《企業檔案工作規范》解讀

第七章 ?企業檔案工作業務建設

五、企業檔案整理工作要求

7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

1.企業檔案目錄的種類

企業常用的檔案目錄有：企業檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄等。

（2）企業檔案分類目錄

企業案分類目錄是按照立檔單位企業檔案分類排列順序，以檔案類目設置的各大類為編制對象，在大類內對每一檔案保管單位進行登記著錄而成的一種檔案目錄。其著錄項目主要有：序號、檔號、文（圖）號、責任者、題名、頁數、日期、保管期限、存放位置、備注等。企業檔案分類目錄的主要作用是固定檔案保管單位之間的排列順序，便于檔案在大類內的檢索查詢與提供利用。

（3）底圖目錄

底圖目錄是以立檔單位全部底圖為編制對象，對每張或每套底圖進行登記著錄而成的一種檔案目錄。其著錄項目主要有：類別、項目名稱、序號、底圖號、檔案室編號或存放位置號、題名、幅面張數、編制單位、編制日期、保管期限、密級、備注等。底圖目錄的主要作用是固定底圖的存放位置，便于底圖的檢索查詢與提供利用。

2.企業檔案目錄的編制方法

企業檔案目錄必須按照全宗來編制。一個全宗可以編制一本或一套企業檔案總目錄，分類目錄一般以全宗內的類別、保管期限、年度、項目等為單位分別編制。目錄類型的選擇和設置的數量，應考慮便于檔案的管理和檢索。

企業檔案目錄的編制方法主要有：

（1）以全宗內檔案分類的類別為單位編制檔案目錄。

以全宗內檔案分類的類別為單位編制檔案目錄，就是以分類方案為基礎，為一個全宗編制若干本檔案目錄，即有一個大類就設置一個或多個分類目錄。

（2）按保管期限編制檔案目錄。

按保管期限編制檔案目錄就是將全宗內的管理類檔案，按永久、長期、短期等不同保管期限分別編制檔案目錄。

（3）按年度或項目編制檔案目錄。

全宗內管理類或某些項目較多的檔案，可在編制分類檔案目錄的基礎上，再分別按年度或項目編制檔案目錄。

企業除應編制上述常用的檔案目錄外，還可根據檔案管理與利用工作的需要，編制企業檔案專題目錄、企業檔案全引目錄、特殊載體檔案目錄、企業檔案全宗指南等檔案檢索工具。

7.5.9 檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。會宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內容和編制方法見DA/T12。

全宗卷是檔案管理部門在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。企業檔案部門應當對所保管的每個全宗都以全宗為單位編制全宗卷。

全宗卷主要內容包括：

檔案收集：檔案交接文據、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。

檔案整理：整理工作方案、分類方案、案巻目錄說明、整理工作小結等。

檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀檔案的清冊等。

檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復情況報告等。

檔案統計：檔案收進、移出登記，案卷基本情況統計和重要的利用統計表等。

檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等。

檔案管理新技術的應用：縮微復制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。

（此部分未完待續）