淺談企業(yè)辦公室工作中的精細化管理

竺翔宇

【摘要】：企業(yè)辦公室工作內容主要是以企業(yè)日常運營管理為主，其對于辦公室人員和管理方面有著嚴格的要求。本文主要對企業(yè)辦公室管理存在問題進行分析，并探討精細化管理有效策略。

【關鍵詞】：辦公室工作 辦公室管理 精細化 辦公室

引言

集團公司辦公室作為一個行政管理的中樞部門，其管理能力和管理作風直接影響到組織的運行效率和質量，而辦公室的內部管理主要是面向行政人員的管理，做好人的管理，是企業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要前提。辦公室員工管理工作中，應堅持理論與實踐相結合的思路，針對現(xiàn)階段辦公室員工管理中的問題，找出妥善解決的方法，才能切實做好辦公室員工管理工作。

1企業(yè)辦公室管理中存在的問題

1.1缺乏精細化管理意識

企業(yè)辦公室工作對于企業(yè)單位日常運營有著無可替代的重要作用，因此其也對企業(yè)單位辦公室管理工作人員的綜合素質提出了新的要求標準?，F(xiàn)今我國絕大多數辦公室行政工作人員都不具備過硬的理論素質，同時存在注重管理、看輕服務的問題，沒有樹立一個完善的精細化管理理念。這對企業(yè)辦公室管理工作的效率以及質量產生了嚴重影響。第一點，拖慢了企業(yè)單位制度建設工作進程，不利于企業(yè)單位對自身內部各項工作建立完善的體系;第二點，不利于企業(yè)單位辦公室工作人員對工作流程進行梳理，同時工作人員也無法有效完成自身的本職工作，和企業(yè)單位各個部門之間進行良好的溝通與交流。最終導致企業(yè)單位之中出現(xiàn)嚴重的不擔當、不作為問題，不利于企業(yè)單位的進一步發(fā)展。

1.2缺少完整的行政辦公制度

管理制度是企業(yè)單位所有部門必備的規(guī)章制度，“沒有規(guī)矩不成方圓”，管理制度的完整性和合理性是辦公室工作順利開展的基礎。一些企業(yè)在運行時缺少完整的行政辦公制度，致使辦公室的工作效率低下。有些企業(yè)沒有針對辦公室工作的性質的不同制定出特有的規(guī)章制度，使得不同部門的管理制度雷同，影響工作效率。很多公司對辦公室的事務沒有明確的分工，使得有些工作缺少對應的責任人，發(fā)生工作無人認領，相互推諉的情況，影響工作的順利進行【1】。

2基于企業(yè)視角的辦公室員工精細化管理措施

2.1加強培訓，提高辦公室員工的綜合素質

對企業(yè)來說，員工專業(yè)素質的提升不容忽視，這不僅是員工的個人成長，更是企業(yè)發(fā)展的重要助力。為了實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，應采取多種培訓方式，提高員工的專業(yè)能力與綜合素質。隨著科學技術的進步，企業(yè)員工培訓方式、方法多種多樣，可以通過市場上的專業(yè)培訓機構、網絡培訓機構等開展專項培訓，也可以通過同類企業(yè)的現(xiàn)場調研進行學習交流，根據個人具體情況實施有針對性的、個性化的培訓，才能切實提高員工的專業(yè)素質。將企業(yè)的發(fā)展與員工職業(yè)發(fā)展有機結合起來，通過多種途徑提高員工的專業(yè)素質后，員工作為企業(yè)的最小細胞單元制訂個性能力提升計劃，培養(yǎng)自我發(fā)展型觀念，全員積極參與企業(yè)經營，才能夠以更好的業(yè)績回饋給企業(yè)，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

2.2制定詳細的工作計劃

在行政管理工作中，員工的具體行為在很大程度上受到自身主觀意識的影響，因此實現(xiàn)辦公室管理機械化，必須要統(tǒng)一思想，讓全體工作人員懂得精細化管理不是一蹴而就。必定要經過持續(xù)改進和不斷完善的過程。制定科學可行的管理計劃，良好引導員工更好開展各項工作，逐漸在辦公室內形成精細化管理文化。優(yōu)化辦公室人員的管理意識，人員的執(zhí)行力。比如某單位每年都會制定年度管理計劃，計劃會分解細化到月、周、日。辦公室的行政工作更加精準詳細，員工周而復始按照計劃開展相關工作，經過長期的發(fā)展會最終形成精細化管理意識【2】。

2.3細化、量化考核指標

細化、量化考核指標對辦公室管理精細化至關重要。在辦公室管理精細化過程中，考核標準的制定應精確定位，合理分配，細化責任，注意對辦公室崗位職責的設置，對每個工作步驟制定精確的標準，科學化的考核，落實責任到位，同時做到獎罰分明。如此一來，辦公室管理精細化將績效考核與行政管理掛鉤，對每一位工作人員進行嚴格的考核，使員工嚴格按照辦公室精細化工作的規(guī)定要求自己，可以助力精細化管理的推進。

2.4大力推廣文化建設

文化作為單位的無形資產，一個好的公司文化會增強員工的歸屬感，激發(fā)其工作熱情。在辦公室管理工作中加強文化的推廣建設，以此來增強員工的凝聚力。在實際工作中，需要定期開展一些文化活動來宣傳精神文化，為員工創(chuàng)造一個輕松的工作氛圍。同時還要時刻關注員工的一些想法?？赏ㄟ^開晨會和年會的方式來宣講單位的價值觀念，讓員工通過自我總結和自我評判來對自身工作是否達到標準要求進行判定。利用單位網站來宣傳具體的思想和方針，并公布單位內部一些重大事件，定期開展團建活動，將單位的文化價值觀貫穿于整個活動過程【3】。

2.5應用信息技術

建立各部門良好的溝通渠道精細化管理不僅要體現(xiàn)以人為本，還應該積極運用信息技術等手段建立各部門之間的良好溝通渠道，建立精細化管理組織結構。監(jiān)管的有效模式包括分級監(jiān)管和網絡監(jiān)控。辦公室的工作人員在完成各項工作時都應該加強溝通，并適當展示好的工作成果，這會有效挖掘工作人員的辦公積極性，并進一步激發(fā)其潛在的工作能力。組織細致的辦公計劃，注意優(yōu)化所有辦公人員的團隊人際關系。在目前的發(fā)展階段中，信息技術能支撐辦公室行政工作更好實現(xiàn)行政化管理。與此同時，辦公室人員也要不斷適應辦公信息化和自動化，辦公自動化應用技術在不斷發(fā)生變化，實施精細化管理也要始終用變化的眼光促進其更好發(fā)展。

結語

綜上所述，辦公室管理工作對于企業(yè)單位有著無可替代的重要作用，通過該工作能夠有效提升企業(yè)單位日常運營的效率以及質量，幫助企業(yè)單位在社會上樹立一個良好的口碑形象，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，積極開展精細化管理是時代發(fā)展的必然趨勢。

【參考文獻】：

【1】郭洪斌.實現(xiàn)企業(yè)辦公室管理精細化的思路與對策[J].化工管理，2018（36）：7-8.

【2】劉秋澄.辦公室管理精細化的思路與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（上），2017（09）：31-32.

【3】李巧慧.基于企業(yè)視角的辦公室員工精細化管理研究[J].中國培訓，2017（15）：47-48.