依托數字平臺 打造智慧檔案室

劉靜

近年來，豐縣城管檔案工作緊緊抓住“智慧城市”建設契機，以創建智慧檔案室為抓手，有機嵌入“智慧城管”運轉體系，主動介入“智慧城管”核心管理，為全面提升城市管理水平貢獻了檔案力量。2018年1月，內嵌智慧城管檔案管理流程的豐縣城管執法應急可視化指揮平臺，在北京第二屆新型智慧城市論壇上獲得“中國新型智慧城市優秀創新案例獎”，同年7月獲得國家版權計算機軟件著作權。

從無到有，全面建構智慧檔案室

2015年1月，豐縣智慧城市管理監督指揮中心建成運行，網格管理、現場執法、實時記錄等信息化工作全面鋪開，因之形成的各種即時原始數據成幾何級增長。如何將在線的數據有效引流、規范管理、科學歸檔，形成具有保存利用價值的電子檔案？顯然，新的難題已不是傳統的檔案室可以解決，創建與之相匹配的智慧檔案室迫在眉睫。2015年下半年，豐縣城管局在充分調研的基礎上，出臺《關于智慧檔案管理的若干建議》，啟動智慧城管檔案室的創建工作。

一是建章立制，配強配齊工作隊伍。豐縣城管局將智慧檔案室創建工作列為“一把手”工程，成立以“一把手”局長為組長，分管副局長為副組長的檔案管理改革工作領導小組，以局機關辦公室主任為主，由兩名具有專業檔案管理知識的在編人員從事日常檔案管理維護工作。同時，頒布了《豐縣城管局電子文件管理規章》，在全局范圍內對檔案管理流程進行宣傳推廣，增進全局職工對檔案工作的理解與認知，為后期使用在線檔案管理系統輔助執法工作打下堅實基礎。

二是重點扶持，配套先進系統設備。為檔案室撥配專項工作資金，專款專用，配備完善的智能安防系統，對所有在存檔案資源進行有效源頭保護。檔案室配有3臺i7系統計算機，均裝有最新sql數據庫軟件，每臺計算機實時連接縣智慧城市管理監督指揮中心。

三是有效介入，委托研發相融平臺。結合城管執法工作需求，檔案室委托定制研發了“豐縣城管執法應急可視化指揮平臺”，可連接至縣城管局每位執法人員的智能執法記錄儀，實現行政執法和檔案管理“雙流程”有效對接和數據共享存儲，形成智慧檔案室中樞核心。

從后到前，靈活創設智慧檔案管理模式

在“智慧城管”的建設框架下，傳統的檔案歸集管理模式變得滯后掣肘，豐縣城管檔案人積極探索，初步創設了與“智慧城管”相適應的智慧檔案管理模式。

一是從分散走向集中，打破信息“孤島”。實施“一張網”工程，以局機關檔案室為基點，將豐縣城市管理行政執法大隊、豐縣環境衛生管理處、豐縣智慧城市管理監督指揮中心等多個下屬部門檔案管理工作整合統一，形成檔案庫互聯、信息集成、一鍵共享的檔案管理新局面，為促進構成“大城管”格局提供了堅實基礎。

二是由事后變為事中，予以超前控制。傳統意義上的整理歸檔一般要延續到次年，其間受時間、人員等主客觀因素影響，有時難免會造成材料缺失或收集不準不全，留有遺憾。“智慧檔案室”實現實時在線信息收集，前移業務流程環節，打破以往被動局面，進行超前控制，牢牢把握關鍵節點主動權，保證了后續歸檔信息的準確性、系統性和完整性。

三是借“智能”解放“人工”，實現高效管理。檔案信息收集、整理、歸檔的全自動化智能處理，不僅提高了檔案管理工作的效率，更重要的是，把檔案人員從原本細碎煩瑣的具體事務中解放出來，把更多的精力投向更高層次的管理領域。一要強化學習，跟上當前形勢，掌握最新信息技術，做合格的“智慧檔案室”掌舵人。二要科學規劃“智慧檔案室”，合理統籌不同信息資源部門，分類管理不同載體檔案，完成存量紙質檔案數字化，無縫對接新平臺。三要依托“智慧城管”平臺，有效集成管理檔案信息資源，深層開發并提供利用，為全縣城管運轉、管理和決策提供可靠的檔案信息服務。

從收到用，有效提升智慧城市管理水平

“智慧檔案室”的創建不僅僅是為了城管檔案管理本身的提檔升級，其核心宗旨更是為了助力提升智慧城市管理水平。豐縣城管執法應急可視化指揮平臺自2015年運行至2019年7月，共在線存檔21萬余件，海量的電子檔案數據，以“智慧檔案室”為傳送樞紐，奠定了“活用檔案，助力執法”新格局。

一是以聯通共享的平臺，營造多部門齊抓共管新氣象。目前，智慧城市管理監督指揮中心已與公安、園林等部門5879處視頻監控對接，實現了視頻資源共享。在縣智慧城市管理監督指揮中心，工作人員通過視頻綜合管理平臺及應急可視化平臺進行實時監控、抓拍，及時記錄損壞公共設施、損毀綠化、城區車輛違停、商戶占道經營、流動攤點等不文明現象，相關數據第一時間存入機關檔案室系統，由機關檔案室發起資源共享，通過指揮中心二級平臺及聯合執法工作群發布執法信息，不但及時遏制了不文明現象，而且有效減少了部門之間的權責不清、推諉扯皮，同時也獲得了群眾好評。

二是以豐富真實的案例，大幅提高城管執法準確度和執法效率。“智慧檔案室”作為連接豐縣智慧城市管理監督指揮中心和基層一線執法人員的紐帶，以其自身豐富的電子文檔存儲量為基礎，輔以高端數字傳輸技術，支持即時查庫、即時查例。一線執法人員進行現場執法時，可實時通過智能執法記錄儀聯通“智慧檔案室”訪問檔案數據庫，通過案例對比描述，迅速查找有關案例，從而進行有效現場執法，大大縮短執法時間，提高執法效率。

三是以即時有效的數據，保障執法對象和執法人員雙方合法權益。傳統執法環境下，一旦發生執法糾紛，靠事后各方口述還原場景總有偏差，同時還會出現人為干擾。在應用可視系統監控下，執法人員當天的執法軌跡及執法行為被全程動態記錄，并即時傳回數據中心，分別形成執法人員檔案和執法案件檔案，無論是事中還是事后，均事實清楚，有據可查，保障了執法對象和執法人員雙方的合法權益，大大減少了執法糾紛，凈化了執法環境。

四年來，基于“智慧檔案室”和“智慧城管監督指揮中心”的城市管理系統，在城區市容秩序、環境衛生、違法建設、市政設施、公共照明、道路橋梁、應急管理和安全防范等方面的防控處置能力大幅提高，幫助市民處理解決各種難題和糾紛，尤其多次尋找到走失老人、幫助公安部門破獲案件……贏得市民廣泛好評，為打造共建、共治、共享的良好城市環境，持續提升群眾的滿意度和獲得感，建設美麗豐縣做出了重要貢獻。