建筑工程檔案資料歸檔管理的作用探討

李明昆

【摘??要】隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快，越來越多的建設(shè)項(xiàng)目投入建設(shè)。為了保證建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量，建設(shè)項(xiàng)目管理的重要作用日益突出。工程技術(shù)資料歸檔管理作為一項(xiàng)基本的管理內(nèi)容，在工程技術(shù)資料的記錄、保存和參考中起著重要的作用。通過建設(shè)工程技術(shù)資料的歸檔整理，能真實(shí)反映施工過程，是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的施工依據(jù)。施工企業(yè)必須重視技術(shù)資料的歸檔和管理。

【關(guān)鍵詞】建筑工程;技術(shù)資料;歸檔管理

引言

建筑工程技術(shù)資料是綜合管理過程中的重要輔助工具。通過技術(shù)資料的歸檔管理，可以在建設(shè)項(xiàng)目的施工過程中保留部分原始資料。同時(shí)，以前的一些技術(shù)資料也可以為建設(shè)項(xiàng)目提供相應(yīng)的技術(shù)參考。目前，建筑工程技術(shù)資料歸檔管理在實(shí)施中還存在一些問題，需要施工企業(yè)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)資料歸檔管理的認(rèn)識(shí)，不斷提高技術(shù)資料歸檔管理的質(zhì)量和水平。

1?建筑工程技術(shù)資料歸檔管理的作用

1.1?技術(shù)資料檔案具有現(xiàn)實(shí)性

從根本上講，建筑工程技術(shù)資料的檔案管理與其他企事業(yè)單位和檔案管理沒有區(qū)別，檔案管理就是要保存一些重要的資料。但是，建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，涉及的人員和材料較多，因此在技術(shù)資料歸檔管理上存在一定的特殊性。首先，建設(shè)工程技術(shù)資料檔案具有現(xiàn)實(shí)性。這里的現(xiàn)實(shí)也可以稱為實(shí)時(shí)。也就是說，建筑工程的技術(shù)資料需要記錄施工的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，具有實(shí)時(shí)的參考價(jià)值。此外，技術(shù)資料檔案的真實(shí)性也體現(xiàn)在其記錄的真實(shí)性上。建筑工程技術(shù)資料中反映的數(shù)據(jù)和其他信息必須真實(shí)有效，只有這樣才能具有保存和參考價(jià)值。

1.2?技術(shù)資料檔案具有階段性

建筑工程技術(shù)資料檔案在管理過程中也有一定的階段性。一個(gè)完整的建設(shè)項(xiàng)目主要包括設(shè)計(jì)階段、招標(biāo)階段、施工階段和竣工階段。在技術(shù)資料檔案的形成過程中，應(yīng)對(duì)各階段的具體工作進(jìn)行詳細(xì)記錄，使技術(shù)資料檔案的管理具有一定的周期性。在歸檔相應(yīng)資料時(shí)，要根據(jù)本階段的實(shí)際施工過程，對(duì)技術(shù)資料檔案進(jìn)行分類整理，便于以后查詢。

1.3?技術(shù)資料檔案具有變更性

建筑工程技術(shù)資料檔案與其他資料檔案最大的區(qū)別在于它們具有相應(yīng)的可變性。例如，在建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)人員往往根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要和開發(fā)人員的要求，對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行多次修改。在這一過程中，屬于管理人員的技術(shù)資料需要對(duì)每一個(gè)修改后的方案進(jìn)行歸檔和整理，同時(shí)保留原設(shè)計(jì)方案，從而提高建設(shè)項(xiàng)目竣工完整性，也便于對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的施工過程進(jìn)行總結(jié)和分析。

2?建筑工程技術(shù)資料歸檔管理工作中存在的不足

2.1對(duì)檔案重視程度不足

從性質(zhì)上講，檔案管理屬于服務(wù)型工作，即其工作不能創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也不會(huì)有重大成就。這也使得工作人員在日常工作中對(duì)檔案管理和歸檔不重視的現(xiàn)象，甚至有人認(rèn)為檔案管理工作只是一個(gè)簡(jiǎn)單的記錄。一些從事檔案管理工作的人員不具備相關(guān)專業(yè)技能，甚至沒有專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，但其他崗位的工作人員組織歸檔兼職檔案，整理歸檔檔案的人員經(jīng)常變動(dòng)，致使相關(guān)工作不順利，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。在日常備案過程中，部分工作人員無法按照相關(guān)規(guī)章制度開展相關(guān)工作。

2.2缺乏相對(duì)完善的技術(shù)資料歸檔管理制度

目前，許多施工企業(yè)缺乏技術(shù)資料的歸檔管理。相應(yīng)地，檔案管理系統(tǒng)也存在一些問題。在建設(shè)項(xiàng)目施工過程中，施工單位往往注重質(zhì)量監(jiān)督和施工現(xiàn)場(chǎng)管理，忽視了技術(shù)資料的歸檔管理。由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)資料歸檔管理制度約束，許多重要技術(shù)資料丟失，歸檔管理工作也具有一定的隨機(jī)性，這對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)極為不利。

2.3建筑工程技術(shù)資料缺少真實(shí)性和完整性

建筑工程技術(shù)資料檔案管理缺乏真實(shí)性和完整性。在技術(shù)資料的收集整理過程中，要根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際施工過程，不斷補(bǔ)充和完善有關(guān)資料，盡量使技術(shù)資料的收集與施工進(jìn)度相一致。但是，目前很多建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)資料管理工作做不到這一點(diǎn)，主要是在工程竣工后開始?xì)w檔相關(guān)技術(shù)資料，這樣就無法保證資料檔案的真實(shí)性和有效性。

2.4缺乏專業(yè)的技術(shù)資料歸檔管理人員

建筑工程技術(shù)資料檔案也屬于專業(yè)檔案，必須由具有相關(guān)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員在歸檔過程中組織。但目前沒有專門負(fù)責(zé)建設(shè)工程技術(shù)資料檔案管理的人員，導(dǎo)致建設(shè)工程技術(shù)資料檔案管理的效率和質(zhì)量得不到提高。

3?建筑工程技術(shù)資料歸檔管理的措施研究

3.1檔案資料采集

檔案資料的收集是檔案資料整理歸檔的基礎(chǔ)。如果在日常工作中不能完全收集到相關(guān)信息，那么數(shù)據(jù)的歸檔和整理就不能真實(shí)、完整地反映檔案數(shù)據(jù)所記錄的信息，也不能為其他管理工作提供有效的參考。因此，檔案的收集必須是完整的。完善數(shù)據(jù)記錄制度，特別是檔案收發(fā)登記制度。

3.2進(jìn)一步健全建筑項(xiàng)目技術(shù)資料歸檔管理制度

為提高建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)資料歸檔管理水平，必須建立全面的技術(shù)資料歸檔管理制度，并利用該制度制約相關(guān)工作。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)數(shù)據(jù)歸檔管理重要性的認(rèn)識(shí)，建立全面的數(shù)據(jù)采集和歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，施工企業(yè)要重視施工項(xiàng)目各環(huán)節(jié)、各階段的技術(shù)資料歸檔管理，定期對(duì)歸檔管理進(jìn)行審核。

3.3對(duì)技術(shù)資料的歸檔要做到及時(shí)有效

在建設(shè)工程技術(shù)資料歸檔管理過程中，管理人員必須進(jìn)行動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)收集整理，深入工程建設(shè)的各個(gè)具體環(huán)節(jié)，如實(shí)記錄各工序的相關(guān)技術(shù)資料信息，及時(shí)保存記錄，努力實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料歸檔管理與施工進(jìn)度同步，提高歸檔管理效率。

3.4培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)資料管理人員

施工企業(yè)還應(yīng)重視專業(yè)技術(shù)資料管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)，建立專門的技術(shù)資料歸檔管理部門，從根本上提高工程技術(shù)資料歸檔管理的專業(yè)性。首先，施工企業(yè)要提高技術(shù)資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)一步規(guī)范資料檔案的格式和措辭。其次，技術(shù)資料管理人員要增強(qiáng)自身的責(zé)任感，對(duì)最重要的技術(shù)資料要妥善保管。

結(jié)束語

綜上所述，建設(shè)工程技術(shù)資料的歸檔管理需要與建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料的動(dòng)態(tài)、專業(yè)化、規(guī)范化的歸檔管理。

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（作者單位：臨沂市房產(chǎn)交易管理中心）