城建檔案先進歸檔方法淺析

邰巍

【摘 要】隨著經濟的發展，計算機行業也迎來了蓬勃的發展。近些年來，計算機技術發展的越來越成熟，有很多行業都進行了信息電子化的改變，計算機存儲文件現在已經相當普遍。信息的電子化和城建檔案傳統工作也形成了很大的碰撞，文件電子化對于城建檔案有很大的意義，但是目前運用先進歸檔方法的過程中還存在很多問題，因此，本文主要對城建檔案先進歸檔方法淺析。

【關鍵詞】城建檔案;先進歸檔;突破策略

引言

由于，城建檔案先進歸檔方法是一個新興的方法，而城建檔案整個工作體系作為一個傳統的工作，在城建檔案的工作體系中運用先進歸檔方法還存在很多的問題。這些問題給先進歸檔方法在城建檔案整個工作體系的運用道路上形成 了很多的阻礙，亟需解決。

一、對城建檔案先進歸檔方法的簡介

城建檔案先進歸檔方法實際上就是指檔案管理的信息化，將電子技術與傳統的城建檔案歸檔工作相結合，運用在歸檔工作的整個體系當中。城建檔案的先進歸檔方法運用可以使城建檔案的管理更加規范化和有效化，能夠為城建檔案整個管理和工作體系帶來很大的便利。

二、城建檔案中先進歸檔方法運用中存在的問題

（一）工作人員對于電子化歸檔的方法不夠重視

如今，計算機技術以及信息電子化已經滲透到了我們生活中的方方面面，但是在城建檔案這個方面，工作人員已經養成了利用傳統方法進行歸檔的習慣，很多部門雖然已經掌握了電子化歸檔方法，但是對這種方法進行歸檔的運用還是不夠充分。工作人員對于電子化歸檔方法不夠重視，仍比較習慣傳統化的城建歸檔方法，沒有做出相應的轉變。在進行城建工作時，無論是規劃階段、施工階段還是監督階段，都運用的是傳統的歸檔方法，沒有做出相應的轉變。就目前的情況而言，很多部門的工作人員和管理人員對于先進歸檔方法運用的重視程度和接受程度都不高，這是在城建檔案中運用電子化歸檔方法所要必須解決的問題。

（二）先進歸檔方法的相關制度不夠完善

目前，電子化歸檔這個方法和技術都沒有達到完全成熟的階段。對于城建檔案來說，最重要的是要保證檔案的真實性和完整度，就目前的電子化歸檔技術而言，檔案的真實性和完整度很難得到一定程度上的保障[1]。對于電子化歸檔的方法，沒有一個完善的制度和標準對電子化歸檔方法的運用進行規范和約束，使在城建檔案的工作中，先進歸檔方法的安全性和有效性無法得到保障。比如，電子化歸檔方法相對于傳統的歸檔方法來說，雖然具有存儲容量大以及可以進行共享等優點，但是也存在安全系數低、真實性和完整度得不到保障以及病毒容易侵入等問題。因此，在城建檔案進行先進檔案方法的運用時，需要完善的制度進行規范和約束。

（三）無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求

電子檔案雖然相對于傳統檔案來說，存在移動性強、存儲起來比較便利以及可以共享等優勢，但是相對于傳統的紙質化檔案來說，電子化檔案無法保證達到應有的標準和要求。主要有三個方面，一方面是電子化檔案的安全性得不到保障，可能在工作過程中或者是電子化檔案的存儲階段，計算機網絡或者電子化檔案會有病毒的侵入，導致電子檔案的安全得不到保證;第二個方面是電子化檔案的真實性得不到保證[2]。電子化檔案相對于傳統化檔案來說比較容易篡改和造假，這使電子化檔案的真實度無法得到保證;最后是電子檔案的完整度得不到保證。無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求，這是存在的另一問題。

三、針對于目前存在的先進歸檔方法中的問題的突破策略

（一）提高工作人員和管理人員對先進檔案方法的重視程度

針對于工作人員對于先進歸檔方法接受度和重視程度不高的問題，可以采取提高工作人員和管理人員對先進檔案方法的重視程度的策略。提高工作人員和管理人員對于先進檔案方法的重視程度，這是電子化歸檔方法運用的前提。一套工作方法的轉變是需要時間和經歷的，因此，從傳統的紙質化歸檔方法轉變為電子化歸檔方法需要提高工作人員和部門管理人員對先進歸檔方法的重視程度[3]。在整個城建歸檔的工作中，進行一套工作方法的轉變是需要耗費大量的人力還有時間的，在轉變的這個中間環節，還可能會大大降低工作效率。先進歸檔方法的實施需要工作人員相互之間的配合，只有工作人員和相應的管理人員對于先進歸檔方法的接受程度變高，才能使先進歸檔方法運用在整個工作體系中。

（二）建立統一的電子化檔案管理的制度

針對于沒有針對于電子化檔案的完善，可以采取建立統一的電子化檔案的管理制度[4]。建立并完善電子化檔案的管理制度有兩方面的意義，一方面是在城建檔案的先進歸檔方法運用中出現了問題，可以參照相關的制度去解決問題，相關制度也可以對電子化檔案方法的運用進行規范和約束，避免一些問題的發生，建立統一的電子化檔案管理制度，解決在電子化檔案管理中遇到的一些問題，推動先進歸檔方法在城建檔案中的運用。

（三）加強對電子化檔案方法運用的管理

針對于電子化檔案無法達到應有的標準和要求的問題，可以采取加強對電子化檔案方法運用的管理的方法。電子化檔案管理在一定程度上可以保證電子化檔案的真實性、完整度和安全性。對于城建檔案來說，一定要保持檔案的真實性。城建檔案涉及到的是城市建設等問題，這些問題對于居民的生活等都會造成很大的影響，因此，城建檔案的真實度一定要高。相對完善的管理制度以及對于電子化歸檔方法運用中監督力度的加大，可以避免出現一些造假的不良行為，增加工作人員對于電子化檔案的責任感，同時也可以避免一些相關工作人員和管理人員在工作上的疏忽導致的電子檔案完整性不高的問題。

四、結束語

本文主要對城建檔案工作體系中先進歸檔方法的運用進行探討，分為三個方面，分別是城建檔案先進歸檔方法的簡介、城建檔案中先進歸檔方法運用中存在的問題和針對于目前存在的先進歸檔方法中的問題的突破策略。其中問題分別是工作人員對于電子化歸檔的方法不夠重視、先進歸檔方法的相關制度不夠完善和無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求。其中策略包括提高工作人員和管理人員對先進歸檔方法的重視程度、建立統一的電子化檔案管理的制度和加強對電子化檔案的管理。。

參考文獻：

[1]陳振環.水利工程電子文件歸檔及管理利用研究[J].城建檔案，2018，No.223（04）：39-40.

[2]李紅.信息時代電子文檔管理淺析[J].城建檔案，2018（3）：46-48.

[3]李越仲.城建電子歸檔關鍵節點信息導入探討[J].城建檔案，2017（2）：76-77.

[4]王菊秋.城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析[J].辦公室業務，2017（8）：126-126.

（作者單位：哈爾濱市城市建設檔案館）