“互聯網+”背景下高校檔案館數字資源共享模式研究

楊天昊 田佳妤 孫勇

摘 要：“互聯網+”背景下，信息資源共享是現實的要求也是一種必然趨勢，高校檔案館蘊含著豐富的檔案信息資源，但是共享平臺建設進展比較緩慢，目前檔案利用服務較為封閉。本文分析了我國高校檔案館數字資源共享建設的現狀與存在的問題，探討了高校檔案館數字資源共享可能實現的三種模式，對高校檔案館資源共享建設提出了相應的合理化建議。

關鍵詞：高校檔案館;數字資源;共享模式

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：2095-4379-（2019）20-0074-02

作者簡介：楊天昊（1991-），女，漢族，遼寧鞍山人，碩士研究生，沈陽建筑大學檔案館，館員，研究方向：高校檔案管理、檔案信息資源開發與利用等。

檔案事業以檔案信息資源為中心，建設檔案信息資源共享平臺與數字檔案館，是一項需要引起重視并長期堅持的基礎性工作。就高校檔案館而言，隨著數字化、信息化技術的發展，大部分檔案資源已經具備了實現數字化的條件，因此數字資源共享模式建設成為現實的必然要求。高校檔案館實現數字資源共享是未來發展的必然趨勢，既可以滿足內部利用者（高校師生、畢業生）和社會公眾等廣大利用者的信息需求，又能一定程度上緩解館藏空間不足的問題，有效利用檔案館經費，助力服務地方經濟發展。

一、高校檔案館數字資源共享建設現狀

根據《高等學校檔案實體分類法》，結合高校檔案產生的領域范疇和檔案記述的內容性質，高校檔案分為十個一級類目。大部分館藏檔案是紙質檔案，其中教學、科研檔案處于中心地位，利用率高;聲像檔案和實物檔案等特殊載體檔案的數量和內容根據學校的不同而有所不同。在檔案收集方面，上一年度各職能部門形成的文件，一般在第二年上半年移交給檔案館，在校友捐贈、領導來訪等活動中形成的實物檔案，可由相關部門隨時移交，數量一般不多。“在高校中，實物檔案的種類有以下幾種，有公章、獎狀、獎牌、另外還有領導題詞、紀念品。另外有高校特色的實物還有，例如：學生證、畢業證、校徽等也都被列入實物檔案中。在收集這些實物時，應多挖掘具有學校特色的實物檔案。”[1]

高校綜合檔案中利用頻率最高的是教學、科研檔案，重視程度較高，紙質檔案掃描、數字化處理技術成熟，因此檔案信息數字化的程度也較高，配合檔案管理系統使用，這部分檔案資源在一定范圍內可以實現傳播與共享。而聲像與實物檔案由于載體形式多種多樣，數字化處理有較大難度，各種制成材料所要求的保存環境和保管方式也不盡相同，因此資源共享的進程相對來說比較緩慢。

二、高校檔案館數字資源共享存在的問題

（一）現行管理體制的制約

由于高校管理體制的制約，社會公眾與檔案館之間缺乏溝通和聯系，檔案館一般僅對本校各部門和師生提供檔案利用服務，不對社會公眾開放，服務范圍較為封閉，服務對象較為單一。高校綜合檔案大部分實行封閉式管理，僅針對特定部門與本校師生需求開放查詢，社會公眾無法接觸。雖然近年來各高校檔案館的數字化、信息化建設取得了明顯的成效，但是主要面向校內使用，不對外開放共享，社會公眾也無法通過互聯網獲取檔案館的數字資源。

（二）檔案數字資源共享基礎建設薄弱

一是館藏檔案特色不足，類別不豐富。高校檔案館對經常查考利用的文書檔案（黨群、行政、教學、科研等）重視程度高，檔案收集完整，歸檔工作完成較好;而對聲像、實物檔案等特殊載體檔案重視不足，這部分檔案總量較小，利用率較低，因此各部門歸檔的積極性不高。以沈陽建筑大學為例，作為一所建筑類高校，建筑學相關專業師生制做的建筑模型、校園景觀建設過程中形成的照片、實物等，都具有特色與歸檔價值。

二是不同載體檔案保管技術與條件落后，利用不便。與紙質檔案相比，不同載體的檔案對技術條件要求更高。有些聲像檔案的背景說明不全，有些因庫房溫濕度條件不適宜造成損壞;有些實物檔案占用庫房空間較大，利用不便。舉例來說，借出大型實物檔案，難度較大，過程也比較復雜，要考慮怕碰、易碎等特殊實物檔案（玻璃、宣紙等）在搬運過程中的安全，利用部門在借用時需要派人、派車，無疑增加了利用檔案資源的難度。

三是數字化建設水平滯后，開發利用方式簡單。大部分紙質檔案僅經過掃描這一個環節，對實物檔案如獎杯、牌匾等拍照后就掛接到檔案管理系統上了，沒有系統的進行數字化采集與處理。“將所有采集好的文本、圖片、語音，做出數字化處理，方便機器接受。并且在完成處理之后，還需要對這些采集的信息做出編碼標記，編碼也要根據關鍵字詞來進行處理。”[2]因此高校檔案館數字資源建設不僅僅是掃描與拍照這么簡單，還需要對數據進行處理以實現共享的目的。

三、大數據時代高校檔案館數字資源共享模式建設

（一）與校內各部門的資源共享

高校現有管理體制下，各職能部門各自為政，使用的管理系統互不連通，給數據歸檔與信息資源利用共享造成了很大困難，缺乏統一的組織與協調。在可行的范圍內，高校檔案館應將檔案管理系統與辦公自動化系統、教務管理系統、科研信息管理系統等系統實現資源互聯互通，通過檔案管理系統使遠程用戶實現對數字化成果的即時性在線檢索、下載與利用。

（二）與社會公眾的資源共享

高校檔案館對社會公眾實現資源共享的主要目的是發揮各個高校獨特的資源優勢，既滿足社會公眾自身需求為其提供檔案利用服務，又可以為其精神文化生活提供優質服務，進而助力地方經濟發展，擴大高校社會知名度與影響力，為高校的發展營造更為良好的社會環境。但目前，不能嚴格確定某些檔案是否涉密，能否面向公眾開放缺乏統一的規范和權威的政策。因此，大部分高校對此持謹慎態度，心存顧慮，能不公開的檔案盡量不公開，現在僅有少數高校在進行局部的探索和實踐，距離全面推行資源共享還有很長的道路要走。

（三）“互聯網+”背景下的資源共享

新時代的發展帶動網絡技術發展日新月異，檔案數字資源共享的發展空間仍然十分廣闊，“互聯網+”背景為高校檔案館提供了新的發展思路，在傳統方式的基礎上探索新的資源共享模式。高校檔案館與圖書館一樣，蘊藏著豐富的信息資源，因此彼此之間都有可以學習與借鑒之處。如胥文彬提出，“在‘互聯網+環境下，如雨后春筍般出現的Web2.0、大數據、云計算等新型信息技術的廣泛應用，有效彌補了過去高校圖書館資源共享在檢索精度、主動性服務和個性化服務等方面的不足，極大地簡化了操作流程，提升了服務效率，跨越性地縮短了從用戶需求到問題解決之間的操作過程和時間周期”。[3]在“互聯網+”背景下，對高校檔案館的數字資源進行有效的整合，構建高校資源數據庫，可以突破過去的資源利用瓶頸。通過強大的網絡系統和技術手段，可以很容易地將各個高校豐富的資源匯集起來，建立起海量資源庫加以綜合利用，突破信息壁壘。

“互聯網+”仍在飛速發展，今后檔案數字資源共享已經成為一個必然的趨勢。在“互聯網+”背景下，積極探索與實踐高校檔案館數字資源共享，正在成為一個越來越重要的課題。

[ 參 考 文 獻 ]

[1]閆冬俠，徐根芳.數字檔案建設中高校實物檔案研究[J].中國科技信息，2012（09）：154.

[2]徐玲.大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理[J].信息與電腦（理論版），2016（18）：150.

[3]胥文彬.高校圖書館資源共享途徑研究——以湖北大學為例[J].圖書館學刊，2018（03）：53.