檔案信息服務體系創新研究

李財富 靳文君

摘要：檔案信息服務體系研究對于加強和改進新形勢下檔案工作，促進檔案利用工作可持續發展具有積極意義。創新檔案信息服務體系應從檔案信息服務主體、檔案信息資源、檔案信息服務體制、檔案信息服務理念、檔案信息服務方式等方面入手，同時注意處理好創新與繼承、先易后難與全面推進、統一性與多樣性之間的關系。

關鍵詞：檔案利用；信息服務體系；管理體制；理念；創新

分類號：G273.5

Research on Innovation of Archival Information Service System

Li Caifu， Jin Wenjun

（Management School of Anhui University， Hefei， Anhui， 230601）

Abstract：The study of archives information service system has positive significance for strengthening and improving archives work under the new situation and promoting the sustainable development of archives utilization. The innovation of archives information service system should start with the subject of archives information service， archives information resources， archives information service system， archives information service concept and archives information service mode.We should deal well with the relationship between innovation and inheritance， priority to the easy and comprehensive promotion， unity and diversity in the course of innovation of archival information service system.

Keywords：Utilization of Archives； Information Service System； Management System； Idea； Inno？ vation

檔案信息服務體系是由與檔案信息服務相關的諸多要素共同組成的具有特定功能的相互聯系、相互作用的有機整體，包括：檔案信息服務主體、檔案信息服務客體、檔案信息資源、檔案信息服務設施、檔案信息服務方式、檔案信息服務理念、檔案信息服務體制與機制等。檔案信息服務體系建設與創新是一個長期的不斷調整、逐步完善的動態過程，不可能一蹴而就。文章圍繞檔案信息服務體系創新進行探討，希望對我國檔案利用服務工作的健康發展有所裨益。

1創新檔案信息服務體系的必要性

1.1全面建成小康社會，繁榮社會主義先進文化的必然選擇

檔案工作因其無可比擬的資源優勢，在繁榮和發展社會主義先進文化中占據著獨特的地位和作用。明代內閣大學士邱浚在奏議建造檔案庫的上疏中就強調“經籍圖書者乃萬年百世之事”“今世賴之以知古，后世賴之以知今者”。而今，“檔案是文化財富”“檔案是文明之母”“檔案是人類進步的階梯”等觀點更成為社會各界和國際檔案界的共識[1]。從某種意義上講，檔案工作就是一項文化工作，它的文化性不僅表現在其工作對象上，而且體現在許多具體環節中。例如歷史檔案的征集工作就帶有搶救歷史文化遺產的性質；檔案文獻編纂工作既是一種高層次的檔案利用方式，也是一個精神產品生產和創造的過程，還是一種積累和傳播文化知識的行之有效的方法。無數事實充分證明，文化學術的繁榮在很大程度上應歸功于檔案的滋養，得益于檔案的利用。

多年來，我國各級檔案部門積極開展檔案利用工作，為政治、經濟、科技、文化等各項工作提供了大量的檔案服務，取得了顯著的經濟效益和社會效益。但是，由于目前我國的檔案信息服務體系還不夠健全，功能也不夠完善，檔案用戶的“獲得感”仍然不高，檔案工作在全面建成小康社會和繁榮社會主義先進文化中的作用未能得到充分發揮。因此，改革與創新檔案信息服務體系成為擺在我們面前的重要課題，必須竭力盡快解決。

1.2解決檔案公共服務體系存在問題，實現檔案事業科學發展的必然要求

檔案工作是公共管理的一個重要組成部分，理應納入公共服務體系范疇。隨著社會的轉型發展，公共服務體系建設的重要性日益凸顯，源自西方的新公共管理理論逐漸受到追捧，這就對檔案利用工作提出了新的更高的要求。

（1）新公共管理更加強調顧客導向、外部取向和結果導向。首先，政府不再是凌駕于社會之上的官僚機構，而是負有責任的“企業家”，公眾則是其“顧客”或“客戶”，政府的社會職責是根據顧客的需求向顧客提供服務。“隨著‘以顧客為中心’的呼聲一天天地高漲，以及要更好地對外部團體和個人的需求做出反應，公共管理最終認識到管理者應直接對公眾負責?！盵2]只有受顧客需求驅動的政府，才能提供多樣化的社會服務并不斷促進公共管理水平和公共服務質量的提升。其次，政府公共管理不僅包括對自身行政組織內部的管理，同時還將管理的焦點由傳統公共行政的“內部取向”轉變為“外部取向”，由注重政府機構、過程和程序轉向重視項目、結果與績效。最后，新公共管理尤其注重結果導向，要求政府重視公共管理活動的產出和結果，關心公共部門直接提供服務的效率和質量，并能夠主動、靈活、低成本地對外界情況的變化以及不同的利益需求作出富有成效的反應。

（2）新公共管理更加注重引入多元主體參與公共管理過程。它要求改變傳統的由政府大包大攬的做法，將一些政府職能通過向社會轉移或委托代理等方式轉移出政府，以達到提高行政效能，節約財政開支的目的。

（3）新公共管理是一種市場取向的開放式管理。它主張從私營管理方法中汲取營養，廣泛引進競爭機制，消除公共服務供給的壟斷性，讓更多的私營部門參與公共服務的供給，從而提高服務供給的質量和效率。

對照新公共管理理論的上述要求，目前我國的檔案公共服務體系無論是目標導向還是參與主體或是運行機制都有不小的差距，如不及時進行改革與完善，不僅檔案部門不能融入社會公共服務體系，而且檔案事業也將因此錯失一次極好的發展機遇，游離于快速發展的社會之外，成為無人問津的“孤島”。

1.3實現檔案事業轉型發展，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求的重要途徑

隨著社會檔案意識的不斷增強和民主化進程的逐步加快，社會各界對檔案的利用需求日漸增多，既有的檔案管理和利用體制已經不能適應形勢發展的需要。我國檔案事業實行的是黨政檔案集中統一管理體制，這是世界范圍內絕無僅有的檔案事業管理體制。從理論上講，較之于分散式檔案事業管理體制，集中式檔案事業管理體制具有十分明顯的優勢，它有利于加強檔案機構和人員的交流與合作，促進各地檔案工作的均衡發展，在更大的范圍內豐富與優化檔案信息資源，提升檔案利用的綜合效果。但是，由于條塊分割的檔案管理模式，我國檔案事業集中統一管理體制的優越性幾乎被遮蔽。

目前我國擁有各級各類檔案館4000多個，其歸屬各不相同，有的屬于各級黨委和政府，有的屬于專業主管部門，有的屬于企業、事業單位，彼此之間互不統屬、各自為政，沒有法定的業務聯系，數量更多的基層檔案機構（檔案處、檔案科、檔案室）也是如此。近年來，一些檔案部門自發地加強橫向聯系與協作，以方便用戶利用為宗旨，推行“異地查檔，跨館服務”的新舉措，但參與協同的檔案部門相對較少，且范圍較小，區域性或全國性的檔案館信息服務聯盟尚未建成（目前正在建設的“中國開放檔案平臺”只是匯集了全國副省級以上綜合檔案館的部分開放檔案信息），檔案館與圖書館、博物館之間的跨界信息服務聯盟至今還停留在理論論證階段，距離落地還有很長的一段路要走?？梢?，對現行檔案管理體制的小修小補并不能從根本上解決問題，只有自上而下地對檔案管理（信息服務）體制進行“刮骨療傷”式的徹底改革，才能使全國范圍內的檔案信息資源共建共享成為現實。

2檔案信息服務體系創新的內容

2.1檔案信息服務主體創新

檔案信息服務主體就是檔案信息服務的供給者。長期以來，我國面向社會的檔案信息服務主體比較單一，只有檔案館才是法定的檔案開放利用主體，檔案室及其他機構均無權向社會開放檔案。這無疑極大地制約了檔案利用工作的進一步發展，引起了社會的強烈不滿，各界紛紛呼吁擴大檔案開放機構范圍，實現檔案室的檔案開放服務功能。創新檔案信息服務主體，除了要盡量激發機關檔案部門的活力，還應充分調動社會組織和第三方乃至個人的積極性，逐步構建以檔案部門為主導，社會組織、第三方和個人共同參與的充滿活力的多元化檔案信息服務提供機制。

事實上，在我國，非檔案管理部門和個人參與公共檔案服務早已不是新聞，不少檔案編研成果就是通過檔案部門與其他部門或個人合作，以及委托其他部門或個人完成的。在公共服務供給領域，社會組織具有獨特的優勢，主要表現為：第一，社會組織的公益性，能夠使其更加專注于公共服務，有助于提高公共服務的質量和效率。“在公益目標之下，社會組織將會盡可能地降低服務成本、滿足公民的多樣化服務需求，彌補公共服務領域的政府失靈和企業失靈現象?！盵3]第二，社會組織的靈活性，使其方便與政府、企業、其他社會組織和個人乃至國際組織開展形式多樣的交流與合作，有助于擴大公共服務領域。第三，社會組織的自主性，使其免受或少受外界的干擾，有助于提升公共服務水平?？梢灶A見，數量眾多的社會組織和第三方機構必將在我國檔案信息服務中發揮越來越大的作用。

2.2檔案信息資源與檔案信息服務體制創新

檔案信息資源是開展檔案信息服務的物質基礎，離開了檔案信息資源，檔案信息服務便成為無源之水、無本之木。因此，創新檔案服務體系，必須首先創新檔案信息資源。創新檔案信息資源不是“無中生有”，而是打破條塊分割的檔案信息服務體制，充分整合檔案信息資源，創建檔案信息服務聯盟，實現檔案信息的共建共享。在這方面，圖書情報界的做法可資借鑒。高校圖書館CALIS（中國高等教育文獻保障系統）項目以吸納成員館的方式，實現資源的共建共享。自開始建設以來，CALIS管理中心引進和共建了一系列國內外文獻數據庫，包括大量的二次文獻庫和全文數據庫；采用獨立開發與引進消化相結合的方式，主持開發了聯機合作編目系統、文獻傳遞與館際互借系統、統一檢索平臺、資源注冊與調度系統，形成了較為完備的CALIS文獻信息服務網絡[4]。迄今為止，參加CALIS項目建設和獲取CALIS服務的成員館已超過500家，通過各中心館間接參與或獲取CALIS服務的館亦遠不止“十五”期間的809個[5]。

他山之石，可以攻玉。要想卓有成效地提高檔案利用工作水平，就必須設法突破檔案管理體制和檔案信息服務體制的障礙，組建區域性乃至全國性的檔案信息服務聯盟。目前我國在這方面已經具備了較好的基礎。其一，三個全國性的檔案目錄中心（全國明清檔案資料目錄中心、全國民國檔案資料目錄中心和全國革命歷史檔案資料目錄中心）的編制，特別是2013年“國家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合系統建設項目”的啟動，為區域性和全國性檔案信息服務聯盟的建立提供了經驗參考[6]。其二，21世紀初開始的“檔案模改”[7]探索和近年來興起的“異地查檔，跨館服務”[8]為檔案信息服務聯盟的建設奠定了思想基礎和工作基礎。其三，數字檔案館和電子文件中心建設的快速推進，以及現代信息技術的全面普及，為檔案信息服務聯盟（中心）的建立提供了物質保障和技術支撐。

2.3檔案信息服務理念創新

習近平總書記指出，理念是行動的先導，一定的發展實踐都是由一定的發展理念來引領的。發展理念是否對頭，從根本上決定著發展成效乃至成敗[9]。對于檔案部門來說，堅持以人民為中心的思想，必須創新檔案信息服務理念，努力開展均等化、普惠性服務，使廣大普通用戶享受與黨政機關用戶同等的利用權。長期以來，由于過分強調檔案的“資政”作用，檔案部門的服務對象主要是黨政機關，一般公眾的利用需求往往被忽視甚至漠視，直至近年情況才有所改觀，但普通用戶在檔案利用中受到歧視性待遇仍不時見諸媒體，檔案部門也因此而飽受詬病。所以，創新檔案服務理念決不能僅僅停留在口頭上，而應落實在具體行動中，從制度設計到實際操作均應體現平等原則，充分尊重普通用戶的利用需求，無差別地為黨政機關和普通用戶提供檔案信息服務，切忌顧此失彼或厚此薄彼，切實提高普通用戶的“獲得感”和“幸福感”。

創新檔案信息服務理念，除了同等對待各類檔案用戶的利用權以外，還應盡量簡化檔案利用手續，延長檔案開放時間（如節假日不休息，24小時“不打烊”），創設人性化的利用空間，開展檔案休閑利用等。

2.4檔案信息服務方式創新

檔案信息服務方式不能一成不變，也應與時俱進，體現時代特征?？傮w來看，目前我國檔案信息服務仍以傳統方式為主，網站、微博、微信、APP等新型檔案信息服務方式還沒有完全普及，不少檔案部門（尤其是基層檔案部門）至今還在沿襲“你來我調”的原始服務方式。另外，新型檔案信息服務方式的實際應用效果也不盡如人意，大多給人以“華而不實”之感。以檔案網站建設為例。目前我國檔案網站在信息資源建設方面普遍存在著檢索系統不夠完善、網站鏈接率低、數據庫資源不夠豐富等問題；在信息組織形式方面普遍存在著網站的設計不能滿足不同用戶群體需求、缺乏個性化，欄目劃分不夠合理、導航不規范等問題；在信息服務方面普遍存在著與用戶互動不夠、內容更新不及時等問題[10]。

特別是在政府信息公開中，檔案網站的窗口作用沒有發揮出來，未能成為社會輿論關注的焦點?！吨腥A人民共和國政府信息公開條例》（國令第711號）將檔案館作為政府信息公開的兩大窗口之一，為檔案利用工作的發展提供了良機，但不少檔案館搶抓機遇的意識不強，在此方面作為不大甚至無所作為。據調查，目前檔案網站在政府信息公開方面存在的問題主要有：檔案網站運行狀況不佳，或打不開，或不穩定；檔案網站的政府信息公開欄目重復設置，令人無所適從；檔案館未按規定編制和公布政府信息公開目錄與指南，未按時公布年度報告；檔案網站沒有提供在線提交申請的功能；檔案網站的政府信息公開流于形式，甚至成為擺設；檔案網站的政府信息更新不及時；檔案網站實施政府信息公開制度存在一定的波動，時有時無；政府信息公開的標準不統一等[11]。

除了推廣新型服務方式以外，傳統方式的創新應用也為檔案信息服務創新提供靈感。以檔案展覽為例。檔案展覽具有主題新穎、內容集中、圖文并茂、受眾面廣、社會影響大等特點，在進行愛國主義和革命傳統教育、提高社會檔案意識、網羅與擴大檔案用戶等方面起著難以替代的作用。受場地、經費、技術等因素的限制，過去的檔案展覽無論是場次、規模還是技術含量、參觀人數抑或展出效果、社會影響等，都與當今的檔案展覽不可同日而語。隨著各地檔案館館舍條件的改善，檔案展覽必然會在履行檔案館“五位一體”職能中發揮出更大的作用。

3創新檔案信息服務體系應注意處理的幾個關系

3.1創新與繼承的關系

創新與繼承之間是一種既對立又統一的辯證關系，二者相輔相成、相互滲透，并在一定條件下相互轉化。所謂創新，是指舊事物向新事物的轉變，是“舊質”向“新質”的飛躍；所謂繼承，是指對舊事物中合理部分的保留，是否定中的肯定。繼承是創新的基礎，離開了繼承，創新就沒有依托；創新是繼承的發展，沒有創新，發展便失去了活力。因此，處理繼承與創新的正確態度是，立足于繼承，著力于創新。

創新檔案信息服務體系并不是全盤否定現有的檔案信息服務體系，而是將其合理的部分發揚光大，對其不合時宜之處進行修正完善，目的是保證其始終具有旺盛的生命力?，F有的檔案信息服務體系是在長期的檔案利用工作實踐中逐步形成的，其與傳統的檔案利用工作基本上是相互適應的。然而，在新的歷史背景下，原有的檔案信息服務體系本身所固有的封閉性、保守性、單一性等缺陷也逐漸顯現出來，已經不能完全適應新形勢下檔案信息服務發展的需要，必須加以揚棄，即拋棄和否定其消極的、喪失必然性的因素，繼承和發揚其積極的、合理的因素，但不能因噎廢食，“把洗澡水和孩子一起倒掉”。例如，閱覽室閱覽屬于典型的被動服務方式，但由于檔案的特殊性質（孤本性、保密性）決定了閱覽室閱覽永遠不會過時，一直都有存在的理由和價值，而一些學者倡議的檔案開架閱覽也注定會“胎死腹中”，不能成為檔案信息服務的方式。再如，創新檔案信息服務理念意在強調檔案部門要面向社會實行均等化服務，但不能矯枉過正，只重視為普通用戶提供服務，而輕視為黨政機關提供服務，為黨政機關服務仍是檔案部門的重要使命。

3.2先易后難與全面推進的關系

檔案信息服務體系創新是一項艱巨復雜的系統工程，任務重、壓力大、牽涉面廣，非一朝一夕可以完成。在檔案信息服務體系創新的各要素中，有的是檔案部門獨自可以解決的，有的需要國家檔案行政管理機關甚至國家權力機關協調解決，有的則需要多部門協同配合才能解決，其實施的難易度各不相同。因此，創新檔案信息服務體系應統籌規劃，先易后難，循序漸進。從實施的主體來看，檔案信息服務理念創新、檔案信息服務方式創新主要或基本上是由檔案部門來承擔的，可以先行啟動；而檔案信息資源和檔案信息服務體制的創新則有賴于國家權力機關通過立法的形式加以解決，由于程序較多、難度較大，可適當延緩。

同時，檔案信息服務體系又是一個有機整體，其內部各要素之間相互交叉、相互制約，任何一個要素出現短板，都會影響整個體系功能的實現。因此，檔案信息服務體系創新應在以點帶面的基礎上全面推進，否則就會功虧一簣。

3.3統一性與多樣性的關系

所謂統一性，是指各地、各級檔案部門都應從提高檔案利用工作水平的角度出發，建設與創新檔案信息服務體系；所謂多樣性，是指因基礎、條件、任務不同，允許各地、各級檔案部門在創新檔案信息服務體系時有所差異。

我國幅員遼闊，各地經濟社會發展狀況千差萬別，檔案事業發展基礎和條件也各不相同。一般來說，沿海和東部發達地區的檔案工作基礎和條件較好，檔案工作者的思想觀念比較先進，敢想敢試，創新檔案信息服務體系相對比較容易，而經濟欠發達地區的檔案工作基礎和條件較差，檔案工作者的思想觀念比較保守，瞻前顧后，創新檔案信息服務體系的難度相對較大。此外，檔案館與機關檔案部門在性質、地位、作用和服務對象等方面存在不小的差異，二者創新檔案信息服務體系的內容和要求也不盡相同。如機關檔案部門的服務對象主要為本單位領導和工作人員，只要端正服務態度，及時滿足本單位的利用需求，就算認真履行了自己的職責，無需刻意強調創新服務理念；至于機關檔案信息資源的整合和檔案信息服務體制的創新，只要在單位內部理順關系并實行檔案的集中統一管理，一般即可實現，不用像檔案館那樣攻堅克難。因此，創新檔案信息服務體系不能搞一刀切，應該因地制宜，在一定時期內允許多樣性發展。

允許各地、各級檔案部門在創新檔案信息服務體系中的多樣性存在，并不是說各地、各級檔案部門在創新檔案信息服務中可以各自為政、隨心所欲，而是要求各地、各級檔案部門結合既有的基礎和條件有計劃、有步驟地建設與創新檔案信息服務體系，最終建成全國統一的檔案信息服務體系。

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