論醫(yī)院的聲像檔案管理

尚曉強(qiáng)

摘要：聲像檔案是具有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體的歷史記錄。現(xiàn)實(shí)中聲像檔案較容易被忽視。立足單位實(shí)際，加強(qiáng)聲像檔案的安全規(guī)范管理是一個(gè)很值得探討解決的問題。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;加強(qiáng);管理

聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分，它是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是最能客觀、其實(shí)記載單位發(fā)展歷史的檔案資料。但是由于種種原因，聲像檔案作為檔案管理的一個(gè)重要門類內(nèi)容，在檔案管理中較容易被忽視。根據(jù)自身檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合醫(yī)院聲像檔案管理實(shí)際，現(xiàn)就聲像檔案管理中普遍存在的問題及應(yīng)采取的對(duì)策等進(jìn)行探討分析。

一、聲像檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員專業(yè)知識(shí)欠缺。檔案是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，很多從事醫(yī)院檔案管理的人員，以前沒有接受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，或僅接受過較短時(shí)間的檔案管理培訓(xùn)，個(gè)人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識(shí)掌握不夠，多數(shù)只停留在簡(jiǎn)單收集保管階段，導(dǎo)致對(duì)聲像檔案管理心中無數(shù)，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進(jìn)行聲像檔案管理，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。

2.缺少制度制約，聲像檔案管理不規(guī)范。很多醫(yī)院聲像檔案一般在辦公室或信息科、宣傳科等負(fù)責(zé)醫(yī)院宣傳的科室形成，由于科室人員日常工作繁忙，加上對(duì)聲像檔案管理缺乏重視，歸檔意識(shí)不夠，導(dǎo)致重要日常活動(dòng)資料的拍照、錄音、錄像等沒能及時(shí)轉(zhuǎn)存到檔案室，丟失或損壞的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，由于聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，如果不及時(shí)歸檔，日后難以追憶其齊全和準(zhǔn)確，致使聲像檔案質(zhì)量、歸檔率難以保證。

3.聲像檔案發(fā)揮作用不夠。檔案管理者對(duì)聲像檔案開發(fā)利用意識(shí)不夠，對(duì)歸檔數(shù)量較多的聲像檔案，一般僅滿足于接受次數(shù)甚少的査詢、借閱，缺乏開發(fā)利用動(dòng)力，或缺乏聲像檔案專題編研能力，很多雖有開發(fā)利用價(jià)值卻長(zhǎng)期處于封存狀態(tài)，發(fā)揮不了聲像檔案的應(yīng)有作用，只是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)備用。

4.聲像檔案管理安防不到位。聲像檔案的保管有嚴(yán)格條件限制，保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。目前，只有少數(shù)醫(yī)院配備了聲像檔案專柜，大多都是將聲像檔案存放在文件柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等“九防”保存要求，一旦發(fā)生問題，將無法補(bǔ)救，造成永久缺失。特別是一些照片慢慢的變黃褪色、底片粘連變質(zhì)、磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理的措施。

1.強(qiáng)化培訓(xùn)，提升素質(zhì)。檔案的專業(yè)技能既要在實(shí)踐中提升，更要注意有針對(duì)性的培訓(xùn)。可以采取到先進(jìn)單位現(xiàn)場(chǎng)參觀學(xué)習(xí)的方式，或者邀請(qǐng)檔案部門管理專家來醫(yī)院有針對(duì)性的進(jìn)行講解聲像檔案管理知識(shí)，并做現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，不斷提升聲像檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)戰(zhàn)能力。不斷培養(yǎng)檔案專職人員具有一專多能的素質(zhì)，既能進(jìn)行攝影或攝像，又能自行開展錄像片的編輯，同時(shí)還需有一定的文字功底。這都需要高素質(zhì)檔案管理人員去完成，這對(duì)檔案管理的人員來說是一個(gè)考驗(yàn)。檔案管理者要明確自身責(zé)任，加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，不斷提升自身專業(yè)素質(zhì)能力。

2.全面收集，規(guī)范整理。聲像檔案是各種門類檔案中一個(gè)不可或缺的非常重要的檔案資源，在收集照片工作中要注意把握收集的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：一要規(guī)定照片檔案的收集時(shí)間和質(zhì)量。檔案員在工作中要想在前、做在前，在醫(yī)院重大活動(dòng)和事件前，與拍攝人員及時(shí)溝通，活動(dòng)結(jié)束后，馬上進(jìn)行收集。這樣的直接收集過程可以充分保證照片檔案的完整，避免因時(shí)過境遷而出現(xiàn)的散失、損毀，從而有效地維護(hù)照片檔案的完整性。二要力求保證照片檔案的拍攝效果，在拍攝時(shí)，檔案員要事先向攝影人員表達(dá)明確拍照的主要意圖，以讓其注意角度的選擇，使拍攝的照片真實(shí)、自然、維護(hù)歷史的原貌。要加強(qiáng)定向采集及重點(diǎn)采集，對(duì)于醫(yī)院的重大活動(dòng)的照片和錄像，應(yīng)全力做好拍攝工作，并做好錄像專題片的制作，同時(shí)還要加強(qiáng)專題采集，圍繞醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研或?qū)W術(shù)會(huì)議等活動(dòng)，要進(jìn)行專題拍攝，以備隨時(shí)查閱。

3.主動(dòng)作為，確保齊全。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)深入科室了解情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的聲像資料并加以收集整理，對(duì)重要的資料要隨時(shí)歸檔，以防日久被人遺忘，盡可能掌握本單位開展各項(xiàng)主要活動(dòng)的過程，并對(duì)活動(dòng)的主題、背景、主要人物、時(shí)間等有一個(gè)深刻的印象，從而對(duì)哪些資料是重要應(yīng)該歸檔的，做到心中有數(shù)，及時(shí)催繳，對(duì)保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質(zhì)量有很大幫助。

4.挖掘開發(fā)，發(fā)揮作用。加強(qiáng)對(duì)聲像檔案管理的最終目的在于提高聲像檔案的利用率，發(fā)揮聲像檔案的價(jià)值。因此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的開發(fā)利用，使之在不同的領(lǐng)域中發(fā)揮應(yīng)有作用。通過對(duì)檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)，同時(shí)通過開發(fā)利用檔案，能為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，為檔案管理創(chuàng)造好的管理利用環(huán)境。

5.信息手段，便捷高效。醫(yī)院檔案信息量大、類別多，高科技手段為無紙化創(chuàng)造了契機(jī)，在保存好原始相片、磁帶的同時(shí)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)相片、錄像帶的數(shù)字化管理，采用掃描儀將相片掃描，存進(jìn)計(jì)算機(jī)硬盤或刻錄成光盤，其優(yōu)點(diǎn)是對(duì)相片實(shí)物的保護(hù)，防止時(shí)間過久色彩褪色，方便以后相片編輯、網(wǎng)上傳播等;將錄像帶轉(zhuǎn)為光盤，防止磁帶報(bào)廢，方便今后利用。對(duì)影像資料實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理，可大大減少貯存庫(kù)房，方便了檢索。構(gòu)筑數(shù)字化檔案室是今后檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向，聲像檔案數(shù)字化對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳播、遠(yuǎn)程查詢，同時(shí)對(duì)聲像檔案的保管、延長(zhǎng)壽命等都有重要的作用。

6.注重保護(hù)，延長(zhǎng)壽命。聲像檔案的保管需要一定的設(shè)備投人，要爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在經(jīng)濟(jì)上給予投入，購(gòu)置必要設(shè)備，改善保管條件，完善硬件設(shè)施，從長(zhǎng)久保護(hù)和利用角度考慮。聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震防光、防火等“九防”要求，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉柜單獨(dú)存放，還要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，構(gòu)筑一個(gè)適應(yīng)其保管的最佳安全管護(hù)環(huán)境。

總之，隨著醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理正面臨著深刻的變化，這些問題的出現(xiàn)既為檔案管理提供了新的發(fā)展機(jī)遇，也使檔案管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院必須適應(yīng)社會(huì)和單位自身發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新發(fā)展思路，提升管理水平，更好地服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作。

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（作者單位：昌樂縣五圖街道衛(wèi)生院）