事業單位檔案歸檔文件整理方法的思考探析

索依拉

摘要：近年來，我國對事業單位的建設和發展十分重視，事業單位檔案資料是我國重要的信息資源，本文分析了事業單位檔案歸檔文件整理的必要性，基于此，對事業單位檔案歸檔文件整理的原則進行了介紹，并對歸檔文件的整理提出了相關建議，希望能夠有效強化事業單位檔案歸檔文件整理的有效性，提升整理效率，保證事業單位檔案的應用效果。

關鍵詞：事業單位;事業單位檔案;歸檔文件整理

長期以來，事業單位為我國的經濟發展和社會建設作出了巨大的貢獻，隨著社會生產需求的不斷增加，事業單位的文件數量也日趨龐大，事業單位檔案歸檔文件的整理難度逐漸提升，如何在保證歸檔文件質量的情況下，進行歸檔文件的快速高效整理，已經成為了事業單位檔案管理部門的重點研究問題。

一、事業單位檔案歸檔文件整理的必要性

隨著我國科技水平的不斷提升，信息化時代已經強勢來臨，我國對數據信息和檔案資料的重視程度逐漸提升，事業單位檔案歸檔文件的整理與事業單位檔案資料的應用效果息息相關，以下對事業單位檔案歸檔文件整理的必要性進行介紹：第一，就我國基本國情而言，事業單位的發展環境良好，隨著經濟產業鏈條的不斷完善，事業單位歸檔文件中的信息資料與事業單位的重要決策具有密不可分的關系，事業單位要想尋求進一步的發展，避免不了對歷史檔案進行查閱，因此對歸檔文件進行有效的整理，不僅保證了文檔資料的完整性，也為事業單位的長期發展建立了基礎;第二，事業單位檔案歸檔文件的整理是事業單位檔案管理部門的主要工作內容，與事業單位的正常發展具有難以切割的關系，快速高效的進行歸檔文件的整理，可以帶動事業單位其他部門的工作效率。因此，對事業單位檔案歸檔文件進行整理是十分必要的。

二、事業單位檔案歸檔文件整理的原則

事業單位在我國的經濟發展和社會建設中占有著舉足輕重的地位，事業單位的檔案歸檔文件也在我國的數據資源中占據著一席之地，要想保證事業單位檔案歸檔文件的整理效果，事業單位的檔案管理部門應該嚴格遵循歸檔文件的整理原則，以下對其進行分析：第一，完整性原則。事業單位的檔案資料是事業單位的重要信息資源，事關事業單位的未來發展和事業單位的正常運轉，因此在歸檔文件整理時，應該全面遵循完整性原則，保證事業單位信息資源的全面和詳盡，避免對事業單位的統籌決策造成不良影響;第二，系統性原則。事業單位中的檔案資料之間具有一定的聯系性，在歸檔文件整理過程中，全面的遵循系統性原則可以讓事業單位的歸檔文件整理工作具備一定的有序性，也可以讓歸檔文件的后續讀取工作順暢進行;第三，科學性原則。當前，我國科技環境良好，面對事業單位日益增加的歸檔文件數量，檔案管理部門的管理人員工作壓力逐漸增加，遵循科學性原則可以讓歸檔文件的整理環境得到有效優化，大大的提升了歸檔文件的整理效率，也在一定層面上保證了歸檔文件的整理效果;第四，安全性原則。在事業單位的正常運轉中，事業單位的檔案信息中記錄了事業單位的重要信息，在歸檔文件整理中遵循安全性原則，在一定程度上維護了事業單位結構穩定。

三、事業單位檔案歸檔文件整理方法

（一）文件裝訂

在信息化社會中，事業單位的檔案文件是事業單位的重要信息資源，歸檔文件的整理工作是事業單位檔案管理部門的重點工作，有效地維護了事業單位檔案資料的完整性，在歸檔文件整理中，檔案管理部門應該全面遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。文件裝訂是事業單位檔案歸檔文件整理中的重點內容，以下對其進行分析：首先，檔案管理部門在歸檔文件處理時，應該確定文件的歸檔和不歸檔，按照文件的歸檔范圍和不歸檔范圍，對文件進行重點區分;其次，對歸檔文件進行裝訂前，應該對歸檔文件資料進行修整，不僅需要修裱破損文件、復制字跡模糊或易退變的文件，還需對超大紙長的文件進行合理折疊，去除歸檔文件中的易腐蝕性金屬物;再次，在文件裝訂過程中，應該全面遵循歸檔文件整理的完整性原則，合理選擇符合檔案保護要求的裝訂材料;最后，在文件裝訂時，應該將歸檔文件以“件”為單位固定在一起，根據文件的構成，合理安排文件的裝訂順序。

（二）文件分類

歸檔文件的整理是事業單位文書資料處理的最后環節，將歸檔文件收集齊全、完整，也是文書處理的基本要求，在歸檔文件的整理過程中，對文件進行合理分類，可以有效地提升文件的后續處理效率。歸檔文件分類是指在系統內將歸檔文件按照一定的方法分成若干層次的類別，以構成有機體系，以下對歸檔文件的分類進行分析：首先，事業單位中的檔案管理部門應該根據事業單位的事務特點和主要結構構成，對歸檔文件的內容和主要方向建立全面的了解，以便選擇合適的歸檔文件分類方法，當前事業單位中主要應用的歸檔文件分類方法有年度分類法、機構分類法、問題分類法和年度-機構-保管期限分類法，合適的分類方法將大大的提升事業單位檔案的管理效果;其次，在對歸檔文件進行分類時，為了全面保證分類效果，檔案管理部門應該根據事業單位檔案的主要類別，制定分類方案，并將分類方案下發到檔案管理部門的管理人員手中，讓歸檔文件的分類具有一定的規律，提升歸檔文件分類的標準化程度，便于實體的查閱;最后，事業單位檔案管理部門的管理人員應該根據檔案分類方法和檔案分類方案對事業單位的歸檔文件進行合理分類，在分類過程中規范個人的行為，保證分類的正確性[1]。

（三）確定文件保管期限

在事業單位檔案歸檔文件的整理過程中，檔案管理部門對歸檔文件進行了裝訂和分類后，還應根據歸檔文件的內容和歸檔文件的重要性，對歸檔文件的保管期限進行明確[2]。以下對文件的保管期限進行分析：首先，事業單位的檔案管理部門應該針對事業單位的檔案情況，制定文書檔案保管期限表，從而根據不同文件的內容和重要性，確定文件的保管期限;其次，事業單位檔案歸檔文件的保管期限一般有永久和定期兩種，屬于永久保管期限的歸檔文件一般是反映事業單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件，這些文件對事業單位的長期發展、國家的建設以及歷史研究有著持續性的作用效果，屬于事業單位的重要文件，必須保證該類文獻的安全，定期保管期限一般有30年和10年兩種，文件資料中主要反映了事業單位的一般工作活動，在一定的期限內對事業單位具有可利用價值;最后，應該在文件總體分類的基礎上，再根據歸檔文件的保管期限，對文件進行合理保存[3]。