談如何做好檔案現代化管理工作

王良俊

如今，信息化發展進入了一個全新的時代，信息成為比有形資產更為重要的戰略資源。檔案作為一種基礎性的信息資源，正在生產和生活的各個方面發揮著越來越重要的作用。面對新科技浪潮對檔案工作帶來的強大沖擊和深遠影響，如何加快檔案管理現代化，科學地開發和利用好檔案資源，促進經濟社會更好更快發展，是檔案管理人員面對的新課題。本文結合工作實踐，針對檔案工作出現的新特點，科學分析檔案現代化管理工作的現狀及發展趨勢，認為應重點從以下三個方面加快推進檔案管理現代化。

一、加快推進檔案管理的科學化

凡事預則立，不預則廢。建立完善的現代化檔案管理制度是做好現代檔案管理工作的重要前提和基礎。

1.建立現代化的檔案管理制度。遵循《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，依據檔案管理的客觀規律，按照經濟社會發展的階段性要求，從備單位各部門的實際情況出發，修改完善備項規章制度，建立符合科學發展要求、適應檔案工作規律的現代化檔案管理制度，確保檔案管理各個環節的職責、權利及義務明確，做到各負其責、協同配合，保證檔案工作的渠道暢通、高效運轉。

2.促進組織管理的科學化。這是提高檔案管理工作質量和效率的重要保障。要準確把握檔案工作的客觀規律，以現代管理科學為指導，本著“符合實際，方便簡捷，科學嚴謹，易于操作”’的原則，按照“績效掛鉤，權責分明，職責量化”的要求，制定可操作性強的現代化檔案工作組織管理方案，把重點工作分解到崗位、明確到個人，用科學的組織管理協調各方面關系，調動各層面積極因素，統籌安排、統一指揮、有效協調整個檔案工作的各個部門和環節，使各方面的工作運轉協調、流暢高效，加速檔案管理現代化步伐。

3.推進檔案管理標準化、規范化。檔案管理標準化、規范化，就是對檔案管理業務、技術活動中的重要事物和概念制定科學統一的規則和技術規范，作為檔案管理共同遵守的準則和依據。具體工作中，要以案卷組織及其著錄、標引規則為核心，重點加強和完善包括分類規則、著錄和標引規則文獻編纂規則、保密和降解密規則、縮微規則及其他技術設備方面的一系列標準，使各部門同類業務、技術在基礎特征、功能甚至形式上具有統一性、規范性、互換性，提高檔案管理水平，為檔案信息資源的開發利用創造條件。

二、加快推進技術裝備的現代化

信息化是新時期檔案工作發展的重要趨勢。現代化的技術和設備是實現檔案管理信息化和現代化的必要條件。一是要加快檔案信息處理的自動化進程，把電子計算機引入檔案管理工作，實現檔案的收集、保存、編目、檢索、統計、借閱等工作的自動化，不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，而且可以提高檔案的查全率和查準率，同時還能大幅節省存放空間，真正提高檔案工作效率和服務質量。二是要加大檔案縮微化力度。通過檔案縮微技術，利用縮微復制品對檔案進行存儲、傳遞和使用，不僅能如實反映檔案文獻的原貌，而且具有保存壽命長、規格統一、通用性強、提供利用多樣化等特點，既方便檔案使用者，又有利予保護檔案原件、延長檔案壽命。三是要加快配備現代化的科技設備。高標準配備計算機、掃描儀、縮微儀、管理軟件和程序等，加快建立計算機局域網，采用現代化通信技術將檔案檢索提升至聯網檢索，實現從文書處理、技術圖樣設計到檔案管理的一體化，從而優化檔案管理工作流程，提升檔案工作層次和水平。

三、加快推進檔案工作隊伍的專業化

檔案工作專業性強、涉及面廣，對工作者的素質能力要求很高。要順應檔案管理現代化的形勢和要求，切實加強檔案工作隊伍建設。

1.強化檔案管理意識。檔案管理工作的特殊性，要求管理人員必須具有高度的工作責任感、良好的職業道德、嚴謹細致的工作態度、無私奉獻的敬業精神。要引導他們牢固樹立檔案質量意識，認清檔案管理工作的重要性，用高質量的工作成效來提高檔案管理質量。要不斷提高檔案法律觀念，真正做到依法治檔。要切實提高檔案的利用效率，本著便于服務和利用的原則，為經濟社會發展提供及時、準確、周到的服務，實現檔案管理的經濟價值和社會價值。

2.提高綜合素質。檔案工作的性質決定了檔案工作者既要具有一定的政治理論知識，又要具有扎實的文史知識、科技知識和檔案業務知識。要注重對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓、現代科學技術訓練及檔案專業培訓，不斷強化他們的創新意識，著力培養一支適應“十二五”發展需要和轉方式、調結構要求的現代化檔案管理隊伍。

3.嚴格管理考核。通過完善相關規章制度，根據不同時期的工作重點，科學合理地設定考核指標，加大考核評估力度，建立起符合檔案工作規律的激勵約束機制，用鮮明的考核導向引導檔案工作人員不斷提高工作效能，加快推進檔案管理工作現代化。