Word軟件在日常辦公中的應用技巧

賈琴

摘要：伴隨著計算機技術的持續性發展，各個行業的辦公模式逐漸從以往的紙質化辦公轉變為無紙化的信息化辦公，這樣的轉變不僅可以有效提高辦公的效率，同時對于辦公質量以及結果準確性、可靠性等均有明顯的提升。Word軟件屬于國際范圍內均比較普及的辦公軟件，其具備比較強的文字處理能力，在辦公中的應用價值較高。對此，為了更好的推動信息化辦公，本文簡要分析word軟件在日常辦公中的應用技巧，希望可以為相關工作者提供一定幫助。

關鍵詞：word軟件;日常辦公;應用技巧

中圖分類號：TP37? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）20-0265-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

word軟件是世界上推廣程度較高并且應用效率較高的文字處理軟件，隨著近些年word軟件的不斷更新，在功能方面也在不斷地完善，同時也可以更好的建設或編輯一些專業水準的文檔，用戶在借助word軟件辦公時的效率、便捷性也得到了顯著的提升，例如近些年word軟件已經支持了協同化辦公，這一種功能的應用可以顯著提升辦公的實效性，尤其是可以讓不同辦公參與者在不同地點共同辦公，從而提高信息化辦公的價值。也正是因為word軟件具備許多的功能，所以在使用方面的技巧問題比較突出，只有在掌握了word軟件的辦公技巧同時，才可以真正發揮word軟件的辦公價值。對此，探討word軟件在日常辦公中的應用技巧具備顯著實際價值。

1 數字輸入方面的技巧

在word軟件操作過程中，需要輸入大量的數據資料，目前在輸入資料方面主要是以拼音輸入法與五筆輸入法為主，但是在文字、數字以及英文等輸入過程會涉及切換這一操作，在一些信息相對比較復雜的資料輸入時會需要不斷的頻繁切換輸入法，此時便會導致操作量的顯著提升[1]。但是在借助word軟件進行辦公時，可以借助word軟件工具當中的“自動更正”實現不同信息輸入方面的切換問題，對于自動更正的打開路徑主要是從工具中選取自動更正，在替換、替換為當中分別填寫“。。”“.”，再點擊確認之后就可以促使word文檔當中所有輸入的“。。”更換成為“.”，這一種方式可以讓輸入數據時的效率得到顯著提升。另外，按照這一種方式在EXCEL當中也可以采用，可以實現許多特殊文字、符號以及標點的輸入。另外，還能夠應用在一些文字材料的更正方面，例如“1”更改為“1.”，“1”更改為“一”等。

2 多欄頁碼的辦公技巧

首先，需要執行“視圖”“頁眉與頁腳”這一命令，在切換到第一頁的頁眉頁腳時，將光標定位到左側欄當中的頁碼位置，按下“Ctrl+F9”的組合鍵，光標位置會出現一個帶有陰影的“{ }”，這就是域的標志。在“{ }”內輸入“=”后，再同時按下“Ctrl+F9”功能鍵，在這次出現的花括號內輸入“page”（表示插入“當前頁”域代碼）。將光標移到內部一對花括號之后，輸入“*2-1”，此時，在頁腳處得到這樣一行域代碼：“{={page}*2-1}}”。 將光標停留在這個域代碼上，按右鍵選擇“切換域代碼”， 即可看到當前頁左欄的頁碼。重復以上步驟，在右欄適當位置輸入域代碼“{={page}*2}}”并切換域代碼。通過輸入空格、對齊等手段適當調整頁碼位置，便會按照相關要求以規范格式顯示。

3 快速定位的操作技巧

在word軟件使用過程中，往往許多文檔無法一次性編輯完成，在反復編輯時每次打開時都會想要回到上一次編輯的位置，在第二次編輯時想要快速回到上一次編輯的位置便需要借助word軟件的相關功能實現。在上一次編輯位置打開word軟件，此時按下Shift+F5便可以發現鼠標已經快速定位到了上一次編輯的位置。在菜單操作方面，首先點擊“視圖”選項卡中的“導航窗格”按鈕，在彈出的側邊欄中找到文檔的基本縮略圖，然后根據需要選擇頁面。另外也可以點擊側邊欄上方的“放大鏡”按鈕，在其中根據需要的具體內容選擇圖片、公式等進行定位查找，例如，想要查找文檔當中的圖形，此時便需要點擊“圖形”選項，即可在文檔中定位到圖形的位置，之后再進行逐一的甄別。另外，在快速定位方面還可以借助高級查找進行定位，在“查找”當中點擊“高級查找”，在查找中輸入相關信息，如果是查找的英文且不知道具體為大寫還是小寫，此時便可以在更多里面取消“區分大小寫”，同時也可以根據需求勾選或取消勾選“全字匹配”“同音（英文）”等選項，從而提高定位的準確性。

4 文檔受損后恢復操作技巧

我們在打開Word文件時，有時會遇到文件打不開，或打開后顯示亂碼的問題，可以使用以下方法來修復受損的文檔。

在文件格式方面，如果出現word文件損壞時，需要重新把損壞的文件轉換成為word格式，此時最為簡單且恢復效果較突出的步驟是，首先將損壞的文件打開，并另存為，選擇的格式類型應當以“RTF”為主，之后儲存。在關閉受損文檔之后，使用word軟件打開已經保存的文件，在文件另存為以及保存類型的列表當中選用word文檔的（DOC），之后單擊儲存。在關閉RTF文件之后打開（DOC）文件即可。假設文件轉換后無法修復，便需要嘗試其他格式轉換，可以將文檔轉換為純文本格式，再將純文本格式轉化成為word格式，因為純文本的格式具備簡單的特征，在修復過程中的效果更好，可以保障丟包率更低。

Word用文檔中的最后一個段落標記關聯各種格式設置信息，尤其是帶有格式的文字信息，我們在修復文件時，可以先將段落標記之外的所有內容復制到一個新的文件中，保留原始文件的內容。具體的操作方法如下：在打開文件之后選擇選項、編輯選項卡，取消“使用智能段落選擇范圍”復選框前的勾，取消選中該復選框，選定整個段落時，Word將不會自動選定段落標記，然后單擊“確定”按鈕，這一種方式中可以促使選擇整個段落、詞語時不會自動選擇段落標記。另外也可以采用快捷鍵的方式來選取段落標記之外的所有內容，具體的操作方法如下：按“Ctrl+End”組合鍵，這時光標移動到了段落標記之前，再按下按“Ctrl+Shift+Home”組合鍵，這時就會把段落標記之前的所有內容選擇住，最后依次單擊“復制”“新建”和“粘貼”按鈕，就會把段落標記之前的所有內容拷貝到了一個新的文檔中。另外，近兩年的word軟件在文件修復方面進行了技術改進，在具體修復方法方面，先在文檔中單擊文件按鈕，從彈出的界面中選擇打開選項，選擇計算機選項并在右側單擊瀏覽，再選取自己所想要修復的文檔后，打開對話框，選擇需要修復的文檔，例如選擇“文件.docx”;單擊打開按鈕右側的下三角按鈕;從彈出的下拉列表中選擇打開并修復選項即可，這一種修復的效率較高，操作的效率也比較高。

5 數字化調整的操作技巧

在word軟件當中經常需要對文檔對象進行調整，此時便需要調整自選圖形的位置、寬度以及高度、字符縮進等操作，這些操作可以采用鼠標拉動的方式完成，但是，如果對于文檔的要求相對較高，尤其是精確度方面的要求較高，拖動鼠標的操作方式便無法完成。此時便需要借助更高精度的方式進行調整。

可以采用精準調整文本縮進的操作方式。文本的縮進屬于段落格式設置中的常用操作，一般情況下可時將水平標尺上相應的標記拖動到具體的位置上，假設需要高精度的操作，便可以在選擇段落之后選擇格式、段落，在打開對話框之后點擊縮進與間距的操作選項，之后便可以調整不同的縮進要求。只要在不同項目后面的輸入框當中輸入相應的數字，便可以保障精確的調整。另外，還有一種簡單的方式，便是在按住“alt”按鍵的同時采用鼠標拖動水平尺表的方式縮進標記，按照標尺上所顯示的數字進行精確的調整。在調整對象的大小方面，尤其是在文檔當中插入圖片之后進行大小調整時，應當雙擊插入對象，在打開設置圖片格式對話框之后點擊大小選項卡，之后通過相關的輸入欄和微調按鈕實現對圖片整體放大或縮小的操作，點擊圖片選項卡之后可以從不同方向對圖片實行裁剪，實現大小的調整，同時也可以實現旋轉的調整，旋轉調整時可以實現對具體角度的控制，調整的精度較高。

6 批量快速存儲圖片

在word軟件使用過程中，有可能會出現讓用戶傳圖片素材，用戶卻傳過來一個word文檔，里面全是圖片，這些圖片是要統一放入到文件夾中的，此時常規操作相對比較復雜，同時復制過程還容易出現錯誤或遺漏，操作煩瑣可靠度較低。對此，便可以采用批量快速儲存圖片的操作方式，可以先打開用戶發過來的文檔，單擊“文件”菜單，在彈出的列表中選擇“另存為網頁”，在彈出的“另存為”對話框中將文件名命名為“圖1”、保存類型選擇為“網頁”，然后保存到桌面的“新建文件夾”中，現在打開新建文件夾就可以看到其中多了一個名為“圖1.files”的文件夾，圖片全部存在這里了。

7 總結

綜上所述，word軟件對于當代社會的辦公需求有著極高的適應性，具備較高的應用價值。word軟件屬于一款文字處理效益較高的軟件，近些年在具體的應用功能方面正處于不斷開發和創新的階段，每年都會出現大量的新功能以及使用技巧的改變優化。對此，為了更好地發揮word軟件的辦公價值，在具體的應用過程中需要明確word軟件的不同功能應用方式，提高應用技巧的掌握，同時充分提高word軟件在日常辦公中的高效率、高準確性等優勢，從而為社會中相關崗位工作者提供技術性支持。

參考文獻：

[1] 胡望勝.基于WordEmbedding的軟件工程領域語義相關詞挖掘方法[J].計算機與現代化，2017，23（9）：244-245.

[2] 魏興春，郭俊鋒，張彩慧.基于AutoCAD的科技文檔插圖方法研究[J].計算機與數字工程，2017，21（3）：103-108.

[3] 肖駿.Word、PDF與CorelDRAW綜合處理期刊矢量插圖的應用[J].中國科技期刊研究，2017，14（11）：69-72.

【通聯編輯：唐一東】