加強合同評審有效性探討研究

張明 孫樹紅

合同評審是大多數軍工產品生產企業項目管理的“盲區”，筆者對目前合同評審中存在的問題進行了梳理和歸納，分析了產生問題的原因，并對如何提高合同評審的有效性進行了探討，以期為今后的項目管理工作提供有益的借鑒和參考。

合同評審是指在簽訂合同、協議或接受訂單前，為了確保規定的質量、技術、進度要求和雙方權利義務合理、明確且供方能夠實現，由組織對生產能力和條件資源進行確認，識別生產過程中的不確定因素，避免因不確定性帶來的風險而影響產品質量和交付節點的一項活動。

對于生產武器裝備的軍工企業，合同評審在其生產和質量管理工作中的重要作用不言而喻。GJB 9001C-2017標準中專門列出一個條款——8.2.3條“產品和服務要求的評審”，對包括合同在內的有關產品和服務的要求的評審工作作出規定：

在承諾向顧客提供產品和服務之前，組織應對如下各項要求進行評審：

a）顧客規定的要求，包括對交付及交付后活動的要求；

b）顧客雖然沒有明示，但規定的用途或已知的預期用途所必需的要求；

c）組織規定的要求；

d）適用于產品和服務的法律法規的要求；

e）與以前表述不一致的合同或訂單要求；

f）風險及其控制。

與產品和服務有關的要求一經確定，就形成了與顧客之間的“合同關系”，如果組織不能滿足這些要求，就要承擔不能履行合同的責任，這將導致經濟損失并影響組織的聲譽和顧客的信任。由此可見，合同評審是整個項目管理的重要環節，評審工作的好壞直接影響承擔項目后續的設計、研制、生產、交付和售后服務全過程以及組織內部的活動。廣義地講，本文所指的“合同”不應局限于軍工產品訂貨合同本身，可以擴展到所有對產品和服務要求進行確定的合同、協議或訂單，組織應對這些要求進行評審，在確保自己有能力滿足要求后再簽訂“合同”，本文中，我們將之統稱為合同加以論述。在工作中發現，合同評審的重要性雖然組織都有所認知，但在實際操作時尚有不完善之處，因此擬對其進行分析并探討有效解決的對策。

一、合同評審中存在的問題

（一）合同評審大多流于形式

大部分企業對合同評審工作還沒有引起足夠的重視，實施合同評審往往只是走過場，有的配套單位隨著甲方簽訂合同的節奏走，本單位的項目管理部門無法體現較大的自主權，對相關的合同約定事項不能提出自己的意見建議；有的在合同蓋章時附一張體現合同評審內容的審批單，在進行合同蓋章審批手續時一并簽字了事；有的在合同簽訂后才補辦評審手續，合同評審的作用形同虛設。

（二）合同評審的方式單一

合同評審有多種方式，比如GJB 9001C-2017標準8.2.3條注：“在某些情況下，如網上銷售，對每一個訂單進行正式的評審可能是不實際的，作為替代方法，可評審有關的產品信息，如產品目錄。”對于軍工產品來講，常用的評審方式有會議評審、會簽評審、主觀評審等，對不同類型的項目或產品、服務應有不同的管理要求，可以采取不同的方式，有的合同評審可能會同時用到幾種評審方式。然而大部分承制單位一般習慣主觀評審或會簽評審，會議評審的方式較少采用。

（三）合同評審的內容不全面

大部分組織在進行評審時，最關注的往往是合同金額、交付進度，對以下內容的評審不夠全面：一是對是否符合國家相關法律、法規要求一般都是草草看過，對是否有更新的法規標準要求也不求甚解；二是合同編號、簽訂地點、簽訂時間、合同有效期等重要的合同標的要求不嚴，評審時缺乏重視；三是對合同質量保證條款中諸如驗收依據、交付方式、違約責任等內容規定不細；四是對與以前表述不一致的合同或訂單要求基本沒有對照修改的過程，不能滿足8.2.3條中“組織應確保與以前規定不一致的合同或訂單要求已得到解決”的要求；五是對“風險及其控制”的評審普遍缺乏評估的針對性和有效應對風險的措施。

（四）評審記錄不規范

部分合同評審人員對合同評審的要點和方法掌握不夠全面，導致不明確應評審什么內容，評審記錄要素不全面、格式不規范、內容不詳細，評審結果及所需落實的措施記錄未予以保持；還有一些組織以打“√”的方式進行符合性檢查，對每份合同的具體評審情況缺乏記錄，不利于保持評審記錄的可追溯性。

（五）合同評審未及時與顧客溝通

在評審前未對顧客要求進行確認，在評審后未及時將評審結果及相應的處理方式反饋給顧客。

（六）隨意變更合同

GJB 9001C-2017標準8.2.4條規定，“若產品和服務要求發生更改，組織應確保相關的成文信息得到修改，并確保相關人員知道已更改的要求。若產品和服務要求發生更改影響到實現顧客要求時，其更改應征得顧客的同意。”但在實際工作中，產品和服務要求發生變更后往往未及時實施再次評審，相關的文件未及時修改，變更信息也未及時傳遞到相關部門和人員，導致不能很好地滿足客戶的合同需求。

由此可見，如何更有效地實施合同評審，是相當數量的承制單位所面臨的共同課題。

二、產生問題的原因

（一）組織重視程度不夠

有的企業簽訂合同經驗主義占主導，認為把活干了就行了，不需要事先規劃，什么時候有問題現解決就行；有的企業存在合同簽訂滯后于生產的現象，容易產生忙亂思想，害怕評審會“耽誤”合同蓋章生效的進度，因此不愿實打實地搞評審查究問題；還有的企業與顧客溝通不及時。這些說到底就是企業重視程度不夠，沒有把合同評審放到影響履約效果、影響生產進程、影響實物質量的高度來進行考量。

（二）合同管理不規范，契約意識需要加強

如前所述，不少企業只關注合同金額、進度等內容，對質量保證條款、交付要求、約定事項等內容不甚在意，導致不少事項考慮不周，真正履行合同的過程中遇到具體問題時扯皮不清。再有就是對合同簽訂日期和交付進度的隨意性較大，不符合產品生產的周期規律，有時甲乙雙方都知道此類問題，出現延期等違約問題時也并不追究，體現不出合同具有強制法律效力的作用。

（三）合同評審的具體要求掌握不全

合同評審評什么、怎么評，各單位雖然都知道要評估風險、分析能力、完善計劃等等，但內容往往大而空，放之四海而皆準。筆者收集了GJB 2102-1994《合同中質量保證要求》、GJB 3888-1999《軍事代表參與武器裝備研制合同管理要求》、GJB 3900-1999《武器裝備訂貨合同中質量保證要求的提出》、GJB 3900A-2006《裝備采購合同中質量保證要求的提出》、GJB 4830-1998（GJBZ 20492-1998）《武器裝備訂貨合同的內容、簽訂與履行》等相關標準，認為以標準為依據，以產品具體情況為落腳點，才能真正體現合同評審的價值和作用。

三、提高合同評審有效性的幾點建議

（一）宣貫實施合同評審的益處

作為組織質量管理體系的一部分，制度化的合同評審程序可以帶來諸多益處：①所有與完成合同有關的人員或部門有機會參與合同評審，可以得到相關指導文件或訂貨信息，以了解合同要求的程度；②評審人員可以利用評審分析合同限期以及相關的委托；③為了成功履行合同，正好以此為起點，有助于激勵項目的開發；④這也是一種用客戶眼光來審視質量計劃的方法。綜上所述，如果執行合同評審的程序，可以減少甚至避免在供方與客戶之間產生誤解或爭執，這種透明的方法，其結果是增加了客戶信任和忠誠度，使其對產品質量的抱怨降到最低的程度。將這些益處宣貫到組織的每個人，那么將對后續合同的完成產生積極的推動和激勵作用。

（二）合同評審時機前移

可以在項目意向階段就啟動合同評審工作，對競標項目合同評審建議在投標階段就開始實施，將合同評審的時間線拉長，而不要等到合同簽訂前“事到臨頭”才匆匆忙忙走個過場，這樣一方面有利于充分了解掌握完成合同的內外部環境、影響因素、風險機遇，另一方面可以提前對合同本身充分醞釀斟酌，比如合同標的是否合理，技術要求是否完整、明確，是否有明確的進度要求，質量保證條款是否合理，是否有明確的驗收要求，是否有能力支付、違約賠償等方面的內容，對后續風險提前把控。

（三）多種方式結合進行合同評審

組織可對常規合同與特殊合同、重要合同分類甄別，常規合同可采用會簽方式進行評審，對于特殊合同、重要合同，評審應及時與顧客進行溝通，盡量在評審前廣泛征求意見和梳理問題，建議采取會議評審的方式，及時做好評審記錄，并及時與顧客溝通。

（四）全面評價項目的主要控制目標風險

GJB 9001C-2017標準通篇都融入了風險控制的理念，這種理念在合同評審中更是不可或缺的因素。工程類項目風險有很多種，如質量風險、投資風險、進度風險、安全風險、社會風險和環境風險等等，不同特點的項目，高發風險的側重點也不同，只有全面、系統地分析影響合同順利履行的潛在風險，進行有效的風險源識別，才能篩選出主要風險作為項目風險管理的重點對象，用于指導后續風險管理計劃的制定，可以按照“高、中、低”風險等級制定對策措施和相應預案，切實提高合同監督管理的預見性、針對性和實效性。

（五）加強合同的嚴謹性和客觀性

①審查合同主體是否合法，涉及的單位、用章、經手人等應嚴肅對待，保證是具有法律效力的執行者；②合同條款應完備，合同文字應規范，如前所述，對于合同編號、有效期、違約責任等重要的合同標的應認真對待，不應缺項、落項，文字應簡練準確無歧義；③對于合同所附的質量條款中涉及到的驗收依據、技術狀態、交付要求等內容要結合產品實際情況認真對待，不可千篇一律；④不得隨意變更合同評審結果，產品要求發生變更后應及時實施再評審，對相關的文件及時修改，并將變更后的信息傳遞到有關部門和人員，以更好地滿足客戶的合同需求。

（六）建立項目合同可行性論證機制，使風險評估具有權威性

組織可以抽調管理、質量、研發、生產等各部門人員建立專家庫，研究建立一套項目合同可行性論證機制，把合同評審作為承制單位的一項長效工作，相對地固定方式、固定隊伍，確立起合同評審的權威性，這樣更有利于有步驟、有目的的進行風險識別和控制。

通過以上分析，今后應結合各承制單位實施合同評審的現狀及存在的問題，不斷探索出適應企業具體特點的合同評審模式，加大合同評審工作的管理力度和重視程度，配置得力的專業人員，加強合同評審工作的有效性，認真把好合同評審關，為持續改進質量管理體系的有效性提供有益的參考和借鑒。

參考文獻：

[1]淺談工程項目管理中的合同管理問題.作者：莊宙.工程管理，山東大學2008。

[2]黃翔.合同評審在計量校準服務中的應用.上海計量測試.2008年01期 。

[3]劉嘉璐.淺談如何加強科研院所項目合同評審工作的有效性.軍友誠信認證.2017年第3期。

（作者簡介：張明，陸軍裝備部駐沈陽地區軍事代表局綜合處參謀；孫樹紅，陸軍裝備部駐沈陽地區軍事代表局駐長春地區第一軍事代表室工程師。）