需要對(duì)信息管理技術(shù)與信息報(bào)務(wù)效果，進(jìn)行全面的整合統(tǒng)一。信息化是為全社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)創(chuàng)新變革的一股強(qiáng)烈力量，也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的未來趨勢(shì)所在。在我國(guó)各行業(yè)領(lǐng)域的快速發(fā)展下，傳統(tǒng)手工記錄的檔案管理方式，己逐漸被淘汰，現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中，獲得了在對(duì)信息資料的收集、立卷，管理和查檢使用中更方便快捷的操作效果和服務(wù)質(zhì)量。使各行業(yè)在發(fā)展運(yùn)行中，通過計(jì)算機(jī)便能使信息管理技術(shù)達(dá)到有效的技術(shù)提升，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、一體化和共享化的高效運(yùn)營(yíng)模式，大大促進(jìn)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]冼其芬檔案電子化管理面臨的問題及優(yōu)化對(duì)策探討[J]中國(guó)管理信息化，2013（14）：60-61

[2]張方林抓好檔案利用工作方法探析[J]群文天地：下半月，2012（11）：255