企業檔案信息資源建設的原則和對策

馬孫萍

摘要：隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各行各業中都得到了廣泛的應用，尤其是在企業檔案管理工作中，信息技術發揮著重要的作用。本文針對企業檔案信息資源建設的原則和對策進行分析，希望通過本文的分析能夠進一步提高企業檔案信息管理水平和效率，促進企業不斷發展。

關鍵詞：企業檔案;信息資源建設;原則;對策

現階段信息技術在企業檔案管理中發揮著重要的作用，促進了企業檔案信息資源建設的不斷發展，但是企業檔案信息資源建設中還存在很多問題，不利于企業檔案管理工作的順利開展。本文首先針對企業檔案信息資源建設的現狀進行分析，然后針對現代企業檔案信息資源建設中的問題提出幾點有效的解決對策。

一、企業檔案信息資源建設中存在的問題

隨著信息技術在企業檔案管理中的不斷應用，企業檔案信息資源建設水平不斷提高，但是在建設的過程中還存在一定的問題，下面我們就對這些問題進行分析。

首先企業檔案信息資源建設中沒有充分利用數據庫的功能，現在企業的檔案管理工作中大多都使用數據庫來對各項信息進行管理，但是在建立數據庫的過程中，由于沒有按照國家統一的建設標準來進行，導致企業數據庫在功能方面不夠完善，因此無法保證信息檔案資源的完善性，由于檔案資源的不完善，不能為企業發展提供有利的信息支持，從而影響企業的順利發展。

其次企業檔案信息采集和利用方面存在很大的欠缺。以往企業在搜集保存資料時大多采用紙質材料來對信息進行保存，隨著信息技術的不斷發展，現代的檔案信息不僅有文字資料，還有視頻、音頻、圖片等資料，因此需要用計算機系統來進行儲存，但是計算機系統在使用的過程中會因為自身故障或者認為等原則造成計算機系統出現問題，從而不利于檔案信息保存的安全性，不利于企業檔案資源信息管理工作的順利進行。

二、企業檔案信息資源建設的原則

（一）遵循國家檔案信息資源建設相關規定的原則

對于企業而言，檔案資源信息建設是一個非常系統嚴密的工作，對數據的質量有很高的要求，因此在建設企業檔案信息資源庫時需要按照國家統一的標準和要求來建設，只有這樣才能保證企業檔案信息資源建設工作的順利開展。

（二）保證檔案信息真實、準確、完整的原則

企業檔案信息對企業的發展有著十分重要的作用，如果企業檔案信息出現缺失、錯誤、遺漏等問題，會影響企業做出正確的決策，因此企業檔案信息資源建設中需要保證信息資源的真實、準確和完整，只有這樣才能為企業的發展提供有力的數據支持，促進企業不斷發展。

（三）堅持檔案資源信息可以長期保存的原則

隨著社會經濟的不斷發展，企業產生的信息也越來越多，因此傳統的信息儲存方法已經無法使用于現代企業的發展，企業可以利用現代信息技術建立信息數據庫來對企業檔案信息資源進行保存，在保存的過程中，還需要對計算機系統進行維護和保養，從而有效保障數據信息的安全性。

三、企業檔案信息資源建設的有效對策

（一）加強檔案資源的信息化建設水平

隨著信息技術的不斷發展，企業應該加強對檔案資源信息建設的重視，充分認識到檔案信息化建設對企業發展的重要性，從而對企業檔案資源信息化建設提供必要的支持，促進企業檔案資源信息化建設水平的提升。首先企業需要利用計算機技術建立檔案信息資源庫，利用手動輸入或者電子掃描的方式將數據信息記錄到數據庫中，并對這些信息進行分類，方便后期的查找。在記錄信息的過程中需要注意信息的儲存方式，因為信息包含文字、圖片、音頻、視頻等信息，不同的信息需要使用不同的記錄標準來記錄。其次工作人員需要針對數據庫建立搜索引擎，對信息搜索的流程進行簡化，從而提高信息檢測的效率，方便工作人員對企業檔案信息的使用。最后企業需要建立一個完善的數據網絡系統，通過網絡平臺將這些數據都聯系起來，從而促進企業各個部門、各個環節之間的信息共享和數據交流，滿足企業對信息資源的需求。

（二）建立科學完善的數據信息保障系統

企業檔案信息資源建設中需要保證檔案信息的質量，保證數據信息的安全性、準確性和完整性，因此需要建立科學完善的數據信息保障系統，從而對企業的發展提供有效的幫助。首先需要完善的檔案管理規章制度，對檔案管理的各項工作內容、工作標準、工作范圍和工作職責等進行詳細規定，這樣工作人員在開展檔案管理工作時就可以按照統一的制度來進行，保證檔案管理工作的順利開展。其次是建立檔案信息管理責任制，將檔案信息管理工作職責落實到個人，一旦發現問題，可以第一時間找到負責人，提高對信息數據的質量管理。最后是需要按照統一的規范和標準來開展檔案信息管理工作，每個企業在信息管理、信息技術等方面存在很大的不同，如果按照國家統一的規范體系來進行信息管理工作會存在很大的問題，因此企業需要根據自身檔案信息工作管理的要求以及企業信息技術水平的發展程度來制定符合企業實際檔案信息管理工作的規范體系，從而更好的開展企業的檔案信息管理工作。

企業檔案信息管理工作中，工作人員發揮著重要的作用，因此需要不斷提高企業檔案管理人員的業務素質，從而促進企業檔案信息管理工作的有效開展。首先企業需要加大對工作人員進行技術培訓，使每個工作人員都能夠熟練操作計算機，了解數據庫的使用方法，按照正確的操作方法來進行檔案信息數據管理工作。其次企業需要不斷提高企業員工的安全意識，在檔案信息管理工作中能夠認真工作，按照相關制度來進行檔案管理工作，并掌握一定的計算機系統維修和保養技術，及時對計算機系統進行檢查，安裝計算機系統防護體系，對數據信息進行備份，從而保證數據信息的安全性和準確性。

總 結：

隨著信息技術的不斷發展，企業的檔案信息資源建設水平也在不斷提高，不僅提高了企業資源信息管理水平和效率，同時也節省了企業大量的人力、物力，因此企業需要加大對檔案資源信息化建設的重視，保證企業檔案信息的安全性、準確性和完整性，為企業的發展提供必要的數據支持。

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