談如何做好檔案現(xiàn)代化管理工作

王良俊

如今，信息化發(fā)展進入了一個全新的時代，信息成為比有形資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案作為一種基礎性的信息資源，正在生產(chǎn)和生活的各個方面發(fā)揮著越來越重要的作用。面對新科技浪潮對檔案工作帶來的強大沖擊和深遠影響，如何加快檔案管理現(xiàn)代化，科學地開發(fā)和利用好檔案資源，促進經(jīng)濟社會更好更快發(fā)展，是檔案管理人員面對的新課題。本文結合工作實踐，針對檔案工作出現(xiàn)的新特點，科學分析檔案現(xiàn)代化管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，認為應重點從以下三個方面加快推進檔案管理現(xiàn)代化。

一、加快推進檔案管理的科學化

凡事預則立，不預則廢。建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度是做好現(xiàn)代檔案管理工作的重要前提和基礎。

1.建立現(xiàn)代化的檔案管理制度。遵循《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，依據(jù)檔案管理的客觀規(guī)律，按照經(jīng)濟社會發(fā)展的階段性要求，從備單位各部門的實際情況出發(fā)，修改完善備項規(guī)章制度，建立符合科學發(fā)展要求、適應檔案工作規(guī)律的現(xiàn)代化檔案管理制度，確保檔案管理各個環(huán)節(jié)的職責、權利及義務明確，做到各負其責、協(xié)同配合，保證檔案工作的渠道暢通、高效運轉。

2.促進組織管理的科學化。這是提高檔案管理工作質量和效率的重要保障。要準確把握檔案工作的客觀規(guī)律，以現(xiàn)代管理科學為指導，本著“符合實際，方便簡捷，科學嚴謹，易于操作”’的原則，按照“績效掛鉤，權責分明，職責量化”的要求，制定可操作性強的現(xiàn)代化檔案工作組織管理方案，把重點工作分解到崗位、明確到個人，用科學的組織管理協(xié)調各方面關系，調動各層面積極因素，統(tǒng)籌安排、統(tǒng)一指揮、有效協(xié)調整個檔案工作的各個部門和環(huán)節(jié)，使各方面的工作運轉協(xié)調、流暢高效，加速檔案管理現(xiàn)代化步伐。

3.推進檔案管理標準化、規(guī)范化。檔案管理標準化、規(guī)范化，就是對檔案管理業(yè)務、技術活動中的重要事物和概念制定科學統(tǒng)一的規(guī)則和技術規(guī)范，作為檔案管理共同遵守的準則和依據(jù)。具體工作中，要以案卷組織及其著錄、標引規(guī)則為核心，重點加強和完善包括分類規(guī)則、著錄和標引規(guī)則文獻編纂規(guī)則、保密和降解密規(guī)則、縮微規(guī)則及其他技術設備方面的一系列標準，使各部門同類業(yè)務、技術在基礎特征、功能甚至形式上具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、互換性，提高檔案管理水平，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

二、加快推進技術裝備的現(xiàn)代化

信息化是新時期檔案工作發(fā)展的重要趨勢。現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化的必要條件。一是要加快檔案信息處理的自動化進程，把電子計算機引入檔案管理工作，實現(xiàn)檔案的收集、保存、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作的自動化，不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，而且可以提高檔案的查全率和查準率，同時還能大幅節(jié)省存放空間，真正提高檔案工作效率和服務質量。二是要加大檔案縮微化力度。通過檔案縮微技術，利用縮微復制品對檔案進行存儲、傳遞和使用，不僅能如實反映檔案文獻的原貌，而且具有保存壽命長、規(guī)格統(tǒng)一、通用性強、提供利用多樣化等特點，既方便檔案使用者，又有利予保護檔案原件、延長檔案壽命。三是要加快配備現(xiàn)代化的科技設備。高標準配備計算機、掃描儀、縮微儀、管理軟件和程序等，加快建立計算機局域網(wǎng)，采用現(xiàn)代化通信技術將檔案檢索提升至聯(lián)網(wǎng)檢索，實現(xiàn)從文書處理、技術圖樣設計到檔案管理的一體化，從而優(yōu)化檔案管理工作流程，提升檔案工作層次和水平。

三、加快推進檔案工作隊伍的專業(yè)化

檔案工作專業(yè)性強、涉及面廣，對工作者的素質能力要求很高。要順應檔案管理現(xiàn)代化的形勢和要求，切實加強檔案工作隊伍建設。

1.強化檔案管理意識。檔案管理工作的特殊性，要求管理人員必須具有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、嚴謹細致的工作態(tài)度、無私奉獻的敬業(yè)精神。要引導他們牢固樹立檔案質量意識，認清檔案管理工作的重要性，用高質量的工作成效來提高檔案管理質量。要不斷提高檔案法律觀念，真正做到依法治檔。要切實提高檔案的利用效率，本著便于服務和利用的原則，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供及時、準確、周到的服務，實現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟價值和社會價值。

2.提高綜合素質。檔案工作的性質決定了檔案工作者既要具有一定的政治理論知識，又要具有扎實的文史知識、科技知識和檔案業(yè)務知識。要注重對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓、現(xiàn)代科學技術訓練及檔案專業(yè)培訓，不斷強化他們的創(chuàng)新意識，著力培養(yǎng)一支適應“十二五”發(fā)展需要和轉方式、調結構要求的現(xiàn)代化檔案管理隊伍。

3.嚴格管理考核。通過完善相關規(guī)章制度，根據(jù)不同時期的工作重點，科學合理地設定考核指標，加大考核評估力度，建立起符合檔案工作規(guī)律的激勵約束機制，用鮮明的考核導向引導檔案工作人員不斷提高工作效能，加快推進檔案管理工作現(xiàn)代化。