探討完善A院校差旅費管理方法

王宇

摘 要：A院校目前差旅管理辦法延續(xù)傳統(tǒng)管理方法，系統(tǒng)填寫單據(jù)，線下走審批手續(xù)導致審批時間較長培;差旅補助彈性較小，一是不能充分調(diào)動員工出差積極性，二是可能會加大A院校差旅補助支出。本文試圖探討完善A院校差旅管理辦法，來調(diào)動員工出差積極性和節(jié)省差旅費支出。

關鍵詞：差旅費;管理方法;完善

一、A院校差旅費管理現(xiàn)狀

A院校目前差旅費用管理流程為：員工在A院校報銷管理平臺填寫報銷單據(jù)，將報銷單據(jù)打印出來經(jīng)過領導審批后拿到財務部門由財務人員審核進行報銷。差旅補助標準按著出差性質(zhì)而不同，培訓和會議是定額標準，其他性質(zhì)的出差按著是否安排用餐出差補助而不同。由于A院校是小規(guī)模納稅人，要求員工持增值稅普通發(fā)票報銷。

二、A院校差旅管理現(xiàn)狀存在的問題

（1）A院校員工報銷時間較長。目前A院校只有填寫報銷單據(jù)在線上，審批手續(xù)仍然是在線下審批，這樣可能存在員工找領導簽字，領導出差等原因不在工位的因素導致員工簽字審批時間比較長。員工拿著走完審批手續(xù)的單據(jù)到財務，財務人員出差等不在工位的因素可能導致員工在報銷上花費比較多的時間。

（2）差旅補助標準規(guī)定不合理。差旅補助標準未考慮員工出差交通工具、在途天數(shù)，培訓和會議性質(zhì)的出差未考慮是否安排用餐。

（3）存在套取差旅費的可能。除培訓和會議類其他性質(zhì)的出差員工根據(jù)自己實際情況是否安排用餐填寫差旅報銷單，存在有些員工出差接待單位安排用餐或者住宿酒店安排用餐而員工以未安排用餐獲得差旅標準;A院校要求員工持增值稅普通發(fā)票報銷存在虛開發(fā)票的風險。

三、探討完善A院校差旅管理辦法

（1）完善報銷流程。在報銷系統(tǒng)增加審批流程，節(jié)省員工報銷旅審批手續(xù)時間。設置投遞報銷箱，報銷人員將要報銷的單據(jù)投遞至報銷箱，財務人員每周定期審核和處理單據(jù)，避免財務人員不在工位浪費員工報銷時間。

（2）完善差旅補助標準。差旅公雜補助標準考慮在途交通工具、在途時間。交通方式為單位派車公雜補助為0元/天，交通工具為火車、汽車等其他交通工具時，按著在途時間給予公雜補助：在途時間<6小時，在途當天公雜補助為60元/天，在途時間≥6小時，在途當天公雜補助為80元/天;非在途時間公雜補助為40元/天。

伙食補助給予方式分為：在途時間伙食補助采用設定每天三餐報銷最高限額，采用發(fā)票實報實銷的方式。例如每天最高伙食補助100元，早餐20元，午餐50元，晚餐30元; 如果接單位安排用餐則非在途時間的伙食補助為0元/天，如果接待單位不安排用餐則非在途時間伙食補助員工根據(jù)出差用餐情況在限額內(nèi)實報實銷。

（3）引進商旅平臺。建議將A學院出差業(yè)務外包給商旅平臺，比如攜程、去哪兒，由員工在商旅平臺訂購火車票、飛機票和酒店，由平臺直接給院校開具發(fā)票，院校財務與其進行直接結(jié)算。商旅平臺集出差申請、出差報銷單據(jù)申請以及審批流程于一體，方便員工出差和領導審批，節(jié)省走手續(xù)的時間，保證差旅支出的真實性。

四、總結(jié)

本文根據(jù)A院校差旅管理辦法現(xiàn)狀，分析其差旅管理辦法存在員工報銷時間較長，差旅補助規(guī)定不合理，存在套取差旅費等不足，本文探討完善報銷系統(tǒng)、差旅補助標準和引進商旅平臺來完善A院校的差旅管理辦法，以使A院校合理支出差旅費，在考慮員工情緒情況下，減少成本支出。

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