電力企業技術改造項目檔案工作中存在問題與思考

張曉平 吳文鳳

近年來，隨著電力企業技術改造不斷向縱深發展，對技改檔案管理的要求也越來越高。然而，由于相關企業對技改項目檔案管理重視程度不夠，檔案管理水平沒有完全跟上其發展的步伐，還存在歸檔文件材料收集不齊全、歸檔文件質量不高、檔案整理不規范等問題。本文通過對目前電力企業技改檔案管理存在問題的分析，提出進一步做好技改項目檔案管理的措施，確保技改項目應歸檔文件齊全完整、整理規范、管理高效，為今后技改項目檔案的利用提供可靠的保證。

一、做好電力企業技術改造檔案工作的意義

1.電力企業技術改造檔案工作是電力企業技術改造工作的重要組成部分。以國家能源集團泰州電廠為例，從2008年到2017年年底共進行了154項技術改造，竣工檔案歸檔情況如圖1所示。該廠技改檔案主要包括以下幾類改造的相關材料：一是為滿足國家新的超低排放標準要求的環保方面的改造，如煙氣脫硝SCR改造、機組加裝濕式除塵器改造、鍋爐低氮燃燒器改造、電除塵增加第五電廠改造等。二是為進一步提高發電機組經濟效益方面的改造，如機組節能優化控制系統改造、機組供熱系統改造、化學水處理系統擴容改造、一期工程汽動引風機改造等。三是為提高機組安全可靠性方面的改造，如汽輪機軸瓦改造、磨煤機改造、電除塵高頻電源改造、鍋爐空預器改造等。這些重大技改項目規模大，投資高，大部分涉及由于機組系統更改或增加、設備異動而帶來的圖紙變更、設備規范、技術參數的更新或運行參數的調整等，因此需要檔案專業人員在技改工程中做好跟蹤，確保新增或更新后的文件資料收集歸檔，包括工程前期立項、科研文件、設計文件、施工圖、竣工圖、施工記錄、調試記錄、強制性文件執行記錄等。這些文件是企業實施技術改造的重要記錄，也是企業今后查找利用檔案資料的基礎。

2.電力企業技術改造檔案是電力企業技術改造項目工程驗收的憑證。電力企業技改，特別是重大技改項目都需要經過相應檢查驗收才能投入生產運行，這些驗收工作除了現場檢查外，很大一部分是對技改相關檔案資料的檢查。其中主要有：項目建議書及立項審批文件、科研文件、項目預算、技改費用執行清單、竣工文件、調試試驗報告、質量驗收文件等，這些文件的及時系統完整歸檔將為技改項目驗收提供可靠保證。

3.電力企業技術改造檔案有效歸檔是機組檢修和維護的需要。由于機組經過大的技改后，原來的系統、設備規范和參數等都可能發生變化，如果檔案人員在技改過程中對那些出現變更或新增的技術文件、圖紙等進行及時的調整和歸檔，就能為檢修人員之后在檢修方案制訂、備品件采購和質量驗收中使用到圖紙、設備規范、施工安裝記錄文件等時提供更好的服務，避免因采用技改前或未更新的數據資料而造成檢修工作的失誤。

4.電力企業技術改造檔案有效歸檔是電力企業新技術總結和推廣的需要。在實施重大技術改造時，大部分企業的做法是先選定特定的機組進行試點，然后進行總結、改進和推廣。技改項目技術文件收集的齊全性和準確性對電力企業新技術總結和推廣將起到非常重要的作用，也是技改工作技術總結的基礎。

二、電力企業技術改造項目檔案管理工作中存在的問題

1.對電力企業技術改造項目檔案重要性認識不足。表現在檔案法規宣傳落實不到位，檔案工作沒有擺上領導重要議事日程，職責不明，制度不健全等。有些企業在技改方案策劃、項目招標和合同技術協議簽訂等前期工作中沒有檔案人員參與，檔案人員也沒有或全過程參加技改過程中的檔案管理，造成應歸檔文件沒有歸檔，或歸檔文件不符合歸檔要求等，有的批復性文件、重要的證據性文件沒有及時提交檔案部門歸檔，時間長了造成了文件流失，有些技改項目外包后檔案管理缺失，竣工文件未按要求歸檔。這些都嚴重影響了企業技改項目驗收和今后的發電生產及機組的檢修維護。

2.技術改造項目檔案收集不齊全。由于有些技改項目檔案人員沒有全程參與相應的檔案管理，造成歸檔文件不齊全，特別是技改外包項目，因為未在合同中設立專門條款明確各方提交文件材料的范圍、套數、質量、移交時間等內容，加上外包單位歸檔意識淡薄，造成施工文件不全，沒有相應的開、竣工報告，施工記錄，作業指導書（施工方案），測量器具、特種設備、特殊工種報審文件，質量驗收簽證文件等。有些技改項目缺少可行性研究報告、工程項目預算書、工程竣工文件、施工圖、竣工圖等。這樣就嚴重影響了整個技改項目檔案的系統性和完整性。

3.技術改造項目歸檔文件質量不夠高。有些項目歸檔文件不符合檔案管理要求，表現在測量數據填寫不規范、簽批手續不全、表式不統一。技改項目后的評價文件，因未明確評價責任機構，評價報告不是由第三方有資質機構編制，而是由建設單位自己出具，缺少技改工程質量評價的客觀性和權威性，這也影響了歸檔文件的質量。

4.技術改造項目檔案整理不夠規范。技術改造項目參建單位較多，由于各參建單位檔案整理要求不統一，出現了編號不規則、案卷題名籠統、文件排列及裝訂不規范等現象，嚴重影響了技改項目檔案的數字化加工和技改項目檔案以后的查找利用。

5.檔案信息化建設重視程度不高。各參建單位對檔案信息化建設的重視程度普遍不高，缺乏檔案信息化硬件設備和檔案管理軟件。文件的收集整理積累都是突擊性的，且只注重于紙質文件，建設過程中重要的電子文件沒有得到收集整理。企業不能對技術改造項目建設過程中的電子檔案信息數據進行有效管控，給技術改造項目文件材料的利用帶來了很大的困難。

三、做好電力企業技術改造項目檔案管理的措施

1.提高對電力企業技術改造檔案重要性的認識。一是加強檔案法律法規的宣傳學習，從思想上提高全員的檔案意識。二是明確工作職責。將管理職責落實到人，全面提高檔案管理工作人員的責任心和監督意識。電力企業在技術改造策劃中應把檔案管理作為一項重要內容納入全過程管理。堅持檔案工作“三納入”“四參加”，檔案管理工作與技改項目建設同步進行并全程參與，為強化電力系統技改項目檔案管理提供基礎保障。

2.健全電力企業技術改造檔案管理制度。通過制度明確技改工程項目歸檔文件范圍和職責范圍、管理內容與方法以及檢查考核要求，確保對應歸檔文件及時收集。在技改工程開始階段制訂技改檔案管理要求，檢查項目進度的同時檢查文件材料的形成情況，項目竣工的同時驗收鑒定項目檔案是否齊全、完整、準確。對外包項目，要在合同中明確歸檔的內容和移交的要求，使各項管理措施落到實處。

3.加大電力企業技術改造項目文件材料收集力度。技改工程項目雖不如建設工程項目那么大，但麻雀雖小，五臟俱全，也要參照基建工程的模式進行技改檔案的管理。重大技改，包括重大檢修工程文件材料的歸檔范圍原則上應根據國家能源局《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》（DL/T241-2012）規定結合企業實際重新編制。（見表1）發揮檔案管理網絡作用，利用技改工程協調會等做好技改項目文件材料歸檔范圍的宣貫，確保技術改造項目文件材料收集齊全。

4.提高電力企業技術改造項目歸檔文件的質量。檔案人員應及時介入技改項目管理，主動與實施部門聯系，明確技改項目文件材料歸檔要求，加強與各參建單位的溝通，抓好文件材料形成的過程管理，確保形成文件的質量。建立技改竣工文件審核流程，對不符合歸檔要求的文件及時反饋和整改。重大技改后評價應按相關標準對有資質單位進行評估，評價報告應客觀并具有代表性和權威性，必要時要有評價報告審查意見，提高歸檔文件的質量。

5.規范電力企業技術改造項目歸檔案卷。加強對各參建單位項目檔案立卷歸檔培訓指導工作，統一規范、標準，確保技術改造項目文件立卷歸檔遵循項目文件的形成規律和成套性特點，做到分類科學，卷內文件排列有序，目錄、備考表、案卷封面、案卷脊背編制規范，案卷裝訂結實美觀。

6.提升電力企業技術改造檔案信息化管理水平。為適應技改項目現代管理模式，根據企業信息化管理實際，使用適用于技改項目的檔案管理軟件，建立技改項目檔案目錄數據庫和全文數據庫，實行技改項目檔案的計算機管理。同時，對技改項目建設過程中的電子檔案信息進行在線管控，逐步實現電子檔案收集、保管、利用工作規范、有序，建立電子檔案數據庫，切實提高技改項目檔案的管理效率。

總之，電力企業技術檔案管理是企業綜合檔案管理的重要內容，應將技改檔案管理與其他類型的檔案管理等同對待，決不能輕此重彼，應按統一的管理標準進行文件的收集、整理和歸檔。要配合愈來愈嚴格的技改審計檢查，抓好技改過程檔案管理，注重文件形成的質量。同時，對缺失的文件，特別是技改合規性文件應做好及時的催補工作，只有這樣才能確保技改歸檔文件收集的齊全性、完整性及有效性。