工程項目檔案管理初探

孫敏

摘 要：本文提出了長江航道局工程項目檔案管理的重要性，分析了傳統的項目檔案管理存在的問題，以及工程項目檔案管理系統一體化的解決方案。

關鍵詞：工程項目檔案管理;長江航道局;檔案管理系統一體化

中圖分類號：U611? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1006—7973（2019）05-0032-02

長江航道局坐落于我國的百湖之省湖北省武漢市，隸屬于中華人民共和國交通運輸部，按照交通運輸部要求對長江干線航道進行系統規劃，實施航道治理和建設;按照標準實行航道養護，并提供長江干線航道測繪和科研等服務。在長江沿線七省二市設有宜賓、瀘州、重慶、宜昌、武漢、南京六個區域航道局和81個基層航道處，負責長江干線2843公里航道建設、維護、治理及技術研究和對外交流。特別是改革開放后，隨著我國經濟的快速發展，沿江省、市對長江干線航道維護尺度要求越來越高，這就促使長江航道人對長江干線航道疏浚、養護工程項目工作越做越精細，對工程項目檔案管理標準越來越具體。基于此，本文擬對工程項目檔案管理提出相應的思考及建議。

工程項目文件是指整個工程從項目立項、決策、可行性研究、設計、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程所形成的具有保存、查考利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。包括從規劃、前期準備到竣工驗收全過程中的文字材料、圖形（圖紙）、圖表、照片、電子文件、實物等，其中電子文件包括但不限于視頻文件、音頻文件、數碼照片、文字型電子文件、掃描型電子文件、圖紙型電子文件。項目檔案是指自項目立項審批至竣工驗收過程中直接產生的，對建成后的工程管理、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值，經過鑒定、系統整理且歸檔的項目文件。

工程建設項目特點是投資大、工期長，且涉及到勘察、設計、科研、施工、監理及原材料、外購定制件供應等多單位 ，這就決定了項目檔案具有鮮明的廣泛性、復雜性、階段性和多樣性。建設項目的一次性特征，也決定了項目檔案工作的不可回復性。因此，在工程建設過程中，保證項目檔案的完整率、準確率、歸檔率和案卷的質量有著十分重要的意義。圍繞項目檔案的“收集、管理、存貯、利用”四大功能建設，打破傳統項目檔案固化的管理模式，通過工程項目第一次工地例會提前介入，把檔案工作規范化要求延伸到檔案形成各階段，從源頭保證立卷質量高標準。

1傳統項目檔案管理存在的問題及解決思路

工程項目自身具有周期長、復雜性高等特點，其中復雜性除了體現在建設任務繁多且技術要求較高等方面外，還表現在項目參與方（建設單位、施工單位、監理單位）之間的溝通、交互、協同、合作。有資料顯示，在工程項目的整個周期內，有相當多的數據、信息是以文檔的形式進行傳遞，這些文檔包括多種形式，如表格、圖形、純文本文件以及它們相結合的形式等。

傳統的項目檔案管理是根據項目各參與方各自的內部需求建立的，使收集到的信息不對稱，它不利于建設項目各參與方之間的協同工作。并且即使是在某個項目參與方內部，項目檔案的管理也是依據設計、成本、進度、質量、施工、運營等不同職能部門的劃分進行管理。各職能部門自行進行檔案管理，并只對上級決策層匯總報告。其主要存在五類問題：①原始資料收集不齊全，資料有效性值得懷疑。②施工資料填寫不規范，內容不完整，未能真實反映工程實際情況。③施工資料記錄手續不全。④施工資料與工程建設不同步，竣工項目資料歸檔不及時。⑤分類組卷不合理，不便于查閱。

通過對問題的分析，其產生的主要原因包括：①檔案人員職責不清，檔案資料流向網絡不健全;②文件資料未形成有效的檔案管理和監督機制;③檔案管理信息化程度不高，在一段時間內“雙軌制”仍將持續并行。

隨著工程項目愈來愈趨向于復雜和大型化，工程項目數據、信息從數量和復雜性上都發生了巨大的變化，并且隨著工程項目參與各方之間交互、協同工作等需求的進一步提高，傳統項目檔案管理已經遠遠不能滿足由數據儲存到知識管理轉變的需求。而基于工程項目全過程同步收集檔案資料，將大大提高項目檔案管理的效率。針對上述問題和原因，建議以下解決思路和辦法：

（1）建立健全項目檔案管理工作機構及網絡，統一領導、分級負責。

（2）將檔案管理納入項目管理各階段，對每一階段各節點資料做到應收盡收;明確責任人和崗位職責;納入工程項目管理的各節點，實行文件登記，對文件形成流程進行全掌控。

（3）做到三同步，即：下達工程計劃任務與提出文件材料歸檔要求同步;檢查工程進度與檢查文件材料形成情況同步;工程項目檔案審查與交竣工驗收標準同步。

2工程項目檔案一體化管理系統研究

基于工程項目檔案管理一體化，是通過統一數據標準，集檔案收集，管理等功能于一體，建立真實、完整、準確的工程項目檔案數據庫，實現檔案數據的全面整合，為工程項目檔案提供豐富的數據采集、審核歸檔、數據查詢、數據報表和數據分析，從而滿足工程項目檔案信息資源分層應用、分級管理，由“數據分散，形式多樣”到“數據集成，統一標準，目標數據共享”。

2.1基于大數據理念的檔案數據采集管理

檔案數據采集是利用各種工具實現各業務的異構數據庫系統和文本、電子表格等文件系統格式的數據整合和集成，針對具體的每個采集源編寫具體的數據轉換代碼，來完成從原始數據采集、錯誤數據清理、異構數據整合、數據結構轉換、數據轉儲和數據定期刷新的全過程。

大數據的數據操作、存儲、訪問、分析是以元數據管理為依托。檔案大數據采集，首要是從數據分析的角度，先對檔案業務主題進行準確定義與描述，建立檔案信息模型，由此反推數據采集的范圍、元數據、頻率、編碼和數據格式、文件格式。再以大數據存儲理念對結構化數據、非結構化數據、半結構化數據進行抽取、排序、過濾、轉換等處理，實現數據的重新整合、存儲。

2.2基于大數據理念的檔案數據保存管理

數字檔案館檔案數據保存根據大數據理念，分為緩沖庫、基礎庫、主題庫、元數據庫四類。

緩沖庫是數據處理的重要組成部分，是對來自各單位、各業務系統采集交換來的數據正式進入基礎庫之前的集中預處置的環節。緩沖庫將按照數據標準規范的要求，對來自多源頭的數據進行清洗、比對、合并、匯聚，并找出問題數據，控制數據質量。

基礎庫是數字檔案館提供數據服務的核心組成部分，該庫存儲用戶最為關心和訪問最頻繁的基礎數據，這些數據是經過前期的資源梳理、數據采集、清洗、轉換等整合處理后的標準化數據，可以根據權限對外提供共享服務。同時，基礎庫會根據用戶的訪問頻率或應用需要而不斷調整，確保基礎庫中的數據是最鮮活、最常用的數據。

針對特定主題分析的業務需求，可按照業務模型需要，通過系統動態配置數據抽取規則，在一定周期內從基礎庫中抽取數據完成重組工作，并存儲到主題庫，為具體的業務應用提供數據支撐。主題庫中的數據隨著應用主題的創建而產生，當主題被刪除或暫停發布時，主題庫中的數據也會相應刪除或停止更新。

元數據庫，即依據國家、行業相關標準規范制訂的各類標準規范，各種數據元定義、數據代碼、數據字典等信息。這些公共元數據用于限定和約束數據的存儲、處理過程，為基礎庫、主題庫等數據建設提供標準化支撐服務。

2.3基于大數據理念的檔案數據利用管理

大數據理念下的檔案數據利用，重點在用戶操作軌跡的記錄、分析、統計，包括以下三個方面：

（1）檔案利用人群統計和分析。主要是對用戶基本情況進行統計和分析，包括用戶職業、單位、年齡、性別、關注點等，從共性和個性等方面進行分析和研究。

（2）檔案利用目的統計和分析。主要是對檔案利用目的和用戶反饋進行分析，弄清用戶重點關注或利用的檔案資源。

（3）檔案檢索工具的統計和分析。主要是對頁面響應速度、同一事件檢索次數、查詢條件，考慮系統檢索工具操作便捷性、速度性、準確性等是否滿足用戶需要，優化系統操作。

通過科學地統計和分析用戶的潛在需求，準確地預測出檔案利用的重點方向，從而有針對性地做好檔案利用準備工作，引導檔案信息資源的開發和挖掘，高效地構建主題數據庫，向用戶推送檔案信息資源。

2.4基于大數據理念的檔案數據編研管理

通過檔案數據利用的大數據分析，檔案編研根據檔案資源和服務對象的類型和層次，即從用戶需求出發，細分用戶類型，滿足用戶多元化的信息服務要求，進而開展編研工作。大數據下的檔案編研，可以靈活根據用戶的背景信息、喜好，自動或半自動地將圖文、音視頻等檔案資源以二維、三維等可視化形式重新進行整合編排，以多維度、多角度的方式提供個性化的精確服務。