打造企業協作文化的完整攻略

克萊爾·米勒德

對于創業者來說，找到時間與團隊一起專注思考企業文化可能是件棘手的事。投資者往往把賭注壓在騎師而非馬匹上，所以大多數情況下，他們最關心的是：作為企業家，你的可信度高嗎？是否有能力以及能不能振奮人心？這就很容易讓你在募集資金、發展企業時，更多想到和提到自己，而不是你擁有或希望擁有的團隊。事實上，只要成立了團隊，工作文化就會開始成形，存在于日常用語、工作模式、辦公氛圍、開會時溝通的方式中，并且持續不斷地影響企業和團隊里的每個人。要想提高企業未來發展的競爭力，就需要打造強大的內部品牌和企業文化。與團隊共同開展積極的企業文化會議，可以讓每個員工都能融入企業文化，并且推動企業文化的發展。

下面，我將介紹一些方法幫助大家更有效地召開以文化建設為主題的會議，以獲得整個團隊的理解與支持。

定義團隊“單位”

對于5到10人的團隊，管理者可以選擇與整個團隊進行討論。但是，如果規模更大，這個方法可能不再適用。可以采取主要負責人一起交流討論、個別相關團隊之間單獨溝通、每個團隊派代表討論協調等方式。關鍵是要確保每個人，包括初級員工、管理人員、遠程工作者，在交流中都能有發言權。

指定引導者

想要確保會議進展順利，需要指定一個引導者。引導者的任務很艱巨，他們要控制討論的節奏，保證團隊能夠按計劃行事、達成目標，他們還要記錄會議重點、確保傳達到位。好的引導者必須對討論的話題保持中立態度。

做好會議開場

首先，會議引導者簡單介紹一下會議的目標和議程，會議議程應該貼在某個顯眼的位置供小組成員遵守。會議引導者可以這樣開場：

“歡迎大家來到我們的企業文化建設會議！今天我們來到這里，旨在討論我們公司所面臨的一些最重要的問題，希望能在大家的幫助下形成和發展我們想要的企業文化。每個人的觀點都很重要，所以我們要確保團隊里的每一個人都有發言權，都能和大家分享自己的想法和擔憂。接下來我們將會詳細討論三個關鍵性問題：

*我們想要什么樣的企業文化？

*我們在這方面做得怎么樣？

*今天我們能采取什么樣的行動來實現我們所渴望的企業文化？

這次會議的目的是要描繪一下我們在未來1年甚至5年的理想工作場景，同時我們公司的業務無疑是增長、變化的。我們正努力明確公司的定位，這樣我們才能確保公司的定位不會改變而且會繼續發展。而作為會議引導者，我的任務就是確保每個人都能表達自己的看法，都能聽到彼此的想法。我們希望能在會議結束前就一些問題達成共識，像我們可以采取哪些行動著手建立我們想要的企業文化，以及哪些想法能讓建設企業文化這項工作更上一層樓。”

如果順利，在這一環節，你的團隊會開始擺脫緊張的狀態，變得興奮起來。而進行一兩個破冰活動可以讓每個人都參與進來。我最喜歡的破冰活動是“甩包袱”——只需要給每個人發一兩張便利貼，讓他們寫下自己腦海里隨意出現的東西：需要完成的項目、晚飯吃什么、孩子做作業了嗎，等等。然后將這些便簽貼在門后，在離開時再帶走。這是在開重要會議前的一個很好的宣泄、放松的方式。破冰活動可以讓引導者以外的人來主持進行，這樣也能讓更多人積極參與進來。

討論兩個問題

1.我們想要什么樣的企業文化？

這個問題沒有標準答案，希望每個人都能思考并分享他們的看法。面對面交流可以使用便利貼來協助，不同的團隊對此會有不同反應，因此你需要為你的團隊量身定制。以下是一些可以開拓思路的問題：

*在未來的這一年里，你希望在周一上班時有什么感覺？

*當你在吃飯時被人問起你的工作環境，你希望自己用什么詞語來形容？

*想象一年后的自己。你和你的團隊如何設定目標？你是如何解決問題的？你怎么知道自己做得好？當出現問題時會發生什么？

可以給每個人一點安靜的時間來思考，一般幾分鐘就可以。然后讓他們兩兩討論，再在小組內分享，或者直接跳到小組討論。也可以采用輪流回答的方式，讓每個人快速回答。這種方式能夠確保傳達每一個人的聲音，而不僅僅是那些聲音最大的人。

引導者要努力引出主題，例如，大家是否都贊同工作場所是能夠自由提供和接收反饋的地方？大家是否都希望在這個環境中，每個人都能自由選擇項目，或是好好工作會得到公開認可？通常，人們會用略微不同的詞表達相似的內容，而一個好的引導者會突出并捕捉這些共同的想法，或者提及其中一個成員分享的想法，說“所以，我認為你說的是……”然后進行總結，確認是否理解準確，并將其寫在共享的公告欄上。然后讓其他人圍繞這個觀點，繼續探討。這種做法為其他團隊成員創建了添加自己想法的空間，因此公告欄上貼出的成果不是某一個團隊成員的產物，而是真正來自整個團隊的觀點。這種方法讓大家感到舒適、有協作，而不是力爭讓“自己的”觀點成為最終定音。

2.我們在這些方面做得怎么樣？

在完成了第一個問題后你可以休息一下，告訴大家接下來是我們要一起解決的下一個問題。在這一環節，你將討論如何達成在問題1中所提到的企業文化。引導者也可以在與小組分享之前，給大家一些時間思考，或者讓大家根據不同的理想標準來評價當前的水平，比如按照1分到5分來打分。

如果平均值是4分到5分，說明你做得很好，但如果分數較低，那么這可能是下一步要解決的問題之一。這時可以過一遍問題1中大家希望達成的企業文化清單，然后再對每一項的完成情況進行評分。

如何處理分歧

引導者需要處理會議上的某些分歧或沖突，這些分歧可能讓人不舒服，但卻很有必要及時處理。比如，有人正在進行人身攻擊，引導者應當立即干預。提醒小組注意基本規則，并指出哪些是不適當的措辭。發現有人開小會，引導者也要盡快阻止。因為開小會讓人分心，還會讓氣氛變得十分消極。你可以用一種相對輕松的方式去提醒，比如詢問那些開小會的人他們對討論主題的意見。

總的來說，團隊中出現一些分歧再正常不過了，這也不是什么大問題。引導者可以試著將引起爭論的觀點重新表達，看看其他人是否能夠理解他們的觀點（即便不同意）。有時候，識別并捕獲引起沖突的觀點，將其置于一旁稍后處理，是引導者所能做的最佳之事。要是引導者能讓所有切實的觀點都被尊重、被理解，那么即便無法達成一致，也已經做得十分出色了。

就待辦事項達成一致

這一步至關重要，因為會議若演變成“閑聊”就難以促其進展，反而可能會更糟糕。你需要制定一些積極的行動策略，以幫助公司文化朝著希望的方向前進。會議可以將討論的重點放在一到兩個主要問題上，也可以將注意力轉向如何加強已經做得很出色的文化元素上。比如，如何讓企業中的這些重要特征永不過時？ 這里有一些待辦事項的例子，你和你的團隊都應慎重考慮：

*為新員工制定一個入職計劃，其中包含關于公司文化的信息。

*打造一個核心價值聲明。

*創造一個員工獎勵和認可的內部流程，以便為你渴望創造的文化提供支撐。

*為團隊安排一個固定的時間，讓他們重新審視已達成一致的文化價值觀，并檢查進度。

每個待辦事項應當由一人負責，他來確保每項任務都順利完成。這個人可以給別人分配任務、創建工作團隊，或者自己去做，總之，他有責任確保任務順利完成。待辦事項清單應當包括所提及的任何特定需求。比如，如果有一種大家認同的文化價值觀是員工想要繼續學習、快速發展，那么就要為他們創造機會，讓他們能夠接手新項目、學習與他們專業相關的在線課程，或者與擁有他們想要學習的技能之人交友，這些都是有效的方法。

總結并跟進

會議應該盡可能給成員提問和表達的機會，如果在之前的會議中并未完全實現，那么作為領導者或引導者，在會議做總結時，也可以留部分時間給想要表達觀點的成員。在會議結束之后，也要盡快給與會者發送一份書面總結，囊括會議的主要內容，以及接下來要全身心投入去踐行的行動步驟，并且進行跟進。還可以在一兩個月后開展一項參與度調查，看看人們對于團隊制定的文化標準有何意見和建議。

創業是一次激動人心的經歷。如果你是一位擁有初創公司或中型企業的新興領導者，那么你擁有創造工作經驗的絕佳機會，可以幫助人們蓬勃發展。這可能會讓你覺得是一項重大的責任——你不僅要為經營企業、照顧團隊所需擔憂，還要確保工作環境能夠吸引人、具有激勵性、鼓勵開放和協作。但是，你并不是孤身一人。通過這種以文化為背景的會議，公開討論文化和環境等有助于團隊成長，你是在賦予他們自我控制的權利。讓每個人都朝同一個方向努力，可以形成一個良性循環，當整個團隊都能推動你認同的文化價值觀時，你的責任就會開始提升。

本文作者系東北大學工商管理學院教授、博士生導師，管理學博士。